员工档案管理制度【精品推荐】.docx

PAGE PAGE 1 员工档案管理制度 目的 为规范员工档案管理，妥善保管、合理利用员工档案，更好地服务于公司各项工作，特制定本管理制度。 适用范围 本制度适用于单位员工档案的管理。 定义 员工档案指公司在录用、调配、培训、考核、奖惩、任用等工作中形成的记载员工个人经历、业务水平、工作表现、工作业绩、工作变动等情况的文件材料，是公司全面地考察了解人才、正确选拔使用人才的重要依据，区别于员工个人的人事档案。 4.人力资源部门的职责 4.1人力资源部负责制定档案管理制度，并根据制度管理及保存员工档案。 在员工档案管理工作中严守保密原则，确保员工档案齐全完整、管理规范、使用方便。 5.员工档案的内容 包括但不限于以下内容： 录用资料： 职位申请表、面试报告 背景调查报告（重要岗位）、学历认证报告、个人信用报告（财务关联密切岗位）、无犯罪记录证明（财务关联密切岗位） 录用通知书 基础资料： 员工信息登记表、累计工龄申报表 户口本首页及本人页、身份证/护照复印件 学历证书、学位证书复印件 职称证书、执业资格证书复印件 1寸证件照片 入职体检合格证明原件或健康证原件 劳动关系资料： 劳动合同/劳务合同/实习协议/退休返聘协议及合同附则 商业/技术秘密保密协议 廉洁自律承诺书 员工与上一家单位终止、解除劳动关系的证明复印件 劳动合同续签审批表（或OA日常工作审批电子流程备查） 培训资料： 入职员工培训及规章制度签阅单、员工手册签收 培训协议 培训资料、取得证书的复印件 考核奖惩资料： 员工受到奖励或惩戒形成的文档 其他重要绩效考核资料（或OA日常工作审批电子流程备查） 异动形成的资料： 内部调动审批表（或OA日常工作审批电子流程备查） 工作移交记录 晋升/降职/任免文件（或OA日常工作审批电子流程备查） 员工离职资料： 辞职申请书 工作移交记录 员工离任/离职单 解除（终止）劳动合同的决定书复印件 其他与个人有关具有参考价值的文件资料 备注：以上特别说明复印件的可存档复印件，其它系指原件。 6.工作规范 6.1人力资源部门应指定HR兼职作为员工档案管理员，负责本公司员工档案的管理。档案管理员认真做好归档资料的鉴别，确保资料真实、完整。 6.2员工档案，用档案袋一人一档保管。档案袋封面粘贴《员工档案目录》（见附件），档案袋内资料按照《员工档案目录》顺序排列，用盖板式装订夹装订成册，便于查阅。 6.3绩效相关档案由负责绩效模块的HR集中保管，按年度整理编录，根据绩效考评结果，需要归入员工个人档案的（考评优秀或较差的），于次年3月31日前归入。薪资档案由负责薪资模块的HR集中保管，按年度整理编录，于次年3月31日前归入。 6.4在职人员与离职人员档案应分开管理。在职人员按部门分类存档，离职人员按姓名拼音字母顺序分类按序排列存档，离职员工档案非中高管保存5年，中高管保存10年。 7.档案的建立 员工纸质档案： 在新员工入职当月内建立该员工档案，后续形成的档案资料当月归集； 员工的基本档案资料发生变动时（如学历提升、身份证更换、技术职称提升等），员工本人应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。 员工电子信息档案： 员工信息档案应在人事管理系统中录入及维护； 员工录用后即开始员工信息档案的建立，后续员工的入职、签订合同、转正等异动情况在信息取得后五个工作日内进行信息档案的维护。 8.档案的查阅 8.1因工作需要，员工档案可以提供相关人员查阅，档案管理员应做好查阅记录。 8.2上级可查看下级的员工信息登记表、个人简历、考核信息；其他情况，需经人力资源部负责人同意。 8.3查阅员工档案的注意事项： 严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料； 不得擅自复制（拍摄）档案内容； 查阅者均不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚； 员工档案只可查阅，不可外借。如确因工作需要从档案中取证，必须人力资源部负责人审批。 9.附则 9.1公司有权根据实际情况补充、修改或取消本管理制度，人力资源部负责解释本管理制度。 9.2附件1：员工档案目录 附件2：员工档案查阅登记表