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办公室如何做好沟通协调工作 张文涛 (延安大学 文学院 陕西 延安 716000 ） 沟通协调是办公室的一项重要工作。办公室处在单位领导之间，无论是 参与政务、处理事务还是办理会议，都离不开办公室的大力沟通协调。新时 代、新形势、新任务要求办公室必须以新的方法、新的思维来处理组织交给 办公室的各项工作。所以，如何做好办公室的沟通协调工作的重要性是不言 而喻了。笔者现顺应时代的要求，就如何做好办公室沟通协调工作浅谈一下 自己的看法。 一、正确认识沟通协调工作的重要性是做好办公室工作的前提 沟通协调是指两人或两人以上的群体通过符号的相互交换而建立的关系， 为实现共同的目的而把各项活动加以调节 ,并引导各组织机关之间和工作人 员之间分工协作 ,相互配合 ,同步和谐地完成任务。 在组织坐标中办公室就像两 根数轴的交叉点 ,承担着各种指令和信息的落实执行、分解传输、综合反馈和 联络沟通等职能。而办公室沟通协调工作是使办公室与外部人员的交流 ,领导 与下属的感情联络，控制者与控制对象的纠偏工作能有目的、有秩序地协同 配合行动。 1、沟通协调是使组织成为一个整体的“凝聚剂” 每个党政机关与企事业单位都由数人，数十人，甚至成千上万人组成， 组织每天的活动也由许许多多的具体的工作所构成。由于个体的地位、利益 和成长经历以及能力的不同， 他们对组织目标的理解和掌握的信息也就不同， 这也就使得各个体的目标有可能偏离组织的总体目标，甚至完全背道而驰。 例如，目前就有些单位的办公室人员自身参与意识不强，主动沟通协调的思 想淡漠， 工作中以“不多事、不误事”的落后思想，简单的认为办公室无非是领 导的“传声器”，组织材料的“勤务员”，这种思想恰恰与时代对办公室提出的参 与政务、管理事务、搞好服务等要求相背离。所以组织的总体目标在此类单 位中根本是“墙上的门帘”。再者，任何事物整体与部分之间以及各个部分相互 之间，都不可避免地要发生这样或那样的矛盾，现代组织机构尤其是如此。 著名管理学家巴纳德认为“沟通是一个组织的成员联系在一起 ,以实现共同目 标的手段”。有关资料研究表明： 管理中 70% 的错误是由于不善沟通协调造成 的。那么如何保证上下一心，不折不扣地完成组织的总体目标呢？这就需要 - 1 - 沟通协调使个体之间、部门之间、个体与部门之间互相交流意见，同意思想 认识，自觉地协同配合各项工作的完成，从而保证组织目标的实现。 2、沟通协调是领导者激励下属，实现其职能的基本途径 一个组织的领导者无论他有多么高超的领导艺术水平、多么有效的管理 方法，他都必须将自己的意图和和想法告诉下属，并且要了解下属的想法。 唐朝名相陆贽认为“上情不通于下，则人惑，下情不达于上，则群疑，疑则不 纳其诚，惑则不从起令。”如何做到上级领导不疑部属，而部属不觉得困惑从 而顺利地实现领导的职能？领导环境理论认为，领导者就是了解下属的愿望 并为此而采取相应的行动，为满足这些愿望而拟订与实施各种方案的人，而 下属就是从领导者身上看到了一种达到自己愿望或目的的人。 这些“目的”、“看 到”或“了解”，都需要沟通协调这个基本工具和途径，也只有这样才能使下属 提高工作的积极性。 所谓“知己知彼，百战不殆”，作为办公室人员只有充分认 识了解领导者和沟通协调工作的重要性，才能将办公室的事做好。 3、沟通协调是办公室乃至整个组织与外部环境建立联系的桥梁 无论政府的办公室还是企事业单位的办公室，都必须要与公众及其它组 织部门，发生各种各样的联系，他必须按照已定的法规法令并结合人民的要 求调整政策，承担自己应尽的社会责任。有时公众与部门之间产生了冲突， 有了矛盾往往要由办公室来具体承办或者牵头处理，协调相互之间的关系， 使其他部门也能积极地参与或支持配合才能化解矛盾，平息冲突。 沟通协调工作渗透在办公室各项工作的每一个环节上。作为处于枢纽位 置的办公室工作人员必须充分认识到沟通协调工作的重要性，把沟通协调工 作作