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日常费用报销制度
第一条 为严格执行财务制度,强化财务监督制约机制,明确各项费用支出标准、报支程序和管理权限,特制定本制度。
第二条 财务部门是公司费用的管理核算部门,公司所发生的所有财务收支事项必须纳入账内反映,由财务部门统一核算,统一管理。
第三条 公司费用的管理实行先批后用、权责明晰的原则。
先批后用原则:各项费用的支出坚持先审批后使用原则,除零星办公用品购置、市内交通费用、以及车辆加油、过路过桥、停车费等以外,其他支出均应事先请示,办理审批手续,方可借款和报销,对因情况紧急,来不及办理书面审批手续的,应口头向具有审批权限的领导请示,并在第一时间补办书面审批手续。
权责明晰原则:费用报销经办人应确保并负责各项费用支出的真实性、合法性,费用报销必须一签到底,严格按照《资金支出管理办法》中的流程执行,有权签字人可以就一定金额、期限向其直接下级授权。各项支出必须根据金额大小,由相应权限的负责人进行审批,财务部门在审核无误后方可报销。
第四条 公司在经营期间发生的费用开支主要有营销费用、管理费用、财务费用。
销售费用主要包括:广告宣传费、展览费、代销手续费、销售服务费、以及专设销售机构的职工工资、福利费、社保费用等。
管理费用主要包括:行政管理人员工资、福利费、社保费用、办公费、物业费、环卫费、通讯费、车辆费、差旅费、业务招待费、会务费、市内交通费、专业服务费、人力资源费等。
第五条 具体费用项目开支范围界限:
1、工资、福利费、社保费用包括:工资、奖金、社会保险费等。(具体范围以薪酬管理文件为准)
2、办公费包括:文具耗材、印刷费、电子设备运转过程中的维护费用、书刊费以及其他办公杂费;
3、物业费:办公室租赁费、物业管理费、水电气费等
4、环卫费:清洁消杀费等
5、通讯费:固定电话费、移动电话费、网络费、快递费等
6、车辆费:停车费、通行费、燃油费、汽车保养费等
7、业务招待费包括:招待来访客人的茶叶、水果、饮料费用,宴请客人的用餐费用、住宿费和赠送客人的纪念品、礼品费用;
8、会务费包括:会议专项支出,含住宿费用、会议室费用等;
9、市内交通费:员工因公发生的市内交通费;
10、专业服务费:审计、法律、咨询等专业服务费;
11、人力资源费:招聘费用等
12、财务费用包括:利息净支出、金融机构手续费以及公司筹资发生的其他支出。
第六条 费用报销的单据是指报销时提供的原始凭证,包括外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证指在公司外取得的发票、行政事业性收据、结算单、合同、协议等原始凭证;自制原始凭证指费用报销单、差旅费报销单、招待费支出明细单等自制单据。
费用报销必须提供真实、合法、完整的原始凭证。费用支出必须与发生的经济业务相符,严禁伪造、变造原始凭证。费用报销发票的内容包括:收付款单位全称、业务日期、摘要、商品名称、单价、数量、金额、经办人等并盖有开票单位的发票专用章;财政收费类收据须盖有财政监制章及开票单位的财务专用章。大小写金额必须一致。
发票遗失的,应及时取得发票记账联复印件并加盖开票单位的发票专用章,据此报销。
第七条 报销费用时,经办人必须填写报销单。所报单据要按费用开支分类、分次、分页认真粘贴、填制、计算。
粘贴规范应按要求操作,应使用蓝黑钢笔或碳素笔填写报销单据。
第八条 费用报销的流程审批
(一)审批流程
1、借款流程:经办人填写借款单(附事前审批单据)→部门负责人审核→主管副总审核→财务审核→财务负责人审核→总裁审批→出纳借款。
2、报销、支出基本流程:经办人粘贴票据、填制报销单(附事前审批单据)→部门负责人审核→主管副总审核→财务审核→财务负责人审核→总裁审批→出纳报销付款。
3、报销、支出特殊流程:
(1)工资、薪酬审批流程:人力资源部向财务提及当月考勤、薪资变动资料→财务编制工资表→财务负责人审核→人力资源部确认→总裁审批→出纳填制支出证明单办理工资支付;
(2)代扣事项报销流程:经办人员依据回单及发票填制费用报销单→部门负责人审核→主管副总审核→总裁审批→财务审核并入账;
(3)财务费用、税金审批流程:会计填制税金申报表→财务负责人复核→总裁审批,进入申报扣款程序。
(4)本单位组织的培训、会务、接待等专项活动,应先编制费用预算,报领导审批后再根据预算金额借款、报销,流程同上。
(二)审核、审批要求
1、部门负责人对直接下级所报销事项的真实性、开支的合理性、业务相关性进行审核,并对发票的真实性、时效性等内容进行审核。
2、总裁及主管副总按照权限分工对报销事项及开支的合理性、业务相关性进行审批。总裁出差或不能正常履行职务时可书面委托直接下级审批,委托书中应明确委托范围,未书面委托的,紧急情况下经与总裁口头确认也可先报销,事后经总裁签字确认,总裁不予确认报销的,由报销人所在部门督促报销人在一周内归还已报
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