如何开好项目启动会.docVIP

[原创 ]如何组织 ERP 项目启动会 一、项目启动会的意义 作从此拉开序幕。项目启动会是整个项目过程中重要的里程碑,开好项目启动会意义重大,直接关系到日 后项目的顺利开展。 行通报,使他们了解项目的背景、经过和规划,为日后更好地配合实施作准备。 其次,项目启动会是誓师会,通过宣讲实施 ERP 项目的动因及意义,增强员工的紧迫感和使命感,提 高公司上下信息化的意识。通过高层领导的演讲,向公司内部及实施顾问表达一种决心和信心,从而统一 思想,扫清顾虑和障碍。 如果再设置问答环节,可以有针对性地解疑释惑。顾问专业的形象和成功的案例无疑能增强大家的信心。 二、启动会前的准备 功夫在诗外。开一个会不难,难的是会前大量和细致的准备工作。前期工作主要是项目资源的配备和 沟通,包括组建项目组、制定任务计划及相关制度,另外就是开展培训和沟通,即让公司领导和相关业务 骨干等与项目有关的人员对 ERP 有一定了解,因为只有了解了、懂了才谈得上参与、支持和配合。启动会 前的准备工作除了确定会议时间、场地、横幅、参会人员,调好投影、扩音设备等等之外,重点是会议资 料的准备。这些资料一般有项目任务书、实施计划表、项目公约、演讲 PPT 、讲话稿等等。项目启动会前, 必要时可以先行召开一个准备会议,集思广益、拾遗补缺,并重点对各个环节、各项任务进行安排和协调, 落实到人头,确保会议务实、高效。可以提前邀请企业内刊记者亲临现场予以采访、拍照及报道,以扩大 同时应将准备好的资料让公司领导过目。 三、启动会的议程内容 等前期准备工作都已确定之后,需要下发项目启动会通知,通知的主要内容是会议议程,议程要清晰 表述 5W ,即会议时间、地点、参会人员、会议主题,以及简要说明会议的目的和要求。公司领导批复上 他是双方沟通的桥梁,也是项目实施的核心。会议时间不宜安排在周末或下午,也不宜在企业生产忙季或 旺季,尽量选择良辰吉日,预示项目顺利。会议地点以公司内部室内会场、礼堂为宜,能够放置投影及悬 挂横幅。 参会人员除了公司领导、 管理人员、 项目组成员, 还有实施方代表, 如 ERP 厂家高层、 实施顾问、 客户经理等等。会议议程一般是企业领导及厂家高层讲话。企业领导讲话一是宣布项目指导委员会及项目 组成员,向项目经理和项目小组成员进行授权,二是宣布相关奖惩制度,给各部门压力及要求,更重要的 是显示领导对项目的重视和决心。例如,在启动会上,当时的公司 CEO 说, 制造信息化将是打造百年鸿 智,必须经历的历史性跳跃。我们失去的只是束缚鸿智的枷锁,而我们得到的将是一个更广阔、更远大的 发展空间! 要做好这件大事, 全体鸿智人必须遵守以下几条铁的纪律:1、 所有的数据必须忠实地及时地输 入电脑; 2、所有的运作必须严格按电脑跑出的结果进行; 3、绝不找任何借口不使用系统,切换后,所有 手工帐全部扔掉。谁妨碍鸿智 ERP 项目,我就妨碍他一辈子! 掷地有声的语言,表明了上 ERP 的决心, 给项目组成员以极大的信心,给在座的公司管理人员强烈的震撼。 ERP 厂家领导的讲话无非是表明厂家对 该项目的重视,会提供一流的资源和服务,与企业共同努力确保项目成功。然后由企业项目经理发言,着 重讲述项目选型过程、介绍项目组成员及分工、宣布实施计划表。可以安排双方项目组成员在企业第一次 全体亮相,互赠礼物,进行宣誓等环节。 ERP 厂家项目经理则向企业介绍实施方项目组成员及职责,并做 此获得领导及各部门一把手对项目资源的承诺和保障。 四、其他注意事项 1、会议需要做好会议记录,并打印出来让双方代表签字,项目办公室予以存档。目的还是一个,就是 让双方觉得这是个严肃认真的事,要给予充分重视,同时让双方感觉项目真正开始实施了,大家的利益是 共同的,目标是一致的。 2、 由于项目启动会议主要是信息展示而不是讨论, 一般时间控制在半天以内, 因此一些需要与会各方 确认或承诺的事宜,需要在启动会议前沟通清楚,否则会严重影响启动会议的效果。 3、项目经理在讲解实施计划时,最好强调这只是个初稿,项目实施过程中,人员、时间、任务会根据 具体需要进行调整。另外,需要强调项目成败关系到公司每个员工的切身利益,每个员工特别是项目组成 员,要明确自己的职责和任务,并有责任有义务对发现影响项目的问题及时沟通,齐心协力,共创佳绩。