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兰台管理系统档案数字化探究 摘要：如今的社会是以信息、文化和公共信息为主要生存 轴心，建立数字化档案馆，实现资源管理数字化、档案管 理信息化、服务利用网络化”已成为企事业单位发展的必然 方向。兰台管理系统通过理念创新、技术创新和管理创新等 手段，及时调整一些不能满足或阻碍航空工业发展的因素， 实现航空档案和航空工业全面共同发展的目标。 关键词：数字化档案馆；服务模式；兰台管理系统 中图分类号：G270. 7文献标识码：A文章编号： 1007-9599 (2012) 21-0000-02 1现状分析 传统的档案管理模式仍然被广大的档案工作者所采用， 通过现场阅览、借阅、提供复印件等方式为用户提供档案信 息服务。这种服务模式受场所、设备、人员限制较大，其成 本往往较高，并在提供个性化服务方面不尽人意。基于载体 的实体化服务模式长期以来形成了一定的服务特点，主要表 现在服务范围比较狭窄，服务方式比较简单等。而建立以数 字档案资源为主要管理对象、以现代化技术为管理手段、以 网络为依托、管理自动化与检索利用智能化为特色的数字档 案馆已经在整个档案行业取得了认可。通过大力建设有限物 质空间档案馆与虚拟数字资源相结合的复合型档案馆，满足 档案馆发展的特殊性。数字化是档案馆的发展趋势和方向， 在传统档案馆的常规功能建设的同时，加快档案馆数字化建 设进程。以传播手段的大改革、大创新增强文献资源的控制 力、影响力。随着因特网和新媒体技术的应用和发展，文献 信息产品传播手段越来越多样化，加快构建传输快捷、适应 个性化的传播体系是档案馆建设的重要内容。通过数字档案 馆建设，为用户提供公共服务的新平台、创造广阔的文献信 息空间。 2档案服务模式的创新 档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、 统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档 案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按 不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、 分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录 项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用 者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中 形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占 有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。应用计算机技术 是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机 技术的直接体现和必然结果。档案检索的全过程包括档案信 息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具 和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统 来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把 档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概 念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索 工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对 检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下 来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转 换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该 主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。 由此可见，主题词是沟通存贮和检索这些两个过程以及标引 人员和检索人员双方思想的桥梁。 2.1根据档案的发展方向，对原有的兰台档案管理系统 进行完善。编制符合规定的编码，来加快文书档案、基建档 案、声像档案、科研档案、质量档案、标准档案由传统的管 理模式向信息管理模式的转变。对于技术资料的动态管理， 在重点分厂、部、处也建议引进“条码管理”的思路。使个 分厂、部、处内部也具备基本的信息查询功能。即形成“总 馆一分馆”的档案信息网络，由档案部门负责统一的信息管 理，根据信息编码标准的规定，指定统一的编码。2.2引进 “一维条码”管理。来完成底图下发、外部调拨资料下发、 设备档案检索工作，这样会大大的减少资料管理员领取环 节、员工查询设备档案的工作时间。而文书档案、基建档案、 声像档案、科研档案、质量档案则只在档案处内部实现管理, 从而提高工作效率，实现向信息化的跨进。2.3对于借阅资 料人员的管理。对于查询资料的员工采取手工录入胸卡后8 位来进行管理。而资料管理员可采取“条形码”扫描和手工 录入胸卡后8位进行管理。 3根据档案馆的服务模式创新思想，结合档案工作的特 点，现给出几个建议 以用户为中心，是确定档案服务的基础和角度，档案人 员要急其所急，想起所想，但需要是无法确定的，同样的工 作需要可能会产生不同的档案需求。档案工作人员要解决公 众需求得不到满足和大量信息资源限制并存的局面，激发用 户对档案信息利用的积极性。3. 1建设高水平档案工作队 伍。要根据档案馆发展规律，以企业文化理念为指导，着力 培养造就一批热爱档案馆事业、热心为员工服务的专业队 伍，形成有利于激发档案队伍富有生机活力的体制。提倡