制药企业采购管理流程.docxVIP

采购管理规范 一、采购的物品按物品类别可以分为三类： 1、耗材及辅助材料， 2、原辅包装材料， 3、设备。 1、耗材及辅助材料是指用于生产、检定、仓储、工程、办公所需的易耗品等，如：滤芯、 洁净服、手套、垃圾袋、笤帚、玻璃器皿、牛皮纸等杂品。 2、原辅包装材料是指生产所需要的原料、辅料、包装材料和 QC实验所使用的试药试剂、 标准品等。（一般在合格供应商清单内） 3、设备是指各公司生产所需要的各种仪器、大型、小型设备等。 二、按采购计划性可以分为两类： 1、计划内采购， 2、计划外采购。 1、计划内采购指按各部门年计划进行采购，各部门需按下一年度生产量做出所需物品的 年计划，采购部门将此计划报给财务部门，然后由财务部门报给总经理审核批准后方可进行 下一年度的采购。 2、计划外采购是指对年计划内不包含的物品进行的采购（如：生产过程中设备故障更换 导致的，年产量超过计划量导致的，部门所做年计划不够或缺失导致的，根据政府部门法规 新要求临时增加的物品采购等） 。 三、按物品性质可以分为两类： 1、一般物品采购， 2、特殊物品采购。 1、一般物品采购主要包括常规原辅包装材料、耗材及辅助材料的采购， 2、特殊物品采购主要是指采购大宗原辅包装材料和设备的采购。 合同总价超过 10 万元以 上的采购需经审核小组参与调研审核，签订合同前需履行签订合同会签手续。 四、按照以上分类我公司物品采购有如下几种采购： 1 （一） 耗材和辅助材料（一般物品采购流程） ； （二） 原辅包装材料（一般物品采购流程） ； （三） 大宗原辅包装材料（特殊物品采购流程） ； （四） 设备（特殊物品采购流）。 （一）耗材和辅助材料 1、使用部门每年年底制定下一年度的物品年计划，报采购部门。 2、各部门根据年计划每月统计下一个月所需物品清单，报采购部门。 3、采购部门根据各部门提供清单的物品名称、规格、数量进行采购。 4、物品购进后，物供部门须对所购进物品进行物品的初验，初验合格方可入库发放。耗材和辅助材料采购流程图 提出年计划 使用部门 制定月计划 使用部门 采购 采购部门 初验 采购部门 入库发放 采购部门 2 （二）原辅包装材料 1、使用部门每年年底制定下一年度的物品年计划，报采购部门。 2、各部门按年计划根据生产进度制定所需物品清单，报采购部门。 3、采购部门根据各部门提供清单的物品名称、规格、数量进行采购，同时核对是否为合格供 应商清单上所列的物品。 4、物品购进后，需经初验合格后向质量部 QC进行请验，走物料审核放行程序。审核放行合 格后方可入库发放。 原辅包装材料采购流程图 提出年计划 使用部门 提出使用计划 使用部门 采购 采购部门 初验 采购部门 检验、审核 质量部门 放行 入库发放 采购部门 3 （三）大宗原辅包装材料 对于大宗原辅包装材料合格供应商的最初选择应由质量部门、 使用部门、采购部门、 审核 小组进行。走特殊物品采购流程： 1、使用部门根据要求提出采购申请（内容包括：材料名称、用途、基本参数和质量标准等） 。 2、公司副总经理审核，总经理批准。 3、采购部门联系该产品供应商，收集产品资料及供应商资质，选择同类产品国内外知名度较 高的供应商，根据使用者提出的要求，进行初步筛选，将筛选后的供应商资料交予使用部门 和质量部门审阅。 4、使用部门和质量部门根据资料内容选择适合自身要求的产品及供应商， 由采购部门联系厂 家，当面洽谈。 5、当面洽谈时由使用部门、采购部门、质量部门三方共同进行。使用部门根据需要与供应商 交流产品质量和参数方面的内容，质量部门衡量其是否现行法规和 GMP要求，采购部门与产 品供应商进行初步议价。如果需要现场考核，可由三方共同参与进行。 6、多家洽谈结束后，使用部门和质量部门提出各家优缺点及最终意向，物供部门提供各家最 终报价。合同价款超过 10 万元的需同时将采购意见报审核小组审核。 由审核小组对产品购买 和报价的合理性做最后确认。 7、公司副总经理将根据使用部门和质量部门提出各家产品的优缺点及最终意向， 结合物供部 门提供各家最终报价和审核小组的审核意见（合同价款超过 10 万元），最终选择一家合理设 备供应商报总经理批准。 8、总经理最终批准。 9、采购部门与供应商进行合同的拟定和签订。 10、采购部门跟踪设备供应商合同履行进展。 11、物品购进后，需经初验合格后向质量部 QC进行请验，走物料审核放行程序。审核放行合 格后方可入库发放。 4 大宗原辅包装材料采购流程图 提出采购申请 使用部门 副总经理审核 总经理批准 收集资料 采购部门 初筛 供应商资料审 质量部门 核、初筛 使用部门 当面洽谈 质量部门 使用部门 采购部门 现场考核 质量部门 （根据需要） 使用部门 采购部门 审核小组 （合同价款 质量部