公文处理办法资料.doc

公文处理办法 1总则 1.1为规范项目部及所属单位的公文管理，根据股份公司公文处理办法的规定，结合项目部实际，制定本《办法》。 1.2公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 1.3公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 1.4公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。 1.5项目部及所属单位的办公室是公文处理的管理机构，主管本单位并负责指导下级单位的公文处理工作。 2公文种类 项目部公文的主要形式有文件、函、传真电报、签报等，种类共十种： 2.1命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。以文件形式发布。 2.2决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。以文件形式发布。 2.3通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布内部规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用干部。可以文件、函、传真电报等形式发布。 2.4通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。可以文件、传真电报等形式发布。 2.5报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。以文件形式发布。 2.6请示 适用于向上级机关请求指示、批准的事项。可以文件、函等形式发布。 2.7批复 适用于答复下级机关的请示事项。可以文件、函等形式发布。 2.8意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。可以文件、函等形式发布。 2.9函 适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，向项目部各单位布置单项计划、答复一般性问题等。便函是函的简便形式，使用函头，不编文号，标题可有可无，用于需及时处理的一般事项。 2.10会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 3公文格式 3.1公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文首面红色反线（含）以上部分统称眉首，红色反线以下至主题词（不含）的部分统称主体，主题词以下部分统称版记。 3.1.1涉及国家秘密的公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。标注位置：顶格标识在版心右上角第1行，后标“☆”号，不标保密期限视为长期；标保密期限以“年”、“月”为单位，标识在“☆”号之后，“年”、“月”数用阿拉伯数码，字体用3号黑体。“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，标注位置：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，至少应编两位。 3.1.2紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。标注位置：顶格标识在版心右上角第1行，如需同时标识秘密等级，紧急程度应标识在第2行，字体用3号黑体。电报应当标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 3.1.3发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，用红色小标宋字体或黑体字居中布排，字号不大于22mm×15mm，后加“文件”2字；联合行文，主办机关排列在前，“文件”2字右侧上下居中。 发文机关标识上边缘距版心上边缘20mm，上行文的发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm，即增加60mm的空白供领导批示用。 3.1.4发文字号，包括机关代字、年份、序号，居中排布。联合发文，只标明主办机关发文字号。 （1）发文字号的编写规范。以项目部名义行文时，由项目部办公室统一编号，发文字号由项目部名和主办部门代字、年份、序号组成，如“中交京沪×字〔2008〕×号”。以项目部信函式行文时，发文字号为“中交京沪×函〔2008〕×号”。 （2）发文字号的标注位置。正式行文时，其发文字号的标注位置：在发文机关标识之下放一条红色反线，与版心同宽（156mm），与发文机关标识下边缘之间的距离为30mm（3行），发文字号标识在第3行，居中排布，用 3号仿宋体。以函的形式行文时，其发文字号的标注位置：在发文线下第1行右侧顶格。 （3）年份、序号用阿拉伯数码，用六角括号（〔 〕）括起；序号每年排列1次，按签发顺序统一编号，不编虚位，不加“第”字。 3.1.5上行文应当在首面注明签发人姓名，标注位置：与“发文字号”同行排列，“发文字号”居左空1个字，“签发人：×××”居右空1个字，“签发人”用3号仿宋体，后标全符冒号，签发人姓名用3号楷体。如有多个签发人（或会签人），应利用发文标识与红色反线之间的30mm空间排布，排布不下可下移红色反线；排布时主办机关签发人应置于第一行，最后一个签发人应与发文字号同处一行。 3.1.6公文标题应当准确简要地概括公