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房地产权属档案管理之思考 ■厦门市国土资源与房产测绘档案馆喻球 摘要：房地产档案管理，目前尚无统一的国家标准。本 的现象。 文根据多年的实践经验，就房地产档案管理中存在的问题，提 1、商品房、单位自管房、统建解困房等先以项目为单位确 出相应的管理对策。 权所形成的房地产权属初始登记档案材料，与之后该项目分户 关键词：房地产档案档案管理对策 销售所产生的房地产权属转移登记档案材料之间存在重复现 象。每一个商品房(或单位自管房)项目都会形成一个“项目档 厦门市国土资源与房地产测绘档案馆1997年成立时，馆 案”(原来习惯称为“主件”)，也就是该项目有关权属登记的所 藏档案约20万卷，到2006年9月20日，档案总数增至近57有原始资料均人此卷，包括土地房屋权属登记审批表、申请表、 万卷(九成以上为房地产权属档案)，随着馆藏量的不断增加， 有关批文、报告、土地红线图、宗地图等几十项，数百页。例如： 库房建设也不断扩大，但仍不能满足要求，应该如何妥善解决 这一矛盾，值得深思。 公分厚的档案盒装。有的一个盒子还不够放，得好几个盒子。 一、厦门市房地产权属档案管理现状 光是“项目档案”“厚”不要紧，因为一个项目才生成一个 (一)历史积案多，影响档案整理模式。1997年档案馆成“项目档案”，可是一个项目带来几十套、上百套甚至更多房 立之初，历史包袱特别重，馆藏有二十几万卷档案尚未整理， 子，因买卖登记所形成的权属档案同样多，这些档案与“项目 其中房地产权属档案占了九成以上，而且还在不断接收(亦未 档案”都有关联。以前的做法是将“项目档案”内公共的材料 整理)。为了加快档案馆基础建设步伐，在几经权衡利弊之后， (例如批文、图纸、各种证明等)统统复制添加到所有分户档案 最终选择了按权证号(一次登记确权)为单位立卷，并按权证 中，以方便利用。造成馆藏出现许多内含众多复印件的厚卷。 号顺序排列上架。经近十年的工作实践检验，这种做法的利弊 也逐渐显露。利：权证号的唯一性以及纯数码性(1997年以后不再将公共材料的复印件归人档案，而是在每一分户档案中 的权证号由八位阿拉伯数字组成)在档案的收集、整理、检索、 标注公共材料所在档案的权证号，这样以“参见”的方式解决 统计、排架定位、数字化方面都起到积极作用，最明显的优势 了材料重复与档案利用的矛盾。 在于其定位的稳定性和快捷的检索功能；按权证号排架，从理 2、因同一房地产权利发生多次转移所形成的历次房地产 论上来讲，没有空号、重复号，永远不用倒架，而且可以提前定 权属转移登记档案材料之间存在雷同、多余现象。具体分析起 位；权证号在实践中是一条很常用的检索途径，大多数利用者 来有以下几种类型：(1)单位自管房先出售部分产权然后再补 都能提供权证号，仅凭这个号码，我们就可以很迅速地调出档 售全产权给职工所形成的两次房地产权属转移登记档案材料； 案。弊：按有关要求，房地产权属档案要做到动态管理，以丘为 (2)独立产权之间的多手买卖所形成的数次房地产权属转移登 单元建档、按权属单元为宗立卷。也就是说，同一单元(可以独 记档案材料；(3)因同一房地产先后发生如交换、赠与、继承等 立确权)的房地产权属变化要在同一个档案卷(盒)中体现，并 多种情况所形成的数次房地产权属转移登记档案材料；(4)因 且要按实际情况及时补充有关权属档案材料，保持房地产权 以上综合因素所形成的多次房地产权属转移登记档案材料。 属档案与房地产权属现状的一致。而按我们现在的做法，没有 3、因权利人法定名称的改变或房屋门牌、路名的更改或 达到这一要求。 因各种原因换发产权证(证号更改)所形成的房地产权属变更 由于房地产权属登记部门的权属登记方式是“一事一