《采购部管理制度》模版.docVIP

采购部管理制度 为了更好地加强完善采购部的管理制度及提高工作效率，故即日起，采购部制定了《采购部管理制度》。各采购人员，须一律按以下规定执行，若有违规者，将追究相应的工作责任。 采购部的职责范围事项： 1、各组人员职责范围：各组人员依据采购产品分类，须有条理、有步骤、程序化地进行寻找货源、厂商评判、议价、业务协商、下放定单、业务跟单、质量检验、交期安排等事务。各组人员将每日的工作情况，须属实无误地填写公司规定的《每日工作报告》汇总，以邮件的形式发送至采购主管及抄送XX总。 组长职责：组长须根据各组人员，对产品的认识及了解程度进行分工安排。组长须有义务地为各组成员协商、协助处理工作上遇到的疑问或难题。各组长须按期限、有规律地将各组的工作情况与订单进度汇总至采购主管。 采购主管职责：根据公司的管理制度与XX总的指示，进行一系列的采购部门的规划与安排，并协调处理各相关部门的业务往来。总之，下达与落实公司的管理制度，跟进与核实采购部日常的工作事项，及采购信息的汇总等。 采购部工作方针： 工作意味着责任，态度决定成与败。对工作者而言，无论做什么事情，都要记住自己的责任，无论在什么样的工作岗位上，都要对自己的工作负责，不要用借口来为自己开脱责任。 工作态度----用心、认真、仔细、负责。 工作责任：善于发现问题、解决问题；勇于面对问题，不逃避责任，不拿借口当理由。 工作基本原则：以公司规定制度为基础，妥善做好自身应做工作；以公司效益为前提，不做有损公司利益之事；以为公司提供良好建议或节省开支为荣。 工作处事原则：真诚相处，沟通顺畅。工作处理须做到对事不对人。当有工作异常时，先以处理解决事情为荣，以寻找理由逃避责任为羞。 二、采购部的分工安排事项： 根据公司目前产品类别与人员的安排，共分为三个工作组。 第一组成员：XXX；此组由采购主管XX直接负责。 采购包含类别：XXXX。 第二组成员：XXXX；组长：XXX。 采购包含类别：XXXXX。 第三组成员：XXXXX；组长：XXX。 采购包含类别：XXXX。 三、采购询价单与订单合同的处理事项： 1、今后各组寻找产品货源时，每周须制定一份《采购计划清单》至采购主管处汇总备案。至于每周采购计划单的内容，须以公司还未生产的产品种类或市场销售情况为前提，切勿无程序、无规律的盲目寻找，以免徒劳无功，不仅无工作效率，又浪费个人时间与精力。 2、询价效率：各采购人员，根据所找产品信息，及时有效地核算并落实价格，须填写公司规定的《XX供货商登记表》和《采购询价单》等，然后提交至各组组长处商议，然后由组长核实后，提交至采购主管处审核，再由采购主管汇总到XX总处审批。 3、公司规定采购寻价完成期限：A、对于常见常规产品为1---2天时间；B、对于非常规产品为1---3天时间。 4、付款方式：须根据公司规定的付款方式执行，详见以下信息： A、首次合作的工厂，我司付款方式是：可以考虑30%定金，余款在我司质量检验合格下，须在出货30天后，并收到了工厂开出的增殖税发票的情况下，方可支付工厂货款。 B、对于再次合作的工厂，我司付款方式是：订单总货款在我司质量检验合格下，须在出货60天后，并收到了工厂开出的增殖税发票的情况下，方可支付工厂货款。 5、当公司审批《采购询价单》后，各采购人员，须及时安排并跟进工厂的打样质量与进程，若工厂需要打样费用的，须填写《采购板费申请单》，提交至采购主管处审核，再由XX总审批。 6、当公司收到工厂打样确认后，若核实与此工厂合作的话，各采购人员，须填写公司制定《采购订单合同》，以及相应的《采购订单货款申请单》，提交至采购主管处审核，再由XXX总审批。 7、当产品订单完成生产或生产中期时，各采购员须根据实际情况，及时安排质量检验，填写公司规定的《采购验货申请单》，提交至采购主管处审核，再由XXX总审批。 请特别注意：在出差去工厂之前，一定要核实大货是否生产完毕？是否符合公司制定的检验要求？是否备齐了所需的检验工具及公司签样等。至于检验方法与判断标准，须依照公司制定的《质量检验指导书》执行，当检验完毕与工厂核对缺陷后，须填写《质量检验报告》，且以此检验合格的报告为前提，填写相应的《采购订单货款申请单》支付货款；若质量检验不合格，须通知工厂返工处理，并安排下次返工后的重验。 8、采购订单免费补充余量事项：由于产品在托运过程中，容易发生纸箱碰撞、挤压等情况，故会导致部分产品的损坏。因此，须根据通常的业务交易行规：一般情况下，工厂所出大货数量，须按订单量的2%余量免费提供。对于不易损坏的产品，公司最低允许：工厂至少免费提供订单量1%的余量。对于较昂贵或特殊产品，可届时与工厂具体协商。 四、采购部的新开发品事项： 各组人员须根据自身产品类别分工，每周须至少提供XXX款新开发样品，且提供样须