建设工程设计文件控制管理办法.doc

建设工程设计文件控制管理办法 2.1、设计文件控制 2.1.1文件和资料的分类 文件和资料按来源分为内部和外部文件、资料。 2.1.2文件、资料的载体形式 文件、资料可以是纸质、电子载体等形式。 同一内容的不同形式、不同语种的文件、资料视为同一份文件进行管理。 2.1.3文件、资料处理分为收文处理和发文处理。 收文处理包括文件的签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、归档。 发文处理包括文件的起草、核稿、呈批、登记编号、印制、分发、归档。 2.1.4文件的拟制审批及发布 各级部门在拟制新文件时，应组织评审现行有效的管理手册、程序文件及其他规范性引用文件的要求，避免文件之间的重复、矛盾或不一致。 作业文件的编号：国家或行业以及顾客有规定的按规定执行， 公文类文件编号由(发文单位简称)+(年号)+(顺号)组成。 文件发布前应经具有相应职权的人员或其授权人审批。《管理手册》由总经理审批；《程序文件》由管理者代表审批。其他文件(包括管理标准、作业标准)由分管领导审批。 2.1.5文件、资料的分发 文件资料分发由文管部门或文管人员负责，分发应建立和保持可追溯记录（如《发文薄》、电脑记录等）。用邮寄分发的，应采用挂号，并将凭证号妥善保存备查；直接分发至收件人的，应保存收件人签收记录；用互联网、局域网分发，应使用统一配置的软件，并按规定操作。文件资料原则不得越级分发。本院文件原则分发至直管单位，再由各单位根据文件资料的适用性转发至相关场所。 文件资料接收由文管部门和文管人员负责，收到后应先确认文件资料内容无误，然后按收文处理程序及时贴上处理签，呈送相关领导签处，并确保文件资料及时分发至相关场所。 2.1.6文件立卷归档 应归档文件处理完毕后，承办人要及时移交本部门文件管理人员，个人不得保管。 各部门负责归口管理文件的立卷，各级部门负责本单位文件的归档管理。各部门文件的整理立卷时间，各部门文件管理人员应在规定的时间按要求将文件整理立卷，及时移交档案管理部门。立卷、归档标准按档案管理有关规定执行。机构撤销时，其档案必须按规定及时进行移交。电子公文归档按有关规定处理。 2.2、设计程序管理 设计管理部应根据项目设计特点，确定对设计过程的控制要求，并形成《设计管理配合要求》，发放至设计单位。 对每一个设计项目，在设计开始前，设计管理部要求设计单位提供该项目的设计计划和设计输入文件，由设计管理部指定的控制人员审查认可，并填写《设计跟踪检查记录单》。 在初步设计及施工图设计进行过程中，设计管理部应组织控制人员，依据《委托设计合同书》要求和《设计控制计划》规定，前往设计单位进行实地跟踪检查。 实地跟踪检查内容包括设计进度、人员资格及专业配合等。检查的依据是《委托设计合同书》、《设计管理配合要求》、设计单位编制的《设计计划》；检查结果应填入《设计跟踪检查记录单》，并将该文件报集团企业备案。 检查中发现不符合要求的问题，由检查人员填入《专业工程师通知单》，要求设计单位整改，并要求设计单位将书面整改结果报设计管理部备案。 2.3、设计可追溯性 原则上，勘测设计产品均有可追溯性要求。通过产品标识、产品及其原始资料归档、保存产品发放记录、图纸编号、文件和资料编号、记录的编号等，以实现产品的可追溯性。满足产品可追溯性要求的标识应具有唯一性，包括：企业名称、图纸编号、图纸签署、文件和资料编号、记录编号及岩、土、水试样的编号等。 可追溯性管理流程图：