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时间管理的策略 单元大纲 一、 养成“要事第一”的习惯 二、 提高计划的有效性 三、 会议的时间管理 正文 一、养成“要事第一”的习惯 确定重要的事项 如何确定事情是否重要与个人价值判断有关 举这么一个例子，有三个会议同时召开： 一是上级部门召开的，要求主管参加，讨论安全生产问题；二是自己主持的， 讨论本公司分配计划；三是地区组织部召开的，关丁推荐优秀区后备干部座谈会。 你将参加哪一个会议？这与个人价值判断有关。 价值不是实物的本身，是各种关系的综合。价值是关系，价值往往有一定的 参照物决定其价值的量。 如何确定事项是否重要与个人所处位置有关 如何确定重要工作，既是时间管理的重点问题，也是一个难点问题。在不同 单位、不同岗位、不同个人有不同认识的问题，即使同样的问题，各个层次的关 注的重点也不同。 例如，销售问题，基层员工的重点是考虑的月度计划； 中层员工的重点是考 虑年度计划；高层员工重点考虑的是明年以及 3年计划内的计划。 一般认为，高层考虑的是方向；中层考虑的是方案；基层考虑的是方法。 而对丁具体执行的问题：高层抓目标；中层抓控制；基层抓进度。 做重要的事情 从时间管理的角度来看，必须学会做重要的事情。 这里可以借鉴做事的4D原则： Do it now (亲自做)：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事， 按照优先顺序自己亲自去完成 Delegate it (授权)：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样 可以节约时间十最重要的工作 Doit later （稍后再办）：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、 信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理 Don t do it （丢掉不管）：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的 事丢掉不管 这个原则实践于前德国足球队主教练克林斯曼的管理球队的方法，乂称为 “克林斯曼时间管理理论”。 克林斯曼的“时间管理系统”开始于早上 7点钟。8点钟球员们被洒店叫醒 的时候，克林斯曼自己已经慢跑锻炼归来。 大约8点半，克林斯曼便开始自己的 第一个正式程序：和助理教练略夫在教练房间里会面。房间内摆放着一整套供教 练组商讨战术的设备，有电视机、DVE^。克林斯曼会拿出一张 A4的纸，写下 当天的详细计划，比如他会确定今天和哪位队员谈话，会谈时间多久，如果会谈 时间很长，他甚至还会写活楚中间安排几分钟的休息时间。 在列完这个活单之后， 克林斯曼会决定按照轻重缓急来处理事情的先后顺序，原则是： 重要而且紧急的事情——立刻自己处理 重要但不紧急的事情一一仔细安排好之后再自己去处理 不重要但紧急的事情——交给相关有能力的同事去处理 不重要也不紧急的事情一一扔到一边去 二、提高计划的有效性 用计划方法来管理时间在强调计划性的时候， 也带出一个基本的问题：如何 保持计划的有效？ 计划在实施中，往往会出现两个问题： 一是计划落空。计划没有如期完成。这个的原因是复杂的，包括目标的可行 性、计划措施的保障性和计划实施的力度等。二是计划虽然完成，但完成的质量 不高。其原因也是多种多样的。归纳起来主要的问题在于，计划虽然确定了，但 由于各种临时性、突发性的事项打乱了计划的实施。 因此，为了实现计划的有效 性，要注意以下的问题。 注意计划的弹性 “计划赶不上变化”这是人们经常说的话，说明计划制定的条件与实施计划 环境与条件的不一致所带来的问题，因此，计划的弹性是制定计划时必须考虑的 问题 问题复杂性在于：如果留出的余地，计划弹性足了，计划刚性约束就可能打 折扣，但计划如果只强调刚性而没有弹性，计划有可能因实施的条件的变化而无 法按时、按质、按量完成。因此，要在分析研究的基础上，通过平衡，使计划既 能保持一定的刚性约束效果，也能富有一定的弹性。如何使一个计划既能体现刚 性的特征，乂具有一定的弹性？以下的三个方法可以在制定计划时运用。 第一，在制定计划时适当地留出十扰时间， 并在安排每件事项时，根据以往 的经验留下较充足的时间。 第二，在计划制定时，设置机动事项来解决十扰。例如，可以将一些以后要 做的事情作为本期的机动事项，万一有临时性或突发性的事项出现， 可以将这些 机动事项为调整的对象，留出时间空隙以应付临时或突发性的事项。 第三，计划安排的时间不要太满，一般要留出 20知右的余地，而留出的时 问余地尽可能以大块时间为宜，这样即使有临时性或突发性的事项十扰了原来的 时间安排，也有大块时间调整，安排一些重要或关键的事项。 设置事项控制点 有的时候，在计划的实施过程中，发现可能来不及完成计划的情况， 但由于 时间来不及了，再补救也无济于事，因此，在一些跨时间段较长的事项，在计划 制定时，应设立若十的控制点，严格要求完成的时间与内容，一旦发现控制点没 有按要求完成任务，还可以及时采取措施进行补救