高校文书档案管理中存在的问题及其对策.pdfVIP

2010年第5期 边疆经济与文化 Nu5．2010 (总第77期) THEBORDERECONOMYANDCULTURE Genersl．No．77 【图书·情报】 在 高校文书档案管理中存 的恕题殛其对策 周晖蓉 (嘉应学院校长办公室，广东梅州514015) 摘要：文书工作中的档案管理存在着一些问题。必须高度重视高校文书工作和档案管理的地位，做好 文书工作和档案管理的规范衔接，加强高校各部门之间的协作，实现文书工作和档案管理的现代化归档，并 提高文书工作和档案管理人员的专业素质。 关键词：文书工作；档案管理；问题；对策 中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1672-5409(2010)05-0188-02 文书档案管理在高校机关工作中发挥重要的作 料，而有些部门常常为了自己的工作便利，不愿意 用，但在具体工作中存在着一些问题，因此必须高 甚至拒绝将一些文件档案资料交给档案管理人员统 度重视这项工作，做好文书工作和档案管理的规范 一保管。由于得不到有关职能部门的配合与支持， 衔接，加强高校各部门之间的协作，实现文书工作 有些档案管理工作人员常常会感到心灰意冷。长此 和档案管理的现代化归档，并提高文书工作和档案 以往，一些重要文件档案资料很容易流失。 管理人员的专业素质。 4．归档存在的不良倾向 近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动 一、高校文书档案管理中存在的问题 化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产 1．领导对文书档案管理存在片面认识 品迅速普及，极大地提高了文件档案材料的收集与 在一些高校领导的心目中，档案管理工作说起 处理效率。与此同时，利用现代化办公设备形成的 来重要，做起来却次要。他们往往把档案管理工作 一些文件档案资料，则与传统的档案立卷方式产生 想象得十分简单，而且，这顶工作投入大却见效 了冲突。目前，高校文件档案资料归档存在着两种 慢，看不到明显的经济收益，因此只要求文件保存 倾向：一是只存于软盘之中，不打印文字资料进行 好j需要时能提供参考即可，这直接影响档案管理 留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种相 工作的质量及档案管理工作人员的积极性。 反，只存文字性资料而不存软盘，也不利于重要文 2．文书工作与档案管理脱节 件档案的保存。此外，有些文件用计算机打印，未 文书工作是档案管理的基础，档案管理则是文 经档案室登记、盖章、编号，不利于掌握与使用。 书工作的继续和延伸，两者密不可分。而在实际工 5．管理人员素质有待提高 作中，文书和档案往往实行分隔管理体制，在某种 人是高校文书工作和档案管理的主体因素。文 程度上拉大了文书工作与档案管理的距离。文书工 件档案资料的质量，不仅取决于上述因素，还取决 作人员的档案管理意识往往淡薄，档案管理工作人 于从事该工作人员的自身素质。有些高校的档案干 员也很少涉猎文书工作，致使二者在衔接过程中常 部没有经过档案专业的系统学习和培训，对档案的 出现脱节。目前，高校公文的格式和处理方法方面 分类、立卷等工作也是一知半解，不得要领；有些 存在诸多不规范的现象，如用纸格式不统一、装订