商务沟通与交流第三版第七章书面沟通.ppt

（二）从读者出发的基本策略 从读者出发，以受众为导向是进行书面沟通最重要的策略。为了使书面沟通更有效，必须要考虑以下四方面的因素： 1．读者的特征 明确读者的特征是十分必要的，它有助于沟通者找到适合的写作方式。 第七章 书面沟通 2．读者需要什么信息 根据基蒂?O?洛克的观点，读者需要什么信息涉及三个问题：首先，读者对于主题已经知道多少信息。其次，读者对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验。再次，读者应了解关于主题的哪些方面的信息后才能赞同你的观点。 第七章 书面沟通 3．读者的反应 在明确读者需要的信息之后，我们还要掌握读者的反应。 4．如何激发读者 如果读者对你的信息产生抵触情绪，必然会给沟通带来困难。为此，我们必须要考虑“什么能打动读者。” 第七章 书面沟通 （三）信息组织和写作方式策略 有效的信息组织，应该将重点放在文章的开头或者结尾。 第七章 书面沟通 二、商务书面沟通的语言表达技巧 （一）树立良好信誉 在商务书面沟通中，树立良好信誉的方法主要有三种： 1．换位思考 （1）培养换位思考能力 换位思考是一种写作风格，它要求撰写者从读者的角度出发，重视读者想了解的内容，尊重读者的聪明才智，保护读者的自尊心。 第七章 书面沟通 （2）超出文字表面的换位思考 好的文章不仅在遣词造句方面，而且在确定文章内容、篇幅构架和行文风格方面也应运用换位思考的方式，以树立良好的信誉。 第七章 书面沟通 2.强调积极面 大多数商务情况下还是强调积极面比较好。强调积极面是看待事务的一种方式，你可以通过运用文字、信息、组材或版面设计来达到积极的强调。 第七章 书面沟通 第七章 书面沟通 （二）文章浅显易懂 良好的商务与管理写作风格类似谈话，用浅显易懂的方式写出来的文章可以使读者更容易理解你的观点。 商务沟通与交流 电子教案 第七章 书面沟通 【本章要点】 书面沟通概述 商务写作的基本原则 常用商务文书写作技巧 商务书面沟通的写作策略 第一节 书面沟通概述 第二节 商务写作的基本原则 第三节 常用商务文书写作技巧 第四节 商务书面沟通的写作策略 第七章 书面沟通 第一节 书面沟通概述 一、商务书面沟通的内涵 所谓商务书面沟通就是与企业商务活动有关的书面沟通活动。具体而言，商务书面沟通是指为了实现企业商务活动的目标，将与商务活动有关的信息、思想与情感通过书面文字图表的形式在个人、群体或者组织间传递的过程。 商务活动的书面沟通种类有很多，按其信息载体不同，可分为纸张沟通（包括信件、备忘录等）、传真沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通四种。 二、书面沟通的重要性 书面沟通的重要性主要体现在以下五个方面： （一）易保存，且不易“污染” （二）信息表达更加准确 （三）比口头沟通更灵活 （四）更加令人信服 （五）更经济 第七章 书面沟通 三、书面沟通的缺点 当文件写得不尽如人意，甚至于拙劣时，撰写者所在的公司或组织就会在时间、精力和信誉上蒙受损失和损害。 （一）耗费时间 （二）耗费精力 （三）损害信誉 第七章 书面沟通 第二节 商务写作的基本原则 商务写作一般以准确、简短的语句为佳。在商务写作中，我们认为应把握好以下八个基本原则： 一、正确 内容正确是有效商务书面沟通的首要特征，“正确”是指信息要真实可靠、观点要准确无误。 第七章 书面沟通 二、完整 “完整”是指要全面地表达事实、观点及对策。人们在进行口头沟通时常常遗漏信息或将信息夸大，在有效的商务书面沟通中我们可以避免出现这种现象。 三、简洁 有效的书面沟通是要给读者提供容易理解的清楚、具体的信息。简洁是用最少的语言表达最主要的想法，但也不是要牺牲其他的写作原则。达到简洁的目的可以通过如下方法。 第七章 书面沟通 （一）使用日常语汇 1．少用术语 2．使用简短的句子 （二）去掉啰嗦的表达方式 （三）只包括相关的信息 （四）采用视觉辅助方法 第七章 书面沟通 四、具体 只要可能就用一个具体的数字替代笼统的说法，这样可以显得更具体、明晰。记住：精确的词汇还是可以使读者更感兴趣，所以要尽可能多用精确的词汇。 五、积极 “把读者赶跑的最快方法是使用消极的语气”。有研究表明，消极的语气会降低文章的可读性，甚至会引起读者的反感，因为它们好像是在批评或者指责读者，所以尽量删除不必要的消极信息至关重要。 第七章 书面沟通 六、时效 书面沟通具有较强的时