办公室环境优化和管理.pptVIP

3、注意安全，防止失密 （1）重要书面文件、保密资料一律入柜，注意取用后随时锁好文件柜。 （2）下班离开前要锁好抽屉。 （3）文件柜顶部不要堆放物品。 （4）临时摆放的物品不要阻碍通道、走廊、楼梯。 1 办公室环境优化和管理 办公环境，或称为办公室环境．从广义上说，它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。 1.1 现代办公环境 1、现代办公室布局 现行的办公室布局，大体上有开放式、封闭式和混合式三种。 （1）开放式布局 将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 开放式办公不利健康 现在大多数单位都采用开放办公方式，这样办公室透明度高，便于管理，可起到相互监督的作用，并且有现代化气息。可是，开放式办公并非十分有利于健康。 　　前不久，美国康奈尔大学环境分析学教授加里·埃文斯以及研究人员随机安排40个女性文秘到安静的办公室或有轻微噪音的开放式办公室工作3小时。结果发现，那些在有噪音的或嘈杂的办公室工作的人体内肾上腺素水平非常高(肾上腺素水平过高，患心脏病的危险性便增大)。这说明她们感到了很大的压力。而医学科学证明，精神和心理压力大的人，容易引起大脑皮质功能紊乱及植物神经功能失调等，从而导致心率加快及心肌耗氧量增加。同时，还可促使血小板聚集，血液黏稠度增加，导致血脂增高，易促使冠心病形成。 　　另外，开放式办公往往也易使疾病传播，还可使人易患空调环境导致的各种疾病。 　　处于开放式办公的人们。如果无法改变自己的工作环境，就要经常从座位上起身短暂休息。这不仅能够缓解压力，保护自己的心脏，还被证明能够提高工作效率。其次，积极调整心态，努力缓解心理压力。还有，注意开放式办公室的空气流通，经常进行必要的消毒。在病毒细菌活跃的季节，最好关闭开放式办公室。 （2）封闭式布局 把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。 （3）混合式布局 在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。 2、直接工作空间的安排 （1）办公桌。 （2）办公椅。 （3）橱柜等办公家具。 （4）电脑、复印机等办公自动化设备。 办公桌摆放注意事项： 第一，按照工作程序的顺序，直线对称的原则，朝同一方向摆放，不宜对面排列，这样可避免使人产生被监控的感觉，也可避免相互干扰和闲谈。 第二，各座位间通道大小要适宜，其技术参数是通道1.5米，桌与桌距离1米左右。 第三，应使光线来自左方，以便顺光写字办公。 考考你 你认为办公室有怎样的空间环境才有利于办公? 空间环境指数 温度: 15℃--20℃ 相对湿度: 40%---60% 污染指数: 低于30 空气流速: 0.25米/秒时 噪音: 40分贝以下 照度: 80μ--100μ 3、办公室环境的物理条件 （1）空气 ①温度：最舒适并有益于健康的工作温度是15～20℃。 ②湿度：最适宜的湿度为40%～60%。 ③空气流通：每人每分钟需要45立方米的新鲜空气。 ④空气的净化：包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。 （2）光线 ①光线的量。②光线的质。③光的设计。 光亮设计的原则： 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度； 窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光； 光源宜置高处，并从后方或左侧射入。 （3）色彩 ①有效地使用颜色。 ②颜色应协调一致。 （4）声音 ①消除噪音的来源。②用吸音的材料以减少噪音的影响。③适量音乐的播放。 1.2 办公室的布置 1、优化办公环境的原则 （1）方便实用 （2）舒适整洁 （3）和谐统一 （4）安全 2、办公室布置的具体程序 （1）对各部门的业务及工作内容与性质，加以考察与分析，以明确各部门及各员工间的关系，而供决定其位置时的依据与参考。 （2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。 猜一猜：办公空间应该多大？ （3）根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载。 （4）依据这些步骤所得结果，加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置之。 猜一猜：办公空间应该多大？ 通常办公空间的大小，因各人工作性质而异。 一般而言，大者可3-10平方米，普通者1.5-8平方米即可以。 3、办公室布置注意事项 （1）使用同样大小的桌椅、档案柜、文件架等。 （2）采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列。 （3）工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。 （4）相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系