2019年某公司技术资料文件管理办法.docVIP

PAGE PAGE 1 技术资料文件管理办法 1. 目的 为确保技术文件资料在制定、分发、储存等各阶段都处于受控状态，使相关部门及时得到并使用有效版本，特制定本管理办法。 2. 适用范围 适用于公司内、外所发技术资料和顾客提供的技术资料的管理。 3. 术语和定义 3.1 技术文件包括： 3.1.1 产品图样（含三维数模、二维图纸）； 3.1.2 产品标准/规范/法规/企业标准/技术条件（含零部件和原材料）； 3.1.3 工艺规程/工艺卡、作业指导书、随车卡等工艺技术文件； 3.1.4 零部件/原材料检验卡、零部件/原材料检验、试验规范等检验性技术文件； 3.1.5 整车总检和试验（含可靠性道路试验）检验/试验卡/规范等文件； 3.1.6 经各专业室确认的外来文件。 4. 职责 4.1 信息档案部为技术文件资料的归口管理部门，负责技术文件和资料接收、保存、发放、回收、销毁及相关记录。 5. 工作程序 5.1文件的编制、审批与发布 5.1.1 技术文件和资料的编制及会签按“技术文件会签规定”（详见附件）执行,由信息档案部组织研发中心拟定技术文件的分类及编号规则。 5.1.2 文件领用人应在“文件发放签收单”上签收，“文件发放签收单”由资料室保存备查。 5.2 文件的更改与废止 5.2.1 技术文件、图纸和资料更改时，由更改申请者填写《文件更改通知单》，按规定会签后，快速及时发放给相关业务部门，不得漏发、错发，同时收回相应作废文件，将《文件更改通知单》更改的文件和作废文件送信息档案部资料室保存； 5.2.2 作废技术文件和资料，由资料室加盖“作废”印章予以标识，并填写“文件回收、作废记录”，由资料室收集后统一销毁。 5.3 文件的管理和领用 5.3.1 供应商提供的技术文件和资料经主管技术员整理、确认并履行签字程序后及时交资料室保存，资料室作好相关记录； 5.3.2 其他部门（含协作厂家）需申请领用技术文件和资料时，由申请者填写《文件领用申请单》，经其部门负责人审核及总工程师批准（三维数模及产品图纸须经总经理或执行副总批准）后方可领用，资料室作好相应发放签收记录。对于重要的技术图纸、文件，必须要与接受方签订保密协议，明确违约责任和赔偿金额； 5.3.3 所有文件和资料的原稿及其《受控文件发放范围一览表》由资料室统一保存，各类受控文件在资料室存放时，须注意防火、防湿、防水等，为了保存方便可以将资料输入软盘或光盘保存，特别重要文件须复制双份并分开归档，防止因意外导致文件遗失或损坏，各部门负责保存其它相关文件（如复印件等）。技术部协同资料室负责编制并及时更新《文件和资料最新状况一览表》，以反映版本最新状况； 5.3.4 任何人不得在技术文件和资料上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。 5.3.5 本程序根据具体实施情况，将作进一步的补充和完善。 6. 相关文件 6.1 文件控制程序 7. 质量记录 7.1 文件分发签收单 7.2 文件更改通知单 7.3 技术文件和资料最新状况一览表 7.4 文件领用申请单 技术文件更改通知单 编号: 文件名称 文件代号 更改原因 更改说明 更改前 更改后 在 制 品 处理要求 编制 校对 审核 标准 批准 附件二： 文件发放回收登记表 编号： 文件名称 文件编号 版本/修订 接收单位 签收人/日期 回收/日期 回收版本 附件三： 作废、销毁申请单 编号： 文件名称 编号 版本 申请内容及原因： 部门负责人审核： 签名： 日期： 质量管理部审定（管理类）： 主管领导批准： 签名： 签名： 日期： 日期： 附件四： 技术文件更改通知单 表单编号： 更改单号： 第 页 共 页 产品名称 产品图号 申请部门 申请日期 变