档案整理方法与质量要求.pptVIP

（2）编制归档文件目录册 ??? ①归档文件目录册由归档文件整理说明、归档文件目录索引、归档文件目录组成。这里归档文件目录右上角的小方框里有4个项目：全宗号、问题、期限、页号。全宗号、问题、期限的填写照该盒文件背脊项目填写，页号的填写方法为每本目录册从“1”开始按照归档文件和盒号的排列顺序，用阿拉伯数字编写，并将该盒档案目录的首页数字填写在“页次”栏。 归档文件目录册必须用档案局制作的专用归档文件目录夹单独装订成册。编制成册方式原则上应与分类方案和档案实体排列一致。永久和30年保管的档案要求制作5套，一套随归档文件放入档案盒，以后2套随档案移交给档案馆，另2套自己查阅。10年期限的档案制作二套目录就可以了。 ②归档文件目录夹的填写： ? 封面的填写：封面项目有全宗名称、年度、保管期限、问题4项。全宗名称填写立档单位的全称或规范的简称。年度填写档案的形成年度；保管期限填写永久、30年（或长期）、10年（或短期）；问题填大类名称。 ? 背脊的填写：背脊项目有全宗名称、年度、保管期限、问题。填写同封面。 盒脊背 全宗号 年度 保管期限 机构（问题） 起止件号 室 馆 盒号 附：装订工具图 ? ??????? 起订机 塑料螺钉及打孔机 案卷? 装订粗线 ? 文件装订细线 文件盖章模式 文书档案整理十步法 一、区分归档与不归档文件 根据本单位的归档范围进行区分。各单位编制本单位的归档范围，经单位领导审批，报档案馆备案。 二、判定文件所属时间 区分不同年度，相同年度的才能一同归档，不同年度的不能放在一起归档。判定文件所属时间方法： 1、以签发、结案、转发时间为准 ; 2、以正本时间为准 ; 3、以闭幕年度、办结年度、批复年度为准 ; 4、跨年度的，如计划、总结、法规等归在文件制发年度、即发文年度 ; 文书档案整理十步法 三、明确 “件”的概念，区分每 “件”文件 文书档案简化立卷与传统立卷最大的区别在于，前者以 “件”为单位进行整理归档，后者则以 “卷”为单位进行整理归档，因此，整理档案前，首先要明确件”的概念。 1、一般每份文件为一件 ; 2、正本与定稿、正文与附件、原件与复印件、转发与被转发件 ; 3、报表、图册、名册一册为一件 ; 4、底稿为打印件，未改动并与正本一样的，不可归档，但会签稿单要归档 ; 5、来文与复文各为一件，重要文件与历次修改稿各为一件。 文书档案整理十步法 四、装订 以件为单位进行装订 1、件内文件排列：几份文件为一件时，应排好顺序: 正本在前, 定稿在后，正本在前, 附件在后，原件在前复件在后; 转发件在前，被转发件在后; 中文本在前，其他语种文本在后。 2、装订位置：左侧或左上角装订，左侧装订则左侧下侧对齐；左上角装订则左侧和上侧对齐，以防订漏页。 3、装订用线装，文件薄的采用缝纫机车，厚的采用三孔一线订，缝纫机车的要二头打结以防跑线。如果本已成册的，若非金属物装订的，可不再拆装。 五、确定文件保管期限 各单位应参照《企业档案工作规范附件档案保管期限表》，编制本单位档案保管期限表，经单位领导审批后，报区档案馆备案。按保管价值的不同，文件分成三个保管期限：永久、长期、短期。 六、分类 选定分类方法，进行分类 新规则提供3种供选择，各单位确定后，每年桉此分类、一般不再变动。 年度-问题—期限→适用于文件不太少的单位 ，一般单位可选用此方法。 年度-机构—期限→适用于部门健全、职责明确的单位 年度---期限 ————适用于文件很少的单位。 文书档案档号 档号 ZB.2007 – A1- Y-001 全宗号 年度（目录号） 类号 件号 保管期限 七、排列 1、以每 “件”文件为一单位，先按问题分类，再按保管期限: 永久、长期、短期，分别排列成三个系列 ，再在同一保管期限内按类别排，如：经营管理类永久系列文件中再按件排列。 在同一类别同一保管期限内按以下要求排，如经营管理类永久中再按 （1）同属一件事的排一起; （2）不同事的按时间排; （3）按重要程度排; （4）批复在前请示在后; （5）会议文件应集中一起; （6）统计报表，简报集中一起; 2、不同保管期限的材料不能同盒，同保管期限不同类别的最好不同装一盒。 3、当年漏归档的文件，补归在文件签发年同一保管期限文件的最后，不再考虑类别等，但要在备考表中注明。 八、编号（盖、填归档章） 每份归档文件在所有档案中的位置，通