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提高人事档案管理与应用效率 摘 要 干部人事档案是干部个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情况的真 实记载，它能为干部的评价、考察、任免、调动、晋升提供可靠的第一手材料。 随着社会的发展，对干部人事档案管理和利用提出了新的要求，现行的一些管 理和利用方面的不足逐渐凸现出来。因此，我们应将干部人事档案管理作为搞 好干部人事管理的基础性工作狠抓落实，作为提高干部人事管理水平的必备工 作予以高度重视，紧紧围绕加强干部人事档案的管理与利用为目的，助推我所 干部人事改革的不断深化。 关键词：?干部人事档案；管理效率?；提高应用?；规范严谨 第?1?章?引言 当前，信息技术手段已在各行各业中得到了广泛运用。对于我?所人事工作 而言，干部人事档案管理工作是极其重要的，而为了使管理工作的科学性以及 高效性得到保障，?我所就需在档案管理工作中加强信息技术的运用。一般而言， 依靠计算机技术、数字摄影技术、多媒体技术、扫描技术、数据库技术以及存 储技术等信息技术将各种形式的档案资源转变为数字化档案信息就称之为档案 管理信息化。运用信息技术，可使一个完整有序的档案资源信息库?得到建立， 并使档案管理工作的准确性以及科学性得到提升。 人事档案信息数据库是?进行人事档案信息化管理的基本保障。只有建立了 人事档案信息数据库，人事档案才能实现简单、高效、方便的管理。与此同时， 在建立数据库时应注意几个问题。首先，统一系统软件的主要信息是至关重要 的，其可确保信息的及时性、准确性和完整性。其次，确保系统软件的统一， 以降低信息转换的难度，促进数据的共享和沟通。最后，定期的数据库维护与 升级是必须的，这样使人事档案信息具有时效性。此外，实现网络资源共享也 是数据库建设的一部分。?我们在日常的人事档案管理不能总局限于一台计算机 上，而是在各级?单位之间构建局域网或广域网，从而达到在不同部门的管理人 员可在计算机共享条件下实现人事档案的读取与调用?。 第?2?章?我所干部人事档案的管理与利用存在的?不足 通过梳理现行档案管理工作，发现我所当前的档案管理工作还存在以下几 点不足：?一是现行的干部人事档案管理?的工作方式方法?不够高效，过分注重纸 质档案，而容易忽略与之配套的电子档案；二是对于计算机和现代网络信息技 术的应用还仅仅停留在存档的层面，没有将现代化工作方式的优势很?好地发挥 出来，导致工作效率较低；三是干部人事档案管理工作者的专业能力?与在新时 期的档案工作要求不太适应?，需要加大学习力度，使档案管理知识和实际工作 能够跟好的结合起来。 第?3?章?创新档案利用方法，提高档案的有效利用率 针对以上所存在的?不足之处?，我所积极建设干部人事档案管理的信息化和 高效化，?通过投入一定的物力和财力，?努力提高档案管理工作的效力?，实现对 干部人事档案的高效管理和利用。 3.1?充分挖掘档案功能的发挥，提高档案的利用价值 通过以下三种措施，有效的提高了我所档案管理的效率：?一是丰富档案内 涵。在我所的干部人事?档案管理过程中，?对干部人事档案?增加了全面反映干部 真实情况的内容，比?如增加社会福利待遇、住房情况、经济收入?以及学历学位 等情况；二是提高干部人事档案在干部人事?工作中的影响力和执行力，发挥档 案提供考察依据的有效作用；三是合理开发、利用干部人事档案资源的优势， 建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，发挥档案的社会效益，充 分发挥干部人事档案全面反映干部个人成长情况的作用。 3.2?改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的 信息化 对我所干部人事档案的检索，无论是采用?“四角编码”法还是“笔形编号” 法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但使用和查 阅时费时费力，用起来繁锁，工作效率低。为提高?效率，我所?采取以英文字母 的顺序号进行编排，?便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理 水平，我所对干部人事档案进行?计算机管理?，建立信息化人事档案。在此基础 上，研究建立了?检索系统。通过这个?系统，在进行干部人事档案管理工作中， 查档人员?可以利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅 可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。 在干部人事档案信息化的过程中，我所建立了?完善档案材料收集的长效机 制，并把普通收集与定向收集?、长期性收集与突击性收集结合起来，完善科学 合理有效的档案收集机制，发挥档案工作者工作的主动?性，克服档案管理?工作 的盲目性?、随意性和应付性，增强档案资料的真实性?；其次，在收集档案的过 程中疏通和拓展档案材料的来源渠道?，在此基础上?力求材料来源的真实性?和准 确性。 第?4?章?加强人事档案管理信息化 4.1?促进人事档案管理规范化 由于电