档案管理实务项目二 文书档案管理.pptVIP

图2-9 归档章 * 5.编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 （1）归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。 （2）归档文件目录用纸，幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297 mm×210 mm)。 （3）归档文件目录应装订成册并编制封面。 * * （二）立卷原则 （1）遵循形成规律和特点——按照其历史原貌。 （2）保持有机联系——同一问题，同一案卷。 （3）区分不同价值——价值相近可组为一卷。 （4）便于保管利用——立小卷。 * （三）立卷的方法步骤 1.分类（编制立卷类目） （1）分类方法 ①年度——机构——保管期限：即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在机构下按保管期限分类。这种方法适合于机构明确、稳定、职能清晰的大、中单位（见表2-4）。 * * ②年度——问题——保管期限：即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类。这种方法适用于机构不明确、多变化、职能不清晰的单位或无内设机构的小单位（见表2-5）。 （2）分类要求 正确判定档案文件所属年度；正确判断档案文件所属机构。 * * 2.组卷 组卷，也称组合案卷、立卷，它是根据立卷的原则和要求，把彼此有联系的一组文件材料、组合成一个案卷的行为过程。是文书档案整理的最基本环节。 组卷方法有：内容组合、文件名称组合、工作活动组合、问题组合、其他组合等。 * 3.整理卷内文件 （1）卷内文件排序按时间先后顺序排列；按姓氏笔画排列；按文件重要程度排列；按问题时间排列；按地区时间排列；按作者时间排列；按通讯者时间排列；按问题、作者、时间（或作者、问题、时间）。 （2）卷内文件编页：排序后，一个案卷内所有的文件按流水顺序号编号，双面印刷的，正面的号码编在右上角，反面编在左上角。如果是空白页，则不编号，卷内目录也不编号。  * （3）填写“卷内文件目录表”：每个案卷的卷首页要附上“卷内文件目录”，永久、30年案卷的卷内目录应打印一式三份；10年的应一式两份。 （4）填写“备考表”。主要是说明卷内文件的特殊情况，例如文件缺损、修改、移出等情况。（具体填写见图2-3的卷内备考表填写说明） * 图2-2 卷内文件目录填写说明 * 图2-3 卷内备考表 * * 4.装订案卷 要求做到： ①确定装订线； ②清除金属物; ③加边托裱; ④折叠取齐; ⑤进行装订（左边下边取齐、三孔一线）。 * 5.拟写案卷标题 （1）案卷标题概念：案卷的名称应是对卷内全部文件内容与成分的概括揭示。 （2）案卷标题的构成：作者、内容、文种三部分构成。 作者是指卷内文件形成的单位或个人，可用全称、规范简称；作者过多可以概括；同一地区或单位的文件，要标明作者；反映往来文书的案卷，要标明通讯者。 * 6.填写案卷封面 按照案卷封面的项目，逐一填写。案卷封面包括7项：机关名称、组织机构或类别名称、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件页数、保管期限和文书处理号。填写说明见图2-4。 * （1）在封面上方1/2处，居中填写立卷“机关名称”； （2）在机关名称之下，居中填写“组织机构”或“类别名称”； （3）在上项之下居中处，填写“案卷标题”； （4）在封面之下1/4居中处，填写“卷内文件起止日期”； （5）在上项之下偏左处，填写“卷内文件页数”； （6）在上项之下偏右处，填写”保管期限”； （7）在上项之下，填写“归档号”。 * 图2-4 案卷封面填写说明 * 7.案卷排列及上架 案卷排列就是固定全宗内个案卷之间的排放顺序，按照保管期限分别排列。 所有案卷立好之后，要根据一定的原则和方法进行系统的分类排列。案卷排列的基本原则是：区分保管期限，照顾案卷之间的联系和重要程度。具体方法如图2-5所示。 * 图2-5 案卷排列流程 * 8.编制案卷号 案卷经系统排列后，要编制案卷号以固定案卷的位置。案卷的编号方法有两种：分保管期限大流水编号和按年度分保管期限编制小流水号，如图2-6所示。 * 图2-6 案卷编号示意图 * 9.编制案卷目录 一个单位一年的全部档案，经过立卷并进行系统排列编号后，要将案卷逐个登记到《案卷目录》上。因此《案卷目录》也就是一个单位一年的案卷名册，它是《档案目录》的重要部分。案卷目录封面样式见图2-7，案卷目录格式见表2-7。 * * 图2-7 案卷目录封面 * 10.编制档案目录 《档案目录》又叫案卷文件目录，是档案材料的基本检索工具，也是档案保管、统计、检查等一系列工作的主要依据，是机关档案室向档案馆移交的清册。 《档案目录》是由立卷说明、案卷目录、卷内文件目录三部分构成。永久、30年期限的《档案目录》编制一式两份，10年《档案目录》