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名泽文化发展有限公司 会议管理制度 第一章 总 则 第一条 为进一步加强和规范公司会议管理，制定本办法。 第二条 公司和各部门召开的会议，均按本办法管理。 第三条 办会坚持精简、务实、高效、节俭原则，严格控制会议规格、数量、规模、会期，改进会议形式，降低会议成本，提高会议质量。条件允许的情况下，提倡召开视频会议。 第四条 公司党办行政办负责公司会议统筹、安排和管理。 第二章 会议的类型及办理 第五条 本办法所述会议主要有高层会议、综合会议、专业会议和临时会议。 第六条 高层会议主要包括公司股东大会、董事会、监事会、党委会、经理班子会、党政联席会，该类会议由党办行政办负责筹备、办理。 第七条 常规综合会议主要包括公司党代会、职代会、团代会、纪念大会，该类会议由党群工作部筹备、办理。 第八条 专业会议主要指部门牵头组织召开的专业和业务会议，该类会议由牵头组织部门办理。即经济运行分析会由党办行政办公室组织办理，考核会由企管部组织办理，安全生产调度会由安全生产管理部办理。 第九条 临时会议主要指上级组织安排和因工作需要临时召开的会议，如现场会、报告会、业务洽谈会等，该类会议根据具体内容由党办行政办安排、筹备，相关部门办理。 第十条 会议时间安排 （一）股东会、董事会按《公司法》和《云南永昌铅锌股份有限公司章程》规定组织召开；党委会、经理班子会、党政联席会不定期召开，具体时间由总经理、党委书记确定。 （二）党代会、团代会原则上分别与“七·一”纪念大会和“五·四”纪念大会同期召开，职代会原则定于次年1月内召开。 （三）各专业会议原则上各部门根据需要确定，提前报办公室，由党办行政办根据年度会议计划协调安排。 序号 会议名称 对口部门 备 注 1 经济运行分析会 党办行政办 2 公司考核会 企管部 3 安全生产调度会 安全生产管理部 （四）临时会议由党办行政办根据会议内容、时间、地点、会期、范围及人数、经费预算等临时安排。 第三章 会议组织 第十一条 会议计划 （一）常规会议须纳入年度会议计划，要求各办理部门于每年12月上旬提出下年度会议计划（包括会议名称、内容、时间、地点、会期、范围及人数、经费预算等），报党办行政办汇总，并经公司党政联席会议研究后下发执行。 （二）接到其他会议预报，党办行政办和相关部门须提前做好会议安排。除特殊情况外，原则上不得召开计划外专业会议。确需召开的，须由承办部门书面请示分管领导同意，报公司主要领导审批。 第十二条 会前准备 会议办理部门应根据年度会议计划安排，会前一周向党办行政办或党群工作部提出会场布置、就餐和车辆安排等具体申请，提前做好会议通知、材料等准备工作。临时会议也应事先与党办行政办取得联系，以便安排会议场所和必要的设施。 第十三条 会场布置 由办理部门负责，会议室管理部门协助，具体包括签到簿、记录纸笔、会议须知、保密要求、出席证、会标、席位卡、话筒、音响、投影、远程视频设备，以及茶水饮料、水果、花木等等。 第四章 会议要求 第十四条 参会人员应按时到会，有事向会议主持人请假。会议期间将移动通讯工具关闭或设置为振动。 第十五条 办理部门要指定专人做好会议记录，重要会议应及时整理形成会议纪要，并印发执行。其中，紧急会议纪要会后1个工作日内完成；高层会议纪要会后3个工作日内完成。股东会、董事会决议、记录，在会议结束时须提交有关人员签字、盖章。 第十六条 严格遵守会议保密纪律，不得擅自传播扩散。传达贯彻会议决定事项，有会议纪要的以会议纪要为准，无会议纪要的以会议材料为准，并按规定范围传达。 第十七条 高层会议、常规综合会议等重要会议的全套资料（包括通知、材料、记录、纪要等）须于次年3月底前移交党办行政办档案室立卷归档。 第五章 其他事项 第十八条 会议原则上安排在公司办公大楼三楼会议室、公司大会场和硅业公司会议室召开，会议室由党办行政办根据会议内容和规模合理安排。如确需在其他地点召开的，须书面请示分管领导同意后报公司主要领导审批。 第十九条 公司召开的内部会议原则上不安排会议用餐，报告会等会议用餐由公司办公室统一安排，普通餐150—200元/桌，非普通餐300—400元/桌（含酒水）。 第二十条 会议室办理人员应在会前半小时将会议室门窗打开通风，保持会议室空气清新；会议期间，至少每隔20分钟倒1次茶水；会议结束后及时打扫卫生，保持会议室干净、整洁。 第二十一条 会议室办理人员应在会议召开前半小时完成话筒、音响、投影、远程视频等设备调试工作，并再次对布置内容进行检查等。 第六章 附 则 第二十二条 本办法由公司党办行政办负责解释。 第二十三条 本办法自印发之日起施行，原有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。 二○○九年七月二日 附件： 名泽文化发展有