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无意义的讨论主要是由红、黄、黑帽子的思维方式引发的，而白、蓝帽子没有发挥自己的作用 讨论者掌握的信息不一致，或是没有客观的分析已有的信息 对于讨论的问题，在同一时刻没有戴同一顶帽子（同样的思维方式） 讨论过程中的思维过程控制与组织不足，不能及时制止无意义的讨论 在掌握相同信息的情况下，应该充分重视白帽子的思维方式，依据事实看问题 讨论者应该由主席引导，在同一时刻戴同样的帽子 主席应该始终保持蓝帽子的思维方式，控制讨论的过程，跳出论点本身，判断需要进行的讨论和正在进行的讨论 问题 建议 工具举例 资料来源：《六顶思考帽》、波若思 会议后应避免发生的问题及对策 问题 原因 建议 1 会议成果不能落实 欠缺会议记录 不能对决议事项进行跟踪 不能对会议成败得失进行检讨 不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组 与会者对会议感到不满 责成专人负责进行会议记录 及时评估刚结束的会议 适时追踪会议中决议事项的执行状况 适时解散已完成任务的委员会或工作小组，以免他们无中生有地找理由开会 与与会者沟通，把握他们对会议不满的原因 本报告的主要内容 本报告的定位及公司基础管理的内涵 公司基础管理的内容与工具 信息管理 目标管理 时间管理 助手管理 文件管理 会议管理 本次项目所指的文件是公司管理过程中产生或使用的、以纸面形式存在的、有重要价值的文书，总体分为三大部分 文件的书写 文件的传递和阅读 文件的管理 由于文件的特殊性和重要性，因此要求工作人员具备沟通合作、书写和口头表达等方面的良好能力，并严格的按照程序以及规章制度进行 文件的使用和传递包括各类文件的签收、登记和阅读等环节，是对于文件重要的直接利用过程 文件的管理包括文件的立卷、归档、销毁，是文件处理过程中时间跨度最长的一个环节 文件的书写是文件控制与管理过程中工作量以及难度最大的一个环节，对工作人员的要求很高 　 要求 说明 人员要求 沟通合作能力 工作人员要有较强的人际关系技巧和协调沟通能力，在接受书写任务时，要明确领导意图 写作能力 要求工作人员文思敏捷、行文迅速、符合规范、切合实际、言简意赅 口头表达能力 要求工作人员口齿清楚、表达准确、条理分明 保守机密 要求工作人员对于涉及公司机密的资料严格保密 书写规范 文件书写申请 文件申请由文件书写需求单位或个人提出，又管理办公室审核，通过后可进入书写阶段 文件书写规范 注意文件内容与申请内容一致性，文件格式与公司文件格式的一致性，应逐项按规定书写，字迹要工整、清晰 文件的传递和阅读要求准确性和及时性，分为文件发送和文件接收两个部分 文件送审 文件签发 文件编号 文件登记 文件复印 文件发送 文件发送 文件接收 文件签收 外部文件 文件拆封 收文编号 收文登记 文件阅读 内部文件 文件传递的步骤必须清楚，传递过程中不能出现脱节的情况 过程 步骤 要点 文件发送 文件送审 应附上提纲和疑难问题、重点问题说明，适时催询审批结果 文件签发 每一类文件必须通过具有相应资格签发人的签发,方可生效 文件编号 根据文件类别编制文号，编号要根据文件登记顺序依次排列，不可有空号或重号 文件登记 注意登记：文件号、文件字号、文件标题、拟稿部门、密级、分发情况、发出日期、封套号 文件复印 尽量采取缩印之方法；没有特殊情况，可采用双面复印，并注意装订 文件发送 文件发送工作由“文控中心”完成。发送范围根据文件标注的范围，一般为人工发送 文件接收 文件签收-外部 运用 “文件签收”印章签收，签收标志一般盖在文件右上角，便于立卷归档后翻阅 文件签收-内部 各部门文件管理员在收文时，需在“投递单”或“传送薄”上签名 拆封 拆封要由封面指定人员执行，其他情况一律由“文控中心”工作人员负责拆封，注意将封皮保存一段时间，备查 收文编号 文件收妥清单完后，要进行编号，编号原则同公司内部文件编号制度 收文登记 根据文件的秘密程度、文件的性质、实际工作需要、文件数量多少情况决定是否登记 在文件传递后进入阅读部分 　 说明 文件阅读 各部门领导收到文件后，要进行批示，内容包括 阅读范围 阅读方式 工作安排 其他相关事宜 文件传阅 部门传阅文件如果量大，则应注意选择合适之传阅方法，以避免混乱及效率低等问题，常用方法有： 分送传阅，逐个递送 集中传阅 设立传阅室，适用于重要文件 回传：在传阅过程中，若有领导批示与其他人有关，则应回过 头传给相应之人 专传：用于机密文件的传阅 层次分明、清晰的文件分类管理，对文件查找和保存具有积极的意义 　 说明 确定立卷范围 文件立卷范围总的原则为本部门工作活动中形成的，已经办理完毕，具有查考价值的收发文件、会议文件、电话记录等文件，文件立卷范围应注意： 要有全面、长远的观点 要以内容为主 不能片面强调以