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行政事务工作流程 一、 办公用品领用 1、 领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向前台提出 申请，由行政助理统一领取并签字 记。 2、 办公用品采购原则上由各部门主管向行政办提出申请， 由行政助理统一汇总后集中采购，特殊物品的采购可由行政办指 定专人负责购买。 3、 行政办对各部门的办公用品每月统计一次，如某部门超 出预计，行政办可暂停向该部门发放办公用品，并责成该部门主 管加强本部 门的办公物品的管理。 4、 员工离职时，应 真清点办公用品并交还到行政办，填 写交接清单后签字确 ；行政助理及时将退还的办公物品 记入 库。 5、 公司办公用品原则上每月 1 日、15 日发放 2 次，其余时 间如急需领取的须上报给行政办主任签字确 。 二、 传真、文件、信件、快递物品的收发 1、 公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注 明本公司具体收件人，以便行政前台及时分发到位。 2、 行政前台收到传真后，在传真接收台帐上 记，并负 责通知收件人及时领取及签字确 。 3、 公司所有文件、物品的收发管理工作均由行政前台统 一负责处理。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、 电报的 发送、 记，以及物品、特殊文件资料的快递等。 4、 收发人员须根据相关文件资料填写收件 记簿、发文 记。 三、 名片管理 1、 公司名片格式统一化，由公司行政办依据企业形象规 划并联系印刷业务，具体操作可由行政办指定某部门负责。 2、 印制名片申请者须经部门主管签字后交由行政办指定 专人负责印制，名片印制完成后，行政助理须及时发放到位。 3、 名片印制前需确 名片职务、职称、部门是否相符，姓 名、联系办法等需确 无误。 4、 各部门须建立其相关的名片册，以便本部 门和公司的 业务共享资源。 四、 公司物品申购流程 1． 各部门根据各自工作的实际情况业务需求，提出切实 可行的申请要求（须填写物品申购单，内容具体翔实、理由充分）， 经部门主管签字确 后，上报到行政办审核并由总经理审批。 2． 行政办根据各部 门现有的设备资产情况对申请进行核 实，并提出解决建议和意见（调拨或购买）。 3． 物品采购原则上由行政办统一申请费用、组织购买，也 可指定专人负责购买。购买过程遵循“价廉物美”的原则，注意设备 的性能价格比，要求货比三家、厉行节约。设备采购结束后统一 由行政办和该购买部门组织验收核查，行政助理及时进行 记入 库后，再由使用部门 记领用，责任到人。 4． 办公设备的维修须先上报到行政办（需申请维修经费的 须填写《维修申请单》），经专业人员 定故障后，由行政办审核并 指定专人（或专业维修公司）负责维修。个人不得私自维修，否则 相关维修费用不予报销。 五、 合同管理及合同费用的支付流程 1、 合同涉及相关费用的支出，须提前向财务部和行政办 备案，所有合同须由总经理签字方可生效，否则财务部可以拒绝 支付合同的相关费用。 2、 经办人根据有效合同可向财务部申请相关费用支出（财 务部须保留合同复印件）。 3、 合同原件必