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（工作体会）医院公文管理工作体会 医院工作以医疗为中心，长期以来，医院作为基层单 位在文件管理方面偏重于病案的管理，对其它行政公文未 予以应有的重视。随着医院管理理念的更新和对公文管理 重要性认识程度的提高，加强医院公文管理工作，越来越 被人们所重视。现结合我院近几年公文管理工作的开展情 况，谈几点体会。 一、转变观念、提高认识是提高公文管理工作的前提 由于医院工作的特点，使人们错误地认为只要把病历 档案管理好，即是完成医院文件管理工作，忽略了医院公 文作为实施医院管理决策的依据与手段的重要性，把医院 行政公文的管理简单地看作“收收发发”的过程，缺乏对 公文规范化管理意义的认识。 正视医院公文管理方面存在的陈旧意识，我们力着于 转变观念，提高认识。医院公文是机关政务活动的历史记 录，本着对历史负责为前提，我们抽调专人在短时间内， 对机关原有文件案卷进行统计，共统计45卷，整理了历年 来被人们遗弃的文件，去其糟糠、取之精华，为医院收集 了许多具有查考价值的文件。前两年，医院与一合作单位 发生房屋租赁纠纷，在法庭上，我们凭着当年双方共同签 订的合同原本及一系列有关材料作为有力凭证，结果，我 们在这场官司中胜诉，为医院挽回了巨大的损失，维护了 我院广大职工的利益。然而，文件的丢失也给我们在实际 工作中尝到了苦衷。我院是前些年从闹市区搬迁到现在的 海甸岛，许多有关新院址的土地界线、产权归属等重要文 件、图纸，在搬迁过程中，由于管理不善，遗失了大部分， 给后来医院在办理新院址土地使用中，带来了极大的困难。 因此，通过档案利用给医院管理及发展建设带来的实际效 用，人们对公文管理重要性的接受程度和认识已逐步形成 共识，各职能部门相互配合工作，促使了医院机关公文管 理工作开始步入正轨。 二、建章立制、规范管理是搞好公文管理工作的基础 由于财力有限和人员紧缺等因素，我院一直以来在公 文管理中没有重视和投入，未能建立起档案室，公文管理 仍处于分散管理的状况，即：谁收谁存，没有进行统一的 收发文登记，且常是一人多职地兼管，出现管理不到位， 得过且过的局面，医院文件立卷归档更是停滞在比较落后 的水平。因此，近几年，医院领导非常重视档案工作，意 识到档案工作是单位整体工作中不可分割的部分。从1996 年开始，我院多次派员参加全国及省、市档案部门举办的 档案管理业务培训班，特邀请市档案局人员来院进行业务 指导，参观了市卫生局、市电信局等机关文书档案室，学 习他们的成功经验。院办主任负责抓此项工作，按照市档 案局文件立卷归档标准，根据医院行政事务文件的查考利 用情况，划分文件归档范围及保管期限，购买立卷材料进 行文件装订，力着在文件立卷方面规范化。在医院办公用 房紧缺的情况下，腾出一间房用于组建档案室。同时，把 房产、后勤水电等重要图纸、文件，归属机关文书档案集 中管理，运用微机进行文件目录注入存档。 为使公文处理工作标准化、制度化，我们还根据《国 家行政机关公文处理办法》，结合医院实际工作情况，制 定了医院公文处理实施细则、档案管理制度、保密制度、 借阅制度等一系列档案管理相应措施。强化日常的公文管 理，改变过去不良的办文习惯。凡上级部门发给医院的公 文，一律由院办公室统一进行登记、阅批。院办在作出拟 办意见的同时提出办理时限，有关领导对拟办公文做出具 体的批示后，承办科室应积极配合，院办公室负责催办、 督办文件。上级来文处理时限：一般文件为48小时，重要 文件传阅为24小时，急件传阅为4小时。承办文件者必须 简单扼要写明处理结果，以示负责，处理完毕后，一律交 由院办归档保存，如机关科室业务需要，经院办同意后可 复印留用或办理借阅手续。同时，组织机关人员学习公文 管理基础知识，规范公文书写格式，提高公文撰写和处理 水平，为搞好医院公文管理工作打下良好的基础。 三、系统管理、统一受控，使公文管理更好地为医院 管理工作服务 XX年3月医院导入IS09 000： 2000质量管理体系工作 中，发现了公文管理方面的多处不足：1、个别职能科室对 外发文，审核程序不够明确，送发文件者，不履行签名手 续。2、多头发文，使工作发生冲突。例如：工会通知某月 某日医院进行拔河比赛，而爱卫办也发文通知在同一时间 进行全院卫生检查，造成院内工作安排一时难于协调。3、 随意发文，缺乏统一，造成管理上的混乱。如有些临床科 室推广介绍本科室开展的新技术治疗项目，不向其主管职 能部门报告，随便向院内发文，客观上削弱了其主管职能 部门的管理职权。 鉴于出现以上发文混乱的局面，为进一步强化院内、 院外发文的管理，协调各科室的工作有计划地进行，把公 文管理纳入医院质量管理体系程序文件，作出明确规定：1 对外公文由责任科室拟出文稿，必要时送主管院长审核。 然后，一律由院长办公室负责核稿，并统