医院档案管理制度1.doc

医院档案管理制度 （一）文书档案管理办法 1、文书档案归档范围：凡属我院在工作活动中形成的反映本院主要工作活动和基本历史面貌的、具有利用查考保存价值的文字、图表、照片、影像等材料和上级党政业务主管部门发来的、属我院执行办理的以及有关人员外出开会，参加重要活动带回来的具有保存利用价值的文件材料和声像材料，均属归档范围。相关科室和人员应及时将文件材料交到院办公室进行整理、立卷，定期归档、入柜保存，以备利用。 2、凡应立卷归档的文书材料必须齐全、完整，并区别不同价值，在不影响文件之间自然联系的情况下，按永久、长期、短期三种保管期限的文件材料分开立卷。 3、建立档案借阅制度。根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。 4、定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，凡是要销毁的档案，均应有领导、监销人、经办人在场，防止档案遗失和泄秘。在场人员，均要在销毁清册上签字，方能生效。 5、档案室门窗牢固，要求做到档案无鼠咬、防潮、防火、防虫。定期检查档案保管状况，对破损和变质的档案应该及时修补、复制或作其他的技术处理。 6、配备政治上可靠，具有一定文化水平和专业知识，能够胜任工作的专职档案干部。档案干部要相对稳定。 7、档案干部要努力学习邓小平理论、三个代表重要思想、牢固树立科学发展观，认真执行党和国家的方针、政策，学好档案法，热爱档案专业，刻苦钻研档案业务，保证工作任务的完成。 （二）档案保密制度 1、严格执行《中华人民共和国保密法》，遵守国家保密制度和保密纪律，维护档案的完整和安全。 2、正确处理保密和利用的关系，查阅使用机密档案，必须经有关领导批准。 3、未经本单位或档案主管部门同意，任何组织和个人都无权公布档案内容。 4、利用档案时，不能随意拥带档案外出或转借他人。 5、属于不归档的文件材料和经鉴定后不再保存的档案，不得随意处置、变卖。必须销毁的应按规定登记，经主管领导批准，二人以上监销。 6、发现失泄密件，要及时报告。查明原因，采取有效措施，尽力挽回损失。 7、档案室应随时关好门窗，未经允许，任何人员不得擅自进入档案库房。 （三）档案保管制度 1、档案室应有存放档案的专用库房和柜架，并符合保管档案的要求，严禁在库房和柜内放置其它物品。 2、本院形成的各类档案，由档案室集中统一保管。档案存放做到排列有序，整齐美观，查找方便，编制必要的存放位置索引或示意图。 3、配备温湿度计、灭火器、电风扇等防火、降温、去湿设备设施，搞好“八防”（防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫），确保档案的安全。 4、坚持经常和定期查检所藏档案的安全情况，做好记载，发现问题要及时查明原因，向有关领导汇报，采取相应补救措施。 5、保持室内清洁、干净，保持适合的温度和湿度。 6、档案收进、移出要清点登记人册，严格交接手续，严防丢失。 （四）立卷归档制度 1、本单位及个人在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字，图表、声像等不同形式的历史记录，均属归档范围。 2、确定有关人员收集应归档的文件资料，对公文的定稿、正本和有关材料，要及时向立卷整理部门移交。 3、归档的材料必须齐全、完整、能反映本单位职能活动和历史面貌。 4、归档文件的格式应符合《国家机关公文处理暂行办法》要求。 5、归档文件材料，应适于永久、长期保存，不能用铅笔、圆珠笔、彩笔、红墨水、复写纸等书写，否则应复制后归档。 6、各门类档案立卷工作，由相关科室按要求归卷。 7、文书档案的立卷归档必须在次年六月底以前完成；其它门类和载体的档案应在规定的时限内归档。 8、案卷（册、袋、盒）的质量，应符合《规范要求》。 （五）档案利用制度 1、档案人员应熟悉档案内容，编制必要的检索工具和有关参考资料。要热情、耐心、及时、有效地为利用者提供档案。 2、凡到档案室查阅档案资料，应由本单位出具介绍或经有关领导批准，方可查阅。 3、档案室的档案资料，一般在阅览室查阅，确需借出，要经负责同志许可，利用后应及时归还，决不允许转借或丢失。 4、查档案人员必须爱护档案，不得在档案张页上圈点、批注、划道、折业、污损、涂改、拆卷、调换和抽取材料。 5、查档人员不得摘录、复制与查阅无关的档案内容，确需摘录、复制的，需经档案管理人员同意，并经校对无误和加盖公章后才能有效。 6、做好档案的查阅登记工作，对提用的档案、资料，交接时要当面清点，发现问题及时处理，及时记载档案的利用效果，总结经验，不断提高工作效率。