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关于信息时代人事档案管理工作改革思索 【摘要】人事档案记录着职工录用、调配、任免、职称、 职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等，工作中 形成的反映个人德、能、勤、绩的信息材料，是人力资源管 理与开发重要依据，本文结合企业改制后人事档案管理的特 点和方法，分析了企业职工档案管理中存在的问题，并提出 了进一步深化改革的基本对策和设想。 【关键词】信息时代；深化改革；企业档案；管理工作 企业改制后人事档案由集团公司档案中心统一接管，无 论民营化、股份制、集团控股企业或集团公司人事档案，仍 由集团公司统一管理，这样保证了职工的合法权益，解决了 职工档案后顾之忧。 在企业改制中利用人事档案是维护企业职工的合法权 益的重要凭证：一是企业改制领取安置补偿金的重要依据； 二是职工办理社会保险的重要依据；三是职工退休办理的重 要依据；四是职工享受增量补贴、特殊津贴的重要依据。 企业改制后人事档案，打破了传统的干部和职工档案的 区分，集团统一实行改制后职工档案分类方法，人事档案采 取按姓氏笔画统一排列，划分为四部分：在职职工、离退休 职工、辞职职工、死亡职工档案。档案在使用的过程中随着 职工本身角色的变换，随时调整。 改制后存在的问题及原因 1.1人事档案管理的重要性认识不够 长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识 都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工 作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外 调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门 的事，对档案工作不闻不问，不想管也不愿管。 2人事档案存在严重的断档和人档分离现象 在改制利用人事档案的过程中，存在部分职工档案有断 档或缺档现象。有以下几类： 随着人才流动性的增大，很大部分人的档案并没 有随之流动，档案存于原工作单位，由于人才的流出，档案 管理人员不再对此人的档案进行更新，流出后的工作经历一 片空白。本人在整理人事档案的时候，就发现某些同志的档 案不存在连续性，毕业分配后，有单位接收，但是接收后到 来我单位之间这段时间档案就是空白，究其原因，就是在原 单位辞职后，去了其他企业，应聘我单位后去原来单位把档 案调出，就存在了断档现象。 企业将人才引进后，很少去查看求职者的档案, 用人单位也基本是以个人在实际工作中的业绩来考评员工。 人事档案挂在人才市场，没有及时提交单位而仍放在人才市 场，但是档案没有更新，这也是造成断档的原因之一。 随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市 场化，人才流动日益频繁，越来越多的‘单位人”变为‘社 会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越 多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这 种人档分离的情况愈加严重。 1.3人员配备不足 由于目前档案管理人员单位仅配备12人，负责集团公 司文书、科研、基建、会计、人事等门类的档案管理工作， 即要维持大量借阅、查询、日常维护工作，又要做好档案资 料的收集、整理、分类、编目、排架、电脑输入、编研工作, 导致了档案人员工作量过大；又因为大多数档案人员身兼数 职，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响了档案管理 水平。 4人事档案管理的信息化程度不高 科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得 到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进 的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人 事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高， 并且造成一定的资源浪费。 关于解决问题的对象 1人事档案的收集 为了便人事档案能够真实地全面反映个人全貌，人事档 案管理要经常通过人事部门收集职工的工作调配、干部任 免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等 工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档 案内容。收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于 归档的材料应真实准确。完整齐全，文字清楚，对象明确， 手续完备、具有保存价值。不属于归档范围的材料，不擅自 归档，经过鉴别，可据情况予以处理。 2人事档案的整理 人事档案管理人员对收集的人事档案材料按规定进行 整理，并按在职职工档案、离退休人员、辞职人员及死亡档 案进行整理、分类、编号、入柜。对人事档案应建立登记和 统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案， 做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严：格 执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。。在整理 装订人事档案材料时，凡不归档需处理的材料必须填写《处 理人事档案材料清单》，并报请有关领导审查批准，由专人 负责监毁。 2.3档案的转递 随着用人机制的改革，企业人员流动大，人事档案的转 递量日益增大，档案，中心应在收到〈人事档案转移档案通 知单》确认部门、集团领导审批同意后，由集团人事部门提 取档案。若外单