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第二章個人知識管理 本章探討個人知識管理的概念，首先從個人動機開始，將個人知識管理分成「私人知識的管理」和「職場個人知識的管理」兩個方向來討論，分析個人對專業知識資源的需求，並在介紹搜尋知識的一般準則之外，還用搜索引擎Google為例，建議一些在Internet上搜尋知識的有效方法。其次，從選擇個人知識管理系統和建立個人知識管理的準則切入，探討個人專業知識體系的建立和維護。最後，對一般人都能取得的、有助於個人知識管理的軟體工具，也有概括性的介紹。 ?個人知識管理可以分私人知識的管理和職場個人知識的管理兩個方向來討論，兩者都可以依循下面兩個指導原則： 經濟實惠原則：應用一般人都能取得的工具為主，來實施個人知識管理，不需額外投資。 簡單有效原則：根據下文所述的實施方法，對自己的知識進行立竿見影的管理。 ?個人知識管理是組織知識管理的縮影，因此做法上可參酌組織知識管理的理論和 方法，取得足量的知識，再建立自己的知識系統架構。?個人知識管理的第一步是知識獲取及累積?個人獲取知識的途徑可以大分為以下幾項： 學習與培訓 人際網路 網際網路 各式交流 經驗和體悟 ?個人知識管理的第二步是建立知識系統架構 ?需要管理的個人知識資源不外乎下面幾類： ?文件檔案 ?人脈資源（如聯繫人的通訊錄、每個人的特點與特長等） ?通訊資源（書信、電子信件、傳真等） ?個人時間資源（事務提醒、待辦事宜、個人備 忘錄） ?網路資源（網站管理與連接） ?圖2-1所示意的就是檔案的階層式結構，階層上有父節點和子節點，父節點是子節點的上節點，子節點則是父節點的下節點，除了最上層的根節點外，每一個節點都有一個父節點，而除了最下層的節點外，其他節點都有一個或多個子節點，階層式結構的各個分枝不見得要有相同數目的階層。 1 ▲圖2-1 樹狀結構示意 ?圖2-2所示意的，是利用Windows檔案總管，把一本書的結構，以標準的階層式樹狀圖表示出來，由「學術著作」資料夾開始，一層一層地把書中的篇、章、節等層次一一列出，清晰而有條理。 ▲圖2-2 Windows檔案總管的樹狀結構 ?管理檔案前要先建立檔案的個人命名和編碼準則，以便在分類存取知識資源時有規可循。 ?命名和編碼時可以依以下的準則： 命名簡短，單一不重複 註明時間、作者或來源 輔以數字編碼以便排序 2 ?要管理人脈資源、通訊資源卻又無法投資很多金錢時，可以善用免費的工具，如 Windows 而來的Outlook Express，又如 NetMeeting 及MSN Messenger 等，兩者都 是免費軟體，可以從網路直接下載。 ?此外，Internet上還有許多有助於完成大部份個人知識庫功能的分享軟體 （Shareware）可以下載，一些有用的軟體包括FlashGet、Teleport 及WinZip。利用 Windows 檔案總管、Outlook Express、NetMeeting及MSN Messenger加上一些分享軟體如南極星「全球通」（NJStar Communicator）等，就可以建立大要的個人的知識系統架構。 ?用戶可以運用 NetMeeting參加會議、使用NetMeeting功能在共用程式下工作，也可以透過 Internet 或公司 Intranet 轉送資訊，此外，還可以使用音訊、視訊或聊天功 能與別人通話。 ?透過 Messenger 可以撥打電話、使用網路攝影機交談，與他人在線上共同學習、舉行群組討論、彼此傳送檔案，並且可以透過白板來解決問題。工作時可使用 MSN Messenger與同事共同協調合作，分享用戶的看法與意見。 ?南極星「全球通」中日韓平臺帶有中日韓文本轉碼器，能夠在所有語言文字版本的微軟視窗環境下，支持中日韓文字的閱讀與書寫，並不存在類似 IE內Big5只能顯示繁體字，GB只能顯示簡體字的問題，輸入繁體可以顯出簡體，輸入簡體可以顯出繁體，方便網上中文繁簡體對照閱讀和學習。 ?表2-1 有助建立個人知識系統的軟體 ?MS-Office已經普及到了幾乎在所有的辦公室都不可或缺的情況，對較小型的企業而言，它已經可以作為辦公室自動化、客戶關係管理軟體的代替品，傳授個人知識管理技巧時，不但應該要鼓勵人去使用這些工具，也要教導這些工具的有效使用法。 ?Paul A. Dorsey總結了下面七種個人知識管理的技巧 1.資訊取得 2.資訊評估 3.資訊整理 4.資訊分析 5.資訊表達 6.資訊保全 7.資訊協作 3 ?生涯導向的個人知識管理指導步驟 一、分析個人的專業知識需求 個人知識管理的起點乃是分析工作上和學習上所需要的專業知識，即使是專家，其個人知識總會有瓶頸，這瓶頸會限制其個人能力的發揮，因此知識工作者有必要對自己的知識結構有所認識。對自己的知識進行分析可從以下兩方面著手： 在知識累