采购与付款内控管理制度.pdfVIP

采购与付款内控制度 第 1 章 总则 第 1条 为加强公司对采购与付款的内部控制，规范采购与付款行 为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，公司根据国家有关法律法规， 制定本制度。 第 2 条 本制度所指的采购业务包括采购计划、采购订单、合同订 立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付 款等业务。 第 3 条 本制度适用于公司以及各成员单位。 第 4 条 单位负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和 有效实施负责，主管采购业务的负责人和财务负责人对采购与付款业 务的真实性、合法性负责。 第 2 章 岗位分工与授权批准 第 5 条 公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制、明确相 关部门和 岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相 互分离，制约和监督。 采购与付款业务不相容岗位至少包括： 1、请购与审批； 2、询价与确定供应商； 3、采购合同的订立与审计； 4、采购与验收； 5、采购、验收与相关会计记录； 6、付款审批与付款执行。 不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 第 6 条 公司的物流部是负责采购和付款的直接责任单位，其他部 门和个人办理采购和付款业务时，必须经采购部经理批准，并执行本制 度规定的执行程序和办法。 第 7 条 公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购 与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。 第 8 条 公司的物流部门应建立内部的职责分工权限，确保采购与 审批人员分开，采购与 物验收或保管员分开。 第 9 条 公司应根据具体情况对办理采购与付款业务人员进行岗位 轮换。 第 10条 采购部门除对采购及付款的真实性和合法性负责外，还应 对公司的存 的安全性和计量的准确性负责。 第 11 条 物流部门要保证对已采购的生产材料及低值易耗品的价 值计量准确，以便于成本核算的准确性。 第 12 条 公司物流部门在办理采购业务时应按如下程序执行：根据 生产部门下达的采购计划做采购准备，对采购计划进行审核，然后进行 询价、比价，由质量管理部审核、主管副总审批后确定供应商，签订合 同，采购、办理验收入库，登记账簿、支付采购 款。 第 13 条 物流部门负责编制请购单、询价与价格谈判、签定合同、 采购物资、请求付款等。 第 14条 财务部门负责结算采购款项，登记存 及应付款项账。 第 15条 财务部门在确保采购业务的真实性、合理性以及符合付款 手续后，积极组织资金付款。 第 16 条 付款及审批执行公司的货币资金管理制度： 1、采购资金支出需要先编制物资采购计划，经主管副总、财务副 总和总经理审批后履行借款审批程序。 2、经手人负责填写借款单进行资金支出申请，要求填明资金借款 的数量、原因、使用部门和数量及支付方式（现金、支票、 电汇）,要求经手 人本人签字确认。 3、物流经理负责审核采购物资数量和价格的合理性及是否需要采 购的适用性，对采购物资的质量进行供应商选择把关，对采购渠道进行 审核。对资金支付的风险负责。 4、主管副总负责审批程序的合理性和采购效益性，是否有采购计 划、是否符合公司规定标准，采购方的选择及价格是否合理，超标准使 用资金需要特殊说明。 5、财务副总负责审核采购审批程序是否健全，对资金的支出计划 做出审批。对往来款项进行账目核对，对采购资金进行合同核对，对资 金的支出风险进行审批。 6、总经理可对上述的所有审核提出质疑并要求解释。 7、因特殊情况审批单审批手续不健全的，由财务副总负责对总经理 进行沟通，财务副总不在，由主管会计负责对财务副总及总经理进行沟 通并在借款单中