外国档案事业史（第三版）第十一章文件管理的成熟与完善.pptx

文件管理的成熟与完善 ;;CONTENTS;文件管理概述;一、文件管理的含义;（二）英国;;三、文件管理与档案管理的关系;文件管理的理论基础——文件生命周期理论;一、文件生命周期理论产生的专业背景;二、文件生命周期理论的形成和发展;三、文件生命周期理论的基本内容;四、文件生命周期理论的重要意义; 电子文件对文件生命周期理论提出的挑战主要包括三个方面： 中外档案界认为电子文件的生命周期需要有新的理解。 中外档案界对电子文件生命周期的阶段划分也提出了不同看法。 中外档案界还认为文件生命周期理论揭示的文件各阶段特定价值与相关因素的对应关系不再适用于电子文件。; 澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德于20世纪90年代提出了一种全新的“文件连续体理论”(Theory of Records Continuum),试图取代传统的文件生命周期理论。文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充和发展。具体而言,文件连续体理论的进步之处可以归结为四点： 第一,文件生命周期理论的研究视角集中在文件自身,考察的是文件实体从形成直至销毁或永久保存的运动过程及规律,而文件连续体理论选取的独特研究视角是文件保管形式与业务活动和业务环境之间的互动,考察的是文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律。 第二,文件生命周期理论主要运用平面的、单维的研究方法,这种直线式的方法对描述电子文件运动的复杂状态很可能会有力不从心之感,而文件连续体理论将文件置身于一个多元时空范围,转而运用立体的、多维的研究方法,全方位地考察文件运动过程及规律,可以很好地解决上述难题。; 第三,文件生命周期理论偏重于强调文件运动的阶段性,主张划清各阶段的界限,实行阶段式管理,相应使得文件管理与档案管理的界限十分清晰。相比之下,文件连续体理论更多地突出文件运动的连续性和整体性,将文件视为一个无须明确分割的连续统一体,这准确地揭示了电子文件各阶段界限日趋模糊、联系却越发明显的运动特点,因而适用范围更广,生命力更强。 第四,文件生命周期理论偏重于强调各阶段文件的价值形态与保管场所、管理方式的对应关系,面对电子文件的自身特点以及阶段界限日益模糊的现实,文件生命周期理论自然受到挑战,而文件连续体理论不再要求相关因素的机械对应,从而更好地顺应了电子文件时代的发展要求。; 针对电子文件的运动特点,可以将文件生命周期理论原有的三个基本点进行调整和补充： ①文件运动的整体性保持不变。文件生命周期理论原有的第一个基本点可以调整为“电子文件从形成到销毁或永久保存同样是一个完整的运动过程,而且这一过程应纳入统一的电子文件管理系统之中”。 ②文件运动的阶段性特点发生变化。文件生命周期理论原有的第二个基本点可以修正为“电子文件的完整运动过程依据电子文件价值形态的变化也可以分为若干阶段,但不同阶段之间没有明确的界限,处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能”。 ③各阶段文件的价值形态与相关因素的对应关系也发生了一些变化。文件生命周期理论原有的第三个基本点可以修正为“电子文件在每一阶段因特定的价值形态仍然具有不同的服务对象和管理方式,但电子文件的阶段性与其保管场所的对应关系已经弱化,甚至可能丧失”。 ④“对电子文件运动过程应当进一步加强全程管理和前端控制,起点需要延伸到电子文件管理系统的设计之中”。;六、文件生命周期理论在电子时代的指导价值;文件管理的机构设置——文件中心; 文件管理机构是实现文件有序管理的组织保证。它是临时保存机关现行文件，主要是半现行 文件的场所。国外文件管理机构有两种形式:一种属于机关的内部机构,一种独立于机关之外。;二、文件中心的性质和任务;三、文件中心的业务活动;;文件管理机构新发展——商业性文件中心;一、商业性文件中心的发展历程;三、商业性文件中心产生的理论依据和实践原因;(二)实践原因;五、商业性文件中心的定义和性质; 商业性文件中心秉承文件中心的基本优点，其综合特征表现为五个方面： ①机构性质:明确企业定位。商业性文件中心从一开始就是作为企业建立的,符合企业的定义和本质特征。 ②经营方式:紧贴市场需求。商业性文件中心作为独立核算、自负盈亏的企业,经营方式具有紧贴市场需求的特征。 ③业务内容:在广泛的基础上不断拓展。过去,商业性文件中心的服务项目偏重在文件管理,自20世纪末以来,其服务项目越来越多地向信息管理和服务拓展。 ④服务质量:在确保安全前提下实现优化。 ⑤行业监管:组织保障与制度保障齐头并进。商业性文件中心行业具备了较为成熟的行业自律和监管,组织保障与制度保障齐头并进。;思考题;谢谢大家！