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企业邮箱管理制度 目的 为规范化企业邮箱的管理与使用，保障邮件系统的高效运行，特制订本制度。 权责 信息化建设小组 负责企业邮箱系统及服务器的运行维护及安全管理。 负责企业邮箱的创建、收回、群组划分、密码重置等账户相关的管理工作。 负责企业邮箱管理员、分级管理员的授权管理。 负责企业邮箱使用过程中的答疑与技术支持工作。 负责对已收回的企业邮箱进行后期监管，并有权对有效信息进行分发、处置。 负责企业邮箱使用情况的监控、信息统计与发布，对长期不使用或者违规使用的邮箱有权停止使用。 负责企业邮箱相关制度的制定、修订与解释。 人力资源部门 负责为新入职的员工开通协同管理平台的登陆账户。 负责及时统计离职（含辞退）员工信息，并定期通知信息化小组核查其曾经使用的邮箱是否停用。 负责安排新员工学习企业邮箱相关的制度、规定及使用。 相关部门 负责企业邮箱相关规章制度的落实，确保员工按要求规范化使用邮箱。 负责部门企业邮箱的日常值守、管理与信息维护。 负责部门企业邮箱的账户及信息安全。 账户管理 个人邮箱开通 新员工正式入职后，人力资源部门应及时为其开通公司协同管理平台的登陆账户。 新员工登陆管理平台后，自主激活企业邮箱账户。 部门邮箱开通 部门向信息化小组提出申请，同时备案部门管理员、授权使用人员等相关信息。 申请通过后，邮箱管理员为其开通部账户并设置初始密码。 账户收回与密码管理 员工通过协同管理平台办理完成离职手续后，系统将自动收回其使用的个人邮箱账户。 有权使用部门邮箱的员工转岗或离职后，该邮箱的部门管理员应及时更新密码；若邮箱管理员离职，则由部门负责人指派新邮箱管理员，并重置密码。 邮箱密码遗忘或者被遭他人恶意篡改后，员工本人应及时与信息化小组联系进行密码重置。 使用规定 使用范围 企业邮箱为员工工作交流时的唯一指定邮箱。 公司内部的工作交流包括：通知、通报、通告、新闻、工作报告、会议纪要、决议、资源请求、征求意见等。 公司对外的工作交流包括：信息发布、客户联络、客户关怀，技术答疑、资料传递等。 除工作交流之外的其它用途不得使用企业邮箱。 4.2 基本要求 使用企业邮箱必须遵守国家有关的法律法规，不得侵犯国家的， 社会的，集体的利益和他人的合法权益。 使用企业邮箱必须遵守公司的相关制度与规定，不得从事危害公司安全、泄露公司秘密、损毁公司声誉等不利于公司的行为。 个人企业邮箱仅限本人使用，不得擅自授权他人使用。 公用企业邮箱仅限备案的相关人员使用，且发送邮件时应附带发件人具体的联系信息。 员工应对其使用邮箱的账户安全负责，防止用户名、密码信息泄露。 用户应及时查看邮件，保证每个工作日至少查看两次，或者配置邮件客户端软件及时收取邮件。 附则 5.1 对违反企业邮箱使用相关规定的员工，信息化小组有权停用其账户，情节严重者将报公司相关部门追究责任。 5.2本制度由集团信息化小组制定，自发布之日期实施。 二〇一三年一月二十二日