旅行社经营与管理教学课件作者李晓标项目五.pptVIP

任务二 计调工作实务 出境接待有地域和汇率的变化, 出境计调在回馈信息与质量监督上一定要多留神、多询问, 遇到问题要及时解决, 要按照约定方式进行款项的结清和团队资料的整理归档。 四、地接计调的业务流程 地接计调是指在接待社中负责按照组团社计划和要求确定交通工具、用餐、住宿、游览、派发导游等事宜的专职人员。按照组团社的地区差异可分为国内接待计调和国际入境接待计调。其具体业务流程如下。 (一) 报价 上一页 下一页 返回 任务二 计调工作实务 根据对方询价编排线路, 以《报价单》提供相应价格信息(报价)。 计调人员接到客户信息, 对方有意向我社寻报价时, 要询问清楚团队人数、标准、大体时间及地点、单位名称、联系电话、线路等, 尽量做到在30 分钟内报价。要求报价快速、准确。 (二) 计划登录 接到组团社书面预报计划, 将团号、人数、国籍、抵/ 离机(车) 时间等相关信息录入当月团队动态表中。如遇对方口头预报, 必须请求对方以书面方式补发计划, 或在我方确认书上加盖对方业务专用章, 并由经手人签名, 回传作为确认件。 上一页 下一页 返回 任务二 计调工作实务 (三) 编制团队动态表 编制接待计划, 将人数、陪同数、抵/ 离航班(车) 时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、组团旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中。 (四) 计划发送 向各有关单位发送计划书, 逐一落实。 1.用房 根据团队人数、要求, 以传真方式向协议酒店或指定酒店发送《订房计划单》并要求对方书面确认。如遇人数变更, 及时做出《更改单》, 以传真方式向协议酒店或指定酒店发送, 并要求对方书面确认; 如遇酒店无法接待, 应及时通知组团社, 经同意后调整至同级酒店。 上一页 下一页 返回 任务二 计调工作实务 2.用车 根据人数、要求安排用车, 以传真方式向协议车队发送《订车计划单》并要求对方书面确认。如遇变更, 及时做出《更改单》, 以传真方式向协议车队发送, 并要求对方书面确认。 3.用餐 根据团队人数、要求, 以传真或电话通知向协议餐厅发送《订餐计划单》。如遇变更, 及时做出《更改单》, 以传真方式向协议餐厅发送, 并要求对方书面确认。 4.旅游景点 上一页 下一页 返回 任务二 计调工作实务 以传真方式向旅游景点发送《团队接待通知书》并要求对方书面确认。如遇变更, 及时做出《更改单》, 以传真方式发送, 并要求对方书面确认。 5.返程交通 仔细落实并核对计划, 向票务人员下达《订票通知单》, 注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量, 并由经手人签字。如遇变更, 及时通知票务人员。 (五) 计划确认 逐一落实完毕后(或同时), 编制接待《确认书》, 加盖确认章, 以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。 上一页 下一页 返回 任务二 计调工作实务 (六) 编制概算 编制团队《概算单》。注明现付费用、用途。送财务部经理审核, 填写《借款单》, 与《概算单》一并交部门经理审核签字, 报总经理签字后, 凭《概算单》、《接待计划》、《借款单》向财务部领取借款。 (七) 下达计划 编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游人员领取计划及附件。附件包括: 名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的《陪同报告书》、游客(全陪) 填写的《质量反馈单》、需要现付的现金等, 票款当面点清并由导游人员签收。 上一页 下一页 返回 任务二 计调工作实务 (八) 编制结算 填制公司《团队结算单》, 经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真至组团社催收, 详见表5 -7。 (九) 报账 团队行程结束, 通知导游员凭《接待计划》、《陪同报告书》、《质量反馈单》、原始票据等及时向部门计调人员报账。计调人员详细审核导游填写的《陪同报告书》, 以此为据填制该《团队费用小结单》及《决算单》, 由部门经理审核签字后, 交财务部并由财务部经理审核签字, 总经理签字, 向财务部报账。 上一页 下一页 返回 任务二 计调工作实务 (十) 登账 部门将涉及该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中, 以便核对。 (十一) 归档 整理该团的原始资料, 每月底将该月团队资料登记存档, 以备查询。 五、会展计调业务流程 会展计调的操作流程包括会前策划、会场布置、会期服务、会后考察、会后总结。 (一) 会前策划 上一页 下一页 返回 任务二 计调工作实务 一是进行会展服务沟通, 按客户要求提供参展期间的服务, 并根据展会的条件提供相应的建议, 确认合作意向。二是根据客户要求, 提供布置、音响、投影、会场、横幅等相关安排。三是根据服务方案, 双方进行细化调整并确认, 明确双方负责人, 补充相关服务内容。 (二)