综合档案管理制度(草稿1).doc

综合档案管理制度 第一 总则 为了规范公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，集中统一管理档案；通过资源整合和开发，为公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，维护公司利益，特制定本制度。 第二 职责 档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库房进行清点并制作移交清册，注明交接内容、时间等信息。具体职责： 1、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策，根据有关档案管理规定，集中统一管理公司技术、经营、生产、财务、人事以及各类需要存档备案的资料的收集、整理、保管、借阅和归档工作。 2、负责公司书籍、报刊杂志及培训资料的订购、借阅和保管工作；负责公司技术人员外出培训资料的收集、登记、保管和借阅。 3、热爱本职工作，忠于职守，遵守纪律，为档案事业尽职尽责。 4、刻苦钻研业务，熟练掌握档案工作技能，保证案卷质量。 5、坚持原则，保守机密，不丢失、不泄密，维护档案的完整与安全。 6、做好档案的归档、鉴定销毁的登记、统计工作，及时总结分析，不断提高档案管理水平。 7、定期检查档案，坚持库房温湿度测量记录，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象，无失、泄密事件，保持库房清洁卫生。 8、热情接待查档借阅人员，编制多种档案检索工具，提高档案利用率，坚持做好借阅和利用效果登记。 9、及时做好服务工作；做好资料入档的指导工作，及时发放、收集业务资料和核对工作。 10、准确编制档案工作情况年报，及时报上级主管部门。 第三 归档制度 一、归档范围 凡记述反映本公司在筹备、建设、生产、经营、管理等各活动及产权变动过程中形成的具有保存价值并已办理完毕的各种载体形式的文件均属归档范围内，具体归档范围按《文件资料归档范围及保管期限》（见附件一）执行。 二、归档时间 各部门办理完毕的文件和应归档的文件，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。零星办理完毕的文件和应归档的文件，在次年六月底前整理完毕，移交综合档案室（以下简称“档案室”）归档。 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权、重要会议等文件随时产生随时归档。 科研开发、项目建设文件应在项目鉴定、竣工验收后归档，周期长的分阶段、单项归档。 外购设备仪器或引进项目随机资料则在开箱验收后即时登记归档。 会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向档案室归档。 人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内向档案室归档。 照（底）片、奖状、锦旗、光盘等各载体形式文件材料随形成随归档。 更新、补充的文件，公司内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，公司资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，随时归档。 电子文件逻辑归档定时进行，物理归档与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。 三、归档要求 归档的文件应完整、准确、系统，归档文件制作程序符合规范要求，形成资料具有耐久性。 归档文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档。 非纸质文件材料应与文字说明一并归档。 归档文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和专门有需要的可适当增加份数。 第四 档案库房管理制度 1、库房是档案的存放要地，档案员应严格管理库房，确保档案的完整与安全。 2、档案员要经常检查库房安全情况，发现问题，及时向领导报告，并采取有效补救措施。 3、库房内须有防火、防盗、防虫、防尘、防鼠、防潮、防光等安全保护设施，保持库房干净整洁。 4、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆物品。未经许可，非档案员不得擅自进入库房。 5、档案员下班前要查看库房，人离灯灭，关闭门窗，妥善保管好库房钥匙，消防火灾隐患，确保库房档案安全。 6、库房内无非档案用品，档案排列科学，整齐美观，便于查找。 第五 档案统计与利用 1、档案员编制档案检索工具，建立相应的档案数据库；准确编制公司档案工作年报向上级主管部门。 2、建立档案工作统计台账，对档案库房情况、年度入出库情况、档案利用情况、档案设施设备情况、档案销毁情况进行统计，并保持统计工作连续性。 第六 档案保管制度 1、对接收进档案室的档案，应按规定科学地编制分类、组卷、编目、对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。 2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 3、库存档案必须图物相符，帐物相符。 4、档案员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 5、对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。 第七 档案鉴定销毁制度 1、档案鉴定工作在总经理办公室主任主持下，由档案室和有关部门组成鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的档案，进行审查鉴定，提出销毁意见。 2、经鉴定，对已失去利用和保存价值的档案，需