管理文件控制程序.docxVIP

发布 2006-12-31 宁波华彩电器有限公司文件 实施 2007-01-01 修改 2006-12-31 文件名称：管理文件控制程序 编 制： 文件编号：QB/HC2001 版本：A/01 审 核： 主控部门：行政部 批 准： 管理文件控制程序 1 目的 本程序依据 ISO9001：2000 标准第 4.2.3 条款编制，目的是对本公司使用的各类文件进行全过程控制，确保文件的适宜和有效。 2 适用范围 适用于本公司管理文件，包括管理标准、行政文件以及对外来文件的控制，技术文件的控制不适用本程序。 3 术语及定义 （1）管理标准：对公司管理活动进行规范的各类程序、作业标准、记录等。 （2）行政文件：指各类任命文件、通知、行政文件等。 （3）外来文件：指来自外部的各类文件，如法规、标准、政府主管部门的文件等。 4 职责 内部制订之文件权责： 文件阶层类别 编制 审核 批 准 收发控制单位 公司方针目标 总经理 总经理 总经理 行政部 质量管理手册 管理者代表 管理者代表 总经理 行政部 程序文件 各主管部门 管理者代表 总经理 行政部 作业文件 各主管部门 部门领导 总工程师/管理者代表 行政部 记录表单格式 各主管部门 部门领导 总工程师/管理者代表 行政部 行政文件 行政部 分管领导 分管领导/总经理 行政部 5 流程 5.1 总则 本公司的文件可分为三类： 5.1.1 管理标准：经营管理过程中所使用的各类文件，包括质量管理手册、程序文件、作业文件、记录等； 5.1.2 行政文件：关于人员任命、通知、公函等行政文件； 5.1.3 外来文件：外部相关部门的来文。 5.2 管理标准控制流程 1 发布 2006-12-31 宁波华彩电器有限公司文件 实施 2007-01-01 修改 2006-12-31 文件名称：管理文件控制程序 编 制： 文件编号：QB/HC2001 版本：A/01 审 核： 主控部门：行政部 批 准： 5.2.1 文件编制提出 行政部或相关部门按 ISO9001：2000 等标准要求以及内部管理需要，提出文件编制或修订申请，经主管领导同意后组织编制。 5.2.2 文件编制 行政部或领导指定的部门根据工作要求组织文件的起草。 5.2.1 起草文件要求：格式统一规范，内容简洁明了，用词准确，前后一致，术语、计量单位符合有关法定性要求。 5.2.2 采用规定的体例（见附录 A）。 5.2.3 文件评审 文件编制完成后交由分管领导审核。凡是文件与其他部门有业务关系的或分管领导认为有必要时可以要求行政部或指定部门组织相关部门进行文件评审。 文件评审可以采取评审会议、轮阅等方式进行。起草人应根据评审意见对文件进行修改，必要时再次进行评审。评审人员应在《QB/HC400 文件评审记录》上签署意见。 5.2.4 文件编辑 文件评审完成后行政部负责对起草完毕的文件进行编号，同时对文字、语法和格式进行修改。 5.2.5 文件编号 行政部按照统一的编号规则对文件进行编号并登记（文件编号规则见附录 B.1）。 5.2.6 文件批准 行政部完成编辑性修改后将文件草稿连同文件评审批准单一同报有权限的分管领导批准签字。 5.2.7 文件标识 文件批准后，行政部根据确定的发放范围印制文件，根据各部门的受控编号加盖受控 章。 文件受控编号见附录 C 和附录 D。 5.2.8 文件发布 文件管理人员应确保文件发放到相关的部门和个人。 文件发放时应填写《QB/HC400 受控文件发放清单》，由文件接收人签收。 2 发布 2006-12-31 宁波华彩电器有限公司文件 实施 2007-01-01 修改 2006-12-31 文件名称：管理文件控制程序 编 制： 文件编号：QB/HC2001 版本：A/01 审 核： 主控部门：行政部 批 准： 各部门文件需要再次分发的（如分厂发放到车间、班组等）由各分厂负责发放登记并加盖受控章。作为资料性提交的文件可不加受控章。公司内部使用的所有文件都应实施控制。 本公司文件采用书面形式发放。 5.2.9 文件接收 部门收到公司及相关部门发来的文件时，应登记在《QB/HC400 文件登记表》上，包括收文日期、文件名称、来文单位、文件编号、接收人等。文件接收人应及时将文件交给部门主管。 5.2.10 文件使用 各部门收到文件时应认真阅读，必要时组织相关人员进行学习，确保相关岗位获得有效文件并领会文件精神和要求。 各部门应妥善保管好文件，并进行分类管理。 文件不得私自复印，需要时应由行政部部统一复印，加注受控标识，统一分发。 5.2.11 文件更改 （1）当文件不适用需更改时，由起草部门或相关部门提出修改意见，必要时进行评审，并填写《QB/HC400 文件评审记录》，经总经理或管代批准后执行。 （2）文件更改必须符