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会议管理制度 （试 行） 为提高工作实效，建立正常工作秩序，强化内部管理，重视时间效应，保障公司会议均能产生预期的、较好的作用，特制定本制度。 一、管理职责 办公室是公司会议管理的归口部门，负责公司组织召开的会议的会务工作和公司行政会议的会议组织和会议管理。 二、会议准备 1、会议计划 （1）所有会议召开前都应有会议计划，重要和大型会议应制定书面计划（或方案）。 （2）会议计划原则上应包括以下内容： 会议名称、会议主题、会议时间、会议地点，会议召集人（或部门）、会议组织、参会人员、会议内容、会议日程、会议议程、会议资料清单、会议筹备工作、会议费用预算等。 （3）例行会议的会议计划在第一次会议确定后，原则上不再变化，如有变化，由会议召集人（或处室）临时通知。小型或非正式会议，以上内容可简化，由会议召集人（或处室）决定。 （4）会议计划（或方案）由处室或会议召集处室拟定后，报公司分管领导（大型会议报董事长）审批同意执行。 2、会议通知 （1）会议召开前，办公室或会议召集处室，应提前通知参会人员，以便作好参会准备。 （2）会议通知有口头（直接或电话）和书面通知两种方式，小型或非正式会议可采用口头（直接或电话）通知；重要和大型会议则应采取书面通知；例行会议除第一次和有变动时通知外，以后则不再通知。 3、会议资料准备 （1）召开会议所需要的文件由召集会议处室拟制，并报相关领导审核同意。如需下发给每个与会人员，则由办公室复印后，由会议召集处室或会务组发给每个与会人员。 （2）如需与会人员准备发言材料或提供相关资料的，应在会议通知时具体说明。 4、其他会务准备 除了以上准备工作外，根据会议需要还应做好以下会务准备工作，重要和大型会议，应成立临时的会务组，并进行分工，逐项落实。 （1）会议地址的选定和会场内外的布置、会议设施的准备。如会场内的会标、横幅、桌椅、座牌、灯光、音响、放映、录音、鲜花、茶水等；如会场外的彩旗、欢迎牌、指示牌等。 （2）会议住宿的安排。 （3）会议用品的准备，包括会议礼品、会议证件（代表证、工作证、记者证）等的准备。 （4）会议人员接送安排。 （5）会议宣传报道安排，包括会议录像、照相、邀请新闻单位、采访安排、会议情况采写、报道等。 （6）会议费用预算，本着节约、开支留有余地的原则进行预算。 三、会间管理 1、会前检查 开会前，尤其是重要和大型会议前，必须对会议的各项准备工作进行一次全面检查。包括参会人员通知落实情况、会议资料准备情况、会场内外布置情况、会议设施与用品准备情况、会议录像照相落实情况等，发现问题应立即采取补救措施。 2、会议签到 重要会议组织者（或处室）应准备好会议签到册，与会人员到会时应签到。 3、会议纪律 （1）参加会议的人员不得迟到、早退、中途无故退席。因故不能参加会议，必须提前向主持人请假。 （2）参加会议人员的手机开会时应调为振动，重要电话须接听应到会议室外接听，严禁在会场内大声打电话。 4、会议组织 会议主持人应把握好会议进程，控制会议时间，维持会议秩序，提高会议效率。 5、会议记录 （1）参加会议的人员应做好会议记录，重要的会议，会务组应为每位与会者准备好记录本和笔。 （2）重要和大型会议，应由会议召集人安排专人作好会议记录。 （3）会议记录要做到字迹清晰、内容完整、记录准确，对会议的结论、意见或决定事项，必须详细、准确地记录。 四、会后工作 1、会议纪要 根据会议情况需要发“会议纪要”或“决定”的，由会议记录人负责根据会议记录整理，拟写“会议纪要”或“决定”，经会议主持人审批签发。 2、会议的落实 （1）参加会议的人员，负责会议精神的传达与贯彻。 （2）有会议纪要和会议决定，由办公室负责进行传达和贯彻。 （3）对于会议决定、决议和的领导在会上做出的指令，企管处要及时进行督办，并将结果及时准确地向公司领导和会议主持人反馈。 3、会议宣传报道 （1）对重要和大型会议应安排录像和照相、录音，记录会议的全过程。 （2）对外有宣传意义的会议，应邀请新闻记者参加，并向其提供相关资料，会后由记者撰搞在相关媒体上进行宣传报道。 4、会议总结 （1）会议完毕，应有专人对会议的所有资料进行搜集、整理并归档。会议资料包括：会议申请、会议计划（方案）、会议通知、发言稿、会议文件、会议记录、会议纪要（决定）、会务费用清单等。 （2）重要和大型会议，会后应进行认真总结、分析得失，不断提高会议质量和会议的组织水平。