加强政务档案创新管理 更好发挥服务职能.docVIP

PAGE PAGE 1 加强政务档案创新管理更好发挥服务职能 　　[摘要]在新的历史时期，机关政务档案管理面临着新的诸多挑战，只有不断积极地实施管理理念的创新、管理理论的创新、管理制度的创新、管理方式的创新，才能更好地发挥其服务职能作用。 　　[关键词]政务；档案；创新；管理 　　[中图分类号]D63[文献标识码]A[文章编号]1009—2234（2013）02—0031—02 　　机关政务活动中形成了大量的机关档案，它是机关工作的真实记录，对机关工作起到了重要的凭证和参考作用。随着经济和社会的发展进步，机关档案工作呈现出了前所未有的良好发展势头，各级领导对档案工作普遍愈加重视，不断增加对档案工作的投入，使档案工作全面得到发展。 　　档案除了“记录”的功能，即管住“死的”，更重要的是发挥“活的”作用，即行使服务职能。要围绕党和政府工作大局开展档案管理工作，自觉为各级领导服务，为社会各界服务，以服务带动各项工作发展。因此，要创造性地开展服务工作。 　　一、管理理念的创新 　　理念的创新即是思想观念的创新，政务档案管理理念对政务档案管理实践起着引领和导向作用。 　　首先，要有积极的信息化转化意识。档案信息价值和作用体现的前提就是档案系统规范的放置。档案是一个较为庞大的信息库，且一般情况下，档案的各种信息都是比较零散地存储在众多的单位档案中。因此，应根据需要对其进行整理。 　　其次，对档案使用效率意识进一步进行强化。无论是搜集档案还是整理档案，其最终目的都是为了很好地利用档案。如何才能使档案的利用率达到最高，是需要重视的问题。因此，改变档案无所作为的心态是首要问题。 　　再次，要强化主动服务意识。目前，部分档案从业人员缺乏强烈的事业心、责任感，对工作积极性不高，创新意识较差，工作方法刻板，对用户缺乏热情，这种状况已难以适应新形势下档案工作的管理和发展，因此，要求档案管理工作人员应该具有较高的职业伦理。档案管理工作的价值主要通过服务来体现，搞好利用服务，拥有为他人作嫁衣的默默奉献精神是我们的职业伦理要求。 　　二、管理理论的创新 　　档案管理理论与其他学科相比较，起步较晚，发展较慢，还处在不断完善阶段。因此，既需要在档案管理的实践中不断探索，开展创新研究，来不断丰富管理理论；同时，更加系统科学的理论，对档案管理实践工作又可起到一个指导、促进和提升的作用。 　　其一，“档案”概念的不断丰富和完善。根据《档案法》概括，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种形式的历史记录。按照这个概念，凡是对国家和社会具有保存价值的历史记录，不论是纸质或电子形式的，也不论是否经过“归档”的程序，都属于档案的范畴。而长期以来，受传统思维惯性影响，人们对档案人为加以限制，对那些无法脱离运行环境或执行“归档”操作的电子业务数据和其他电子文件，排除在“档案”之外。直到人们在工作探索中提出了档案登记备份的制度，就把档案作为“记录”的本质属性予以肯定，将各种载体形式或记录方式，尤其是数据库形式的各类业务信息记录，明确为档案的其中一种类型，纳入档案部门的监管范围。 　　其二，档案属性、功能的不断扩展和延伸。档案具有文化属性，是存史记忆的载体；同时，还具有“管理”属性（体现在原始记录性备以查考性等方面），是政权运作、社会管理的重要工具。过去受传统观念影响，档案部门更多关注档案的“存史”功能，这样，档案工作就有了很大局限性，很难进入党委、政府的工作视野，工作任务与现实需要往往产生脱节。而登记备份工作制度从档案的“管理”属性着眼，将档案管理的工作重心从关注现存历史档案转移到大量经济社会领域形成的现行保存期较短但具有重要凭证价值的现行档案，从而使档案管理上升到加强社会管理、夯实政府治理的高度，直接为党委政府工作服务。 　　三、管理制度的创新 　　档案工作必须依据《档案法》和《档案法实施办法》以及其他的档案法律、法规来进行，坚持依法治档；同时，为保证档案工作顺利开展、持续发挥作用，管理部门应结合实际，始终围绕党委政府中心工作来开展，坚持有所作为，及时建立起一套与之发展相配套且行之有效、操作性较强的档案工作规章制度和管理办法，从而使每个单位、部门档案工作不因机构调整和人员的变动而停止或有所削弱。为此，必须从以下细节入手： 　　第一，做好政务活动各阶段文件材料的同步收集、整理和反馈、整改。如果等到整个政务活动周期结束再对文件材料进行收集整理，一方面会积压档案整理工作量，影响档案工作及政务活动的进度，另一方面可能造成政务活动期间档案材料的流失。因此，必须做到文件材料收集、整理、反馈、整改与政务活动各阶段同步进行。一是根据活动具体情况，明确政务活动各阶段形成文件材料的收集归档周期，对多个阶段进行收集归档，每个阶段结束后及时进行收集、