商务文书写作实务模块四 课件Microsoft PowerPoint 演示文稿.pptVIP

项目三 会议记录 学习目标 1.了解会议记录的概念和特点 2.了解会议记录的构成要素 3.了解会议记录的写作结构 4.能够规范写作会议记录 情境任务 为了贯彻“安全第一、预防为主”的方针，建立安全和谐的生产经营环境，减少事故的发生，降低安全风险，增强企业形象和效益，亿利食品有限公司于3月13日上午，隆重召开了以“安全生产，重于泰山”为主题的安全生产会议，公司主要领导、各车间主管参加了此次会议，办公室秘书李文对此次会议进行了记录。 请根据会议发言情况，做好会议记录。 任务分析 完成此任务，首先要掌握会议组织的基本情况（如会议目的、名称、时间、地点、参会人员等），这是做好会议记录的基础；其次要抓住会议的主题，这样在做会议记录时才能抓住重点；再次要清楚会议记录的结构和写法；最后要做好会后整理工作。 模块四 商务会议文书 要点 本模块由写作会议通知、会议议程、日程、会议记录3个项目构成。通过项目训练，旨在使学生了解会议通知、会议议程、日程、会议记录的含义、特点与作用，掌握其写作格式、结构与要求，能够结合实际工作拟写规范的会务文书。培养学生逐步具备会议策划和组织服务的自觉意识。 重点 会议通知的结构和写法。 会议议程、日程的结构和写法。 会议记录的结构和写法。 难点 会议议程的安排。 提高会议记录的效率。 本模块中各文种的病文析改。 项目一 会议通知 学习目标 ： 1．了解市会议通知的含义、特点、分类和作用； 2．掌握会议通知的结构和写法； 3．能根据任务要求，规范地拟写和修改会议通知。 情境任务： 根据总公司关于国庆节前开展安全大检查工作的要求，美味食品公司广州分公司安全生产综合治理办公室于9月12日召开节前安全检查工作会议，对有关安全检查的方法、步骤和要求做出了布置。 要求：请根据以上情境，以美味食品公司广州分公司安全生产综治办的名义拟写一份会议通知。 任务分析： 会议组织方能否将参会信息清晰、准确、完整地传达给参会者直接关系到会议召开是否成功。完成此任务，首先要明确召开此次会议的背景、目的、会议的议题、时间、地点、参会人员、要求这样一些基本事项；其次，要清楚会议通知的结构写法与语言表述；最后，要将拟写好的会议通知及时下达给有关部门和个人。只有这样，才能保证会议的如期举行。 学习指引：知识点 一、会议通知的概念 通知是运用最为广泛的下行文，作为其中重要的组成部分——会议通知也是企事业单位众多的会务文书中最为常见的。会议通知是一种用于发布会议的基本要素，要求与会人员共同执行、办理或者周知的文书，是会议组织者和与会人员之间会前沟通的重要途径。发布会议通知是会前工作的重要环节。 二、会议通知的特点 （一）告知性 （二）指导性 （三）时效性 三、会议通知的种类 如按通知的形式可分为口头通知和书面通知。 按通知的性质可分为预备性通知和正式会议通知. 按会议通知的发布方式，常分为文件式、备忘录式、请柬式和张贴式会议通知四种。 技能点 一、会议通知的结构和写法 （一）标题 会议通知标题常见的写法有三种形式： （1）只标明文种，即《通知》或《会议通知》，如果是请柬式会议通知，标题就是《请柬》或《邀请函》 （2）会议名称＋通知，如《关于召开××会议的通知》 （3）单位名称＋会议名称＋通知，如《广州大学关于召开××会议通知》 （二）通知对象 通知对象就是会议通知的接收方，可以是具体的某个单位，如“××公司”，若是很多单位，则可用统称，如“各分公司”或将几个单位并列列出。通知对象也可以是个人，通常直接写参会者姓名和职务。 （三）正文 正文是会议通知的主要组成部分，一般包括以下几个内容： 1、会议的目的、召开本会议的背景、会议名称和主题。 会议通知在说明具体参会条款之前有的会有前言，可以写出会议召开的背景即会议召开的依据、召开本次会议要达成的目的、会议组织方和会议的名称，会议议题和讨论的提纲，如果是学术报告会，则在开头写明报告者的姓名、身份和报告的内容。如“在××（背景、形势）下，为了××（目的），××（会议组织方单位名称）特决定举办××会议（会议名称），具体事项通知如下”。 2、会议时间 包括具体日期即会议开始和结束的时间，会期长的还要写清楚报到的时间。需要注意的是会议召开的时间通常要具体到某时某分，而不是笼统的某一天或上午。 3、会议的地点 会议地点即会议召开的具体地方，应写清楚会场所在的城市、地名、路名、门牌号、单位名称、楼号和房号等，如果参会者中有外地或外国的，最好附上乘车路线图，标明地理位置及到达的主要交通方式以供参考。 4、参会对象 参会对象指的是具体的参会人员构成，包括人数、姓名、职务或部门，有时根据需要还要明确参会者的身份特征，如是出席还是列席，