会议接待报到服务培训讲义.pptVIP

自作聪明的高秘书 恒达公司要举办一个新产品的推广发布会，邀请了各界人士参加。很多客户对这个新产品很感兴趣，所以来参加会议的人很多，公司特地租了一个大礼堂作为会场。总经理助理林丽对会议工作进行了最后检查，因为会务组负责签到的高秘书是第一次参加这样的会务工作，她特别叮嘱高秘书明天8：00以前一定要到会场，做好与会科任的签到和发放证件、文件的工作。 高秘书是新来公司不久的前台秘书，刚参加工作不长时间就参加这样的大型会务工作，她有点紧张。晚上下班以后，她的大学同学张小燕又拉她去参加她的生日聚会，闹到很晚才回家。等她一觉醒来，发现已经8:00，她赶紧简单收拾一下，公交车也不敢坐了，打出租车赶到公司，到公司以后发现已经有一堆科任再签到台前等着签到了。林助理正在一边招呼  一边着急地等着她。看到她，马上要求她快给客人签到，把会议资料和午餐券发给客人。 林助理走后，高秘书赶紧把签到表、会议资料和午餐券拿到桌面上摆好。看到等候的客人那么多，觉得自己边给客人签到边发资料和午餐券太慢了，就让客人自己在签到表上签到，签完到后到她这边领资料和午餐券。这个办法的确很快，不一会儿，客人们都签完到，领了资料和午餐券进入会场了。 等到会议正式开始后，高秘书开始清点核对，这才发现签到的人数与她发的资料和残卷数不符合，签到表上还有26个人没有签到，而她手里的资料和餐券却都发光了。她立即慌了，不知道是这些人领了资料没有签到？还是根本没来，让别人替领的资料？她根本弄不清楚，想去核对一下，可是她不认识他们，怎么向总经理汇报呢？高秘书不知所措了。 问题： 1.会务秘书应怎样做好与会人员的签到工作？ 2.高秘书的签到工作有什么问题？ 四、报到服务 1.设立醒目的引导牌和标识牌 你会在学校哪些位置导牌指引到你的教室 请学生制作出指示牌的简图 接待人员预先准备的文件袋子里面应有哪些材料 请同学们画出职教城校区的简要地图 3.做好返程票预订与统计工作 你用过哪些交通工具，有没有预订过车票 订票网站 时间 时刻 到达站 车次（航班） 单价 张数 姓名 领票签字 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 请同学们分小组，写出本个小组的返程车票、机票预订登记表。 登记表的内容：时间、时刻、到达站、车次、单价、张数、姓名等项目 制作出表格并填写出内容 工作任务 4.随时统计报到人数 5.汇报报到情况 6.引导与会代表报到的注意事项 （1）查验参会人员的有效证件 联系 P52习题2、3 2-2 接待报到工作 P46案例 思考： 1.接站时 ，如果客人分批到达，应如何合理安排接站人员和车次？ 2.如果你是马芳，当面临客人已经到达而另一批客人晚点这种情况，应如何处理？ 3.马芳在接站工作中存在哪些不足？ 情景模拟 还有两天就是会议报道日了，参加会议的同仁们就要来公司交流经验了。这是一个向全国医药专家学习的好机会，公司上上下下都很重视。这不，安排秘书小辛全程参与外地宾客的接站、报到和签到服务。可这样的工作对刚来不久的小辛来说还很陌生，她从来没做过，不知从何做起 接待工作的几个要素 来访者 来访意图 接待者 接待任务 接待方式。 任务： 请分别找出P46案例中的这些要素 我院英国来访客人的接待日程。讨论你得出的信息。 一、接待规格的确定 (一)接待规格的种类 1．高规格接待。 主方主要陪同人员的职务、级别比客方主要人员高。 高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。 2．对等接待 主方的主要陪同人员与客方主要人员的职位、级别等同的接待，即是对待规格的接待。这是最常用的接待规格。 3．低规格接待 主方的主要陪同人员的职位与级别低于客方主要人员的接待，即是低规格接待。这种接待规格常用于基层单位，比如上级领导到下属企业视察，其企业的最高领导的职位也比上级领导低，这就属于低规格接待。 电子教案模版配色（3） 接待规格与接待计划 接待工作 一、接待规格的确定 小提醒 电子教案模版配色（3） 高规格接待需要注意的事项 确定接待规格一定要考虑到多方面因素。并不是规格越高越好。经常用高规格接待，有以下三个负作用：（1）经常使用高规格接待客人，会让客人轻视主方公司；（2）经常使用高规格接待，会影响领导的工作。（3）经常使用高规格接待，会让不同企业相互攀比，产生厚此薄彼的误会。 一、接待规格的确定 (二)接待规格的确定依据 1．来访者的身份。 2．双方的关系和利益。双方关系密切且事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，可以派出身份较高的领导人出面会见，即高规格接待。 3．对方的会见要求。 4．一些突然的变化会影响到既定的接待规格。如上司生病或临时出差，只得让他人代替，遇到这类情况，必须向客