企业行政管理 .ppt

企业行政管理;第五部分：工作交流、个人效率、团队精神 ; 序 言 企业行政管理，主要讲解有效行政管理组织，工作实践以及商务交流与办公设备操作知识。 其中包括；办公室管理工作技巧；设备、材料、服务、供应工作；工作环境创建与管理；程序、信息与交流；工作交流、个人效率与团队精神。; 第一部分 办公室工作 行政管理人员重要职责与素质； 办公室如何支持业务运作，能提供什么职能服务； 高效行政管理在促进良好形象中重要性； 办公室综合业务职能，特别是充当信息交流中心角色。; 中心思想： 办公室工作是企业管理运作中心； 办公室是企业对外形象； 办公室成员要有较好素质，能承担起相应职责。;主要内容： 一、企业行政管理人员职责与素质 二、行政办公室及行政工作对单位重 要影响 三、行政办公室怎样支持与服务于企业 整体 四、办公室综合职能 ;一、企业行政管理人员职责与素质;企业行政管理人员职责 1、? 企业行政管理人员职责 （1）收发信函 （2）接打电话 （3）存档、检索 （4）接待来访者 （5）复印 （6）使用计算机制作多种文件 （7）安排约会 （8）安排会谈与会议 （9）物资购买与管理 （10）办公室财务管理 （11）安全与保密;企业行政管理人员素质 （1）什么是素质 （2）素质一般特征： １．有上流贵族修养、风度 ２．在某一方面（或某些方面）有过人智慧 ３．有敏锐、细致洞察力 ４．有极强领导能力与组织能力 ５．注重理性，做事有条理 ６．有耐心。 ７．支持新事物，重视高科技 ８．对人生有着独特而精辟思想 ９．有坚定信念、毅力与不达目决不放弃韧性 １０．有天生经济头脑。 ;企业行政管理人员基本素质是： （1）工作能力： A、良好交流技能。 B、机智。 C、有能力识别自己能处理问题与那些应该求助于他人问题。 D、良好记忆力 （2）工作态度： A、准时。 B、得体外表。 C、对单位忠诚。 D、准确性。 E、热心帮助他人。 F、自觉处理加班。 （3）心理素质： A、热情友善性格。 B、互相理解。 C、谨慎。 D、 冷静。 ;二、行政办公室及行政工作对单位重要影响 ; 1 行政办公室在企业运作中重要性 影响企业利润； 影响企业综合发展； 影响企业敬业形象； 2 行政工作对单位形象影响 接待来访、 接打电话、 书面信函 ;（1）以接打电话为例，说明行政工作对树立单位形象影响 接打电话是每个单位最常用对外交流方法，常给对方留下深刻第一印象，也直接树立单位良好对外形象。;接打电话要注意： 以友善帮助对方态度； 尽快接听，显示单位高效率； 用令人愉快、礼貌语言讲话； 迅速、正确回答内部电话号码与姓名； 如果需要对方等待，不要让对方等太久； 电话机旁备好笔、便笺或留言卡。留言要仔细，重复重要细节 。 ;（2）以接待为例，说明说明哪些行为有损单位对外形象 外界对单位第一接触常常通过接待来体现，在处理时稍有疏忽，就会有损单位对外形象。;接待访客时要注意： 本人形象欠佳或接待区乱七八糟； 对待来访者态度不热情友善，让来访者感到门难进，脸难看； 对来访者讲话粗鲁，不礼貌； 不能迅速与被访人联络，延误来访者时间； 在接待中不使来访者感到舒适，如没有提供座椅与饮料； 不愿或不能为来访者解答问题； 在处理来访者问题时没有耐心，甚至与其争吵； 接待中，违反单位接待访客规定。 ;（3）以收发函件为例，说明哪些行为有损单位对外形象 收发函件时要注意： 收到函件不迅速、准确地传递与处理，拖拖拉拉或传错延误； 外发函件不按照单位统一规定格式、用纸，过于随意； 外发函件不做审查，内容出现错误，甚至违背原意； 外发函件文字或地址有错误甚至延误收到时间； ; 接打电话时不注意或一些坏毛病，常会使对方对单位产生不良影响，所以接打电话时要禁忌： （1）电话铃响，不迅速接听，显示工作 （2）态度不友善，语气不友好 （3）不用礼貌语讲话，如使用“喂”等不规范语回答 （4）没有盖住话筒就在房间中大声呼叫人 （5）接听电话不耐烦，让对方感到讲话着急，不愿沟通 （6）语言生硬或粗鲁，甚至在电话中发 （7）在回答要找人不在之前先问对方姓名 （8）在电话中让对方举着话筒等待过 （9）不将对方来电转达给相关人。 ; 案例剖析；用现实生活中存在正反两个方面案例来说明办公室工作重要性。 现场模拟；让学生扮演接待来访者办公室工作人员，演示一次接待工作过程，其他学生现场评判。 ;三、行政办公室怎样支持与服