建设项目信息收集整理规定（试行）.doc

第 PAGE 4 页 共 NUMPAGES 4 页 建设项目信息收集整理规定（试行） 签发： 项目建设涉及多部门、多环节、多专业、多渠道，工程建设信息量大，来源广泛。为了及时掌握准确、完整的信息，为公司领导提供决策依据，有序开展项目管理工作，特制定如下管理规定。 项目信息分类 按项目信息来源分类：项目内部信息和项目外部信息 按信息流向分类：自上而下的项目信息、自下而上的项目信息、横向流动的项目信息 按项目建设阶段分类：项目决策阶段信息、设计阶段信息、招投标阶段信息、施工阶段信息、调试试生产阶段信息 按项目建设参与方分类：建设方、设计方、设备供应方、施工方、监理方、建设行政主管部门、银行等 按项目管理角度分类：进度信息、质量信息、造价信息、合同信息、其他信息 二．信息传递流程 1． 各部门设兼职信息管理员负责接收、采集、汇总公司内部项目相关职能部门传递流转的各种项目信息，经各部门项目相关负责人进行分析整理后归档，并根据项目信息内容的要求和工作需要，分别传递给相关责任人。 2． 对来自于设备招标有关的信息（招标文件、投标文件、合同、合同跟踪单等）由招标经办部门及时移交给公司资料室归档。资料室将合同、合同跟踪单复印后传递给合同跟踪责任部门，同时将合同复印件传递给综合部。每周三、周五，综合部信息管理员到资料室咨询采集相关信息。 对于设备监制、进度款支付、设备储运活动、设备安装调试等过程中的信息由合同跟踪责任部门提供汇总台帐给综合部，同时综合部依据资料室提供的合同台帐进行跟踪采集。 设备监制记录、外出设备考察报告、设备到货开箱验收记录、随机说明书、操作手册、机械目录等资料由责任部门负责于工作结束后第一时间按资料管理规定移交资料室存档。每周三、周五，综合部信息管理员到资料室咨询采集相关信息。 各相关部门的每周工作计划和每月工作计划，按原时间和流程规定提交给综合部后，由综合部进行汇总、分析、总结、平衡后形成上周、上月工作总结和下周、下月工作计划，并上报公司领导，同时邮件传递给各部门负责人。 对于各部门与设计院、设备制造厂家的正式往来函件、电子邮件，经部门经理审核、分管领导审批后分别对口接收和发送,并及时到综合部资料室办理纸质板归档。大型电子邮件以电子版形式归档。 对于设计院发送的正式施工图纸，资料室在接收后提交图纸目录清单信息给各相关部门，各相关部门根据需要到资料室按资料管理规定办理借阅手续。资料室应对发放部门和数量进行总体控制，原则上任何时候资料室都不得少于两套包装完好的图纸用于存档。 施工阶段，工程部专业工程师应负责各自范围内的信息收集、整理，建立项目状态监控表格，并于每天下午4点半前以电子版或纸版资料的形式报给部门兼职信息员。信息范围目前主要包括：项目施工现场各工段当日最新状态更新、设备招投标进度有关信息、合同设备签定情况、后期设备到货时间变更、当日新到货的设备清单，设计变更情况、设备监造最新状况。（详见附件）每周三、周五，综合部信息管理员到工程部咨询采集相关信息。 对于各部门与施工单位的各种往来信息，由各部门按公司档案管理有关规定进行信息传递与档案移交，综合部依据周工作安排和例会要求进行实时采集。委托监理的，由监理单位提供信息管理工作。 对各种合同变更、设计变更、工程变更，各专业工程师要严格控制与审查，重点审查变更对工程进度、质量、造价的影响，对相关接口和后续工序的影响，各责任部门按变更签证通知单要求进行审核、审批、传递、归档管理。 对国家有关项目建设质量、安全、投资的法律法规、管理条例、规范、标准等外部信息由责任部门接收后交资料室建档并管理。 综合部信息管理员进行各种信息采集后，应按信息来源部门、工段、专业、项目建设阶段、顺序号等进行信息编码管理，并按信息内容、项目参与各方、内部和外部分类归档立卷、同时建立手工和电子目录清单，方便检索利用。 对于采集的信息，各部门项目相关人员应进行分析整理，提取有价值的部分来规划、检验工作任务、咨询解决技术问题，对各项工作进行预见性检查、见证检查、结果检查，从而实现信息为项目进度、质量、投资等目标服务。 重视项目内部的非正式信息交流和项目外部的非交易信息交流。 三．相关规定 1． 在信息收集整理全过程中，各相关责任方和参与方都应遵守《xx有限公司档案管理制度》和有关保密的要求，违者将视情节轻重由总经理给予相应处罚。 2．各相关责任方和参与方应相互协作，积极地开展信息管理工作，确保信息接收、采集、分析整理、传递、归档等工作迅速、及时、有效。 3．建设项目施工及竣工资料，由总承包方向工程部移交，经审查合格后由工程部向公司资料室移交相应项目信息目录及档案。 4. 本规定适用于工程部、综合部；燃料部、财务部与工程建设有关的部分适于本规定 5．本规定从200x年x月x日起