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档案管理制度 为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，结合公司实际情况，特制定本制度。 一、公司档案范围 （一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议纪要、会议记录等。 （二）公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 （三）公司各种工作计划、管理制度、办法、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报等。 （四）公司与有关单位签订的合同、协议书、备忘录等文件。 （五）公司贷款担保、投资、融资的各种文件、资料、报表等业务材料。 （六）公司员工劳动合同书、社会保险、福利方面的文件材料。 （七）公司员工人事档案。 （八）公司大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 （九）本制度规定范围内的所有档案由办公室集中统一保管。 二、归档要求 （一）总要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的关系，分类归档登记。 （二）归档的文件材料种数、份数均应齐全完整。 （三）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、复印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别订立在一起，不得分开，文电应合一归档。 （四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年。 （五）档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 （六）案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 三、档案管理人员职责 （一）按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 （二）按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 （三）工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 四、档案的利用 （一）公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅人都要填写《借阅单》，报主管领导批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门领导签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 （二）档案借阅的时间为当天，并在档案室内（或办公室）查阅，用毕按时归还。如需跨日延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 （三）查阅档案时不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪、贴涂改其字句等，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。档案如发现损坏、丢失或未还，应及时向借阅人追查收回，并报告总经理根据具体情况处理。 （四）档案管理员或档案查阅人必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等，不准转借，必须专人专用。 （五）查阅档案时必须严格保密规定，不准泄露档案材料内容，如发现泄密，并对公司业务和信誉造成损害的，要追究相应责任。