办公用品管理领用和发放.pptVIP

办公用品管理 主讲人： 学习目标 ? 能够购买或领用办公设备以及消耗品。 ? 能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。 ? 能够实施办公资源的保管、发放和利用。 ? 能够实施办公设备和办公用品的库存监管。 为加强公司办公用品申购、领用、发放管理 规范性，本着“节约成本，提高效率，规范流 程，明确责任”的原则，倡导“优质环保、勤 俭节约”的现代化办公方式 各个部门指派专人负责，由公司办统筹管理 ，按季度申领、发放，领用时要做好登记，严 格控制办公用品的领用。由专人负责领用及保 管部门办公用品。 一、办公用品的种类 （ 1 ）纸簿类：复印纸，复写纸，标签纸，笔记本，普通白 纸，带单位抬头的用纸 （ 2 ）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种 尺子、修正液 （ 3 ）装订类：大头针、打空机、剪刀、订书机 （ 4 ）归档用品：文件夹，档案袋 （ 5 ）办公设备专用易耗品：复印机用墨盒，计算机磁盘 办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备；办公桌椅、计算机 桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照相 机、空调、电扇等 二、办公用品的购买、申领程序 ? 办公用品申请需填写《办公用品申请单》，办公用品的申请人为各个部 门办公用品管理负责人 （一）固定资产类 根据需要由专人发起公司内部的《固定资产立项表》，说明需要货 物的理由和细节，经过部门领导、分管领导批准后到苏酒服务部进行采 购。 （二）电脑设备耗材类 根据需要由专人发起公司内部的《办公易耗品采购申请单》，说明需 要货物的品牌和型号，经过部门领导、分管领导批准后到苏酒服务部进 行采购。 （三）办公易耗品类 每季度申购 1 次，根据部门计划申请，由专人发起公司内部的《办公易 耗品采购申请单》，说明需要货物的品牌和型号，经过部门领导、分管 领导批准后到苏酒服务部进行采购，要做好当季的计划，中途不补货； 根据清单内容进行填写，参考附件《集团办公易耗品采购清单目录》。 （四）其他类 采购清单目录上没有的，金额小于 1000 元，经公司办批准可以自行采购 办公用品的验收、领取及售后 ? 提供办公用品的费用 ? 质量和交货 ? 售后服务 ? 安全可靠性 三、办公用品的接收 (1) 先用订货单核对对方交付货物时出具的物品清单及货物 。 (2) 发现数量不对，应立即通知、以文档形式通过 OA 发送至 公司办，联系供应商。 (3) 各部门会议接收真实数量支付货款。 (4) 接收的每一类货物的详情，应登记在办公用品管理台账 中。 (5) 接收后，要及时更新库存余额。 (6) 将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。 (7) 订立物品发放制度，确定物品发放人。 四、办公用品的保管 （ 1 ）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失。 （ 2 ）各类物品要清楚地贴标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到 物品 （ 3 ）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这可保 证物品不会因过期而不得不销毁 （ 4 ）体积大、分量重的物品应放置在最下面，以减少从架子上取物时 发生事故危险的可能 （ 5 ）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面， 以防止被较大的物品挡住，不易见到和领取 （ 6 ）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。 （ 7 ）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到 五、办公用品的发放 （ 1 ）指定专人发放 （ 2 ）按照公司规定的发放时间发放 （ 3 ）紧急需要物品时，要经过有关领导批准给予发放 （ 4 ）物品领用要做好登记，要注明编号、物品名称、数量 、领取人签字、日期等要填写清楚 （ 6 ）清点核实所发放的办公用品 （ 7 ）提醒使用人注意节约，杜绝浪费 库存物品分类记录表 物品领用登记表 六、办公用品的库存控制 ? 最大库存量。这是一项物品应存储的最大数量，这个数字的确 定是由存储费用、存储空间及物品的保存期限所决定的。 ? 最小库存量。当库存余额达到最小库存量时，就必须采取紧急 行动检查是否已经定货，并与供应商联系，确定可以接受的交 货时间。 ? 再定货量。这个数字是由物品的平均使用量、物品交货的时间 长短来确定的，当库存余额与再定货量接近时，就意味着必须 订购新的货物来使货物的余额达到最大库存量，以保证业务的 正常运行。 库存控制的优点 (1) 大量的资金不被不必要的库存占用。 (2) 空间不被用来存储不必要的货物。 (3) 能监督个人和部门对物品的使用。 (4) 避免物品被破坏或因过期而作废。 (5) 保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消 除由库存短缺而引起的工作迟延。 (6) 可利用准确的库存进行估价。 七、办公用品的库存监督 ? 检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物 品的情况，其目的是防止物品的过度使用，这种库存监督可能每 2 个月