公司档案管理制度实施细则.docxVIP

公司档案管理制度管理细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实 现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效 的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法 律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完 整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公 司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护 公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则， 由公司综合管理部统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由综合管理部进行日常管理，其他各 部门在工作和业务经营活动中形成的基建、科研、文书、音像、人 事、会计、实物等档案均须由公司综合管理部管理，各部门不得分 散保存。 二、档案管理人员配置及其职责 公司综合管理部指定并配备档案管理人员，其基本职责如 下： 1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规 和档案管理制订的有关规定、办法、细则。 第?1?页?共?17?页 2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 3、在统一领导、统一管理的原则下，根据管理要求对档案材料 的进行积累、收集、立卷、归档工作。 4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利 用。 5、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向公司分管档案 领导反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受公司领导的监 督、指导和检查。 6、负责做好公司档案材料的收集整理工作并在本月底内，公司 其它各部门档案资料全部移交至综合管理部关水林处，确保本公司 档案的完整、真实和安全。 7、办理公司领导交办的其他有关档案业务工作。 三、档案归档范围及档案接收与整理 (一）公司档案归档范围主要有以下几个方面： 1、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管 理决策等； 2、公司内部及与其他单位往来发文； 3、办公用品管理、采购、出车及维修记录等；日常管理方面的 员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维 修登记、材料收发，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、 请示批复，员工民主生活会方面的记录等； 4、人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、 第?2?页?共?17?页 入职手续、员工资料等。 5、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案 等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度 或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客 户资料等。 6、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容 7、客户考核评分、客户档案卡、客户投诉记录、客户增值服务 记录、客户回访记录、客户意见调查记录 8、财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面 的固定资产核算、费用申请等 9、日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、 档案保管、核算、借阅、销毁等内容。 10、营销促销活动方案及客户资料、市场调研资料、与客户签 订的协议等。 以上各部门归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件，各部 门将材籵归档整理好后全部移交到综合管理部档案室。 （二）归档文件的等级划分及保管期限 需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下： 文件等级 文件类型 保管期限 第?3?页?共?17?页 一级 秘密文件 公司各项规章制度、简介、执照、资质证 书、荣誉、经营计划、管理决策，公司内 部及与其他单位往来发文，人事方面的各 种文件，财务报表、账册、资产核算，合 同及司法文书等 永久 二级 重要文件 会议记录、重要谈话、各种总结、报告、 请示批复、企划方面的宣传方案、形象展 示、涉及工程项目的文件等 5?年以上 三级 普通文件 员工考勤，前台的外出登记、钥匙登 记、来客记录、电话记录、维修登记、材 料收发、设计师排单，仓库管理方面的材 料进出登记、核算、保管，档案方面的管 理指导、档案保管、核算、借阅、销毁， 后勤方面的费用申请、办公用品管理、采 购、出车及维修记录等 3?年 （3）档案编号方法 1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及 业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于 科学管理和开发利用。 2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为： 第?4?页?共?17?页 综合管理部： ZH ，生产部：SC，技术部：JS，质量部：ZL 市场营销部：SHC，采购部：CG，财务部：CW，物资物流部：WZ?。 3、公司工程项目档案编号为：CQLY-日期 4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面 的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部 门管理统一，对内制度/规范性