采购业务作业流程及管理新规制度.docVIP

采购业务步骤及管理制度 编写：楚军 总则 第一条采购部门划分 1．生产原材料采购：由采购部门负责办理同意然后采购员购置。 2．日常办公用具采购：由办公室或办公室指定部门或专员负责办理。 3．对于关键材料采购，必需时由总经理指派专员或指定部门办理采购作业。 第二条采购作业方法 通常情况，采购部门依材料使用及采购特征，选择下列一个最有利方法进行采购： 1．集中计划采购：凡含有共同性材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。 2．长久报价采购：凡常常性使用，且使用量较大材料，采购部门应事先选定供给厂商，议定长久供给价格，同意后通知请购部门依需要提出请购。 3.未经企业主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供给商；如有更适合供给商而需要替换原供给商，采购部必需提交书面变更供给商陈说材料，取得书面同意后方可变更。 4.询价、议价结束后，需企业主管领导书面同意方可定价，不然企业不予认可价格；由此引发后果由责任人负全责。 5.采购作业协议签署由企业指定或授权委派专员负责，不然视为无效。 6.工程等大额材料协议签署由分管采购副总经理以上级她人员办理。 第三条采购作业处理期限 采购部门应依采购地域、材料特征及市场供需，分类制订材料采购作业处理期限，通知相关部门方便参考，假如有变更时，应立即修正。 采购作业处理 第四条询价、比价、议价 (一)经办人员应对厂商报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其它联络方法向供给厂商议价。 (二)通常最低采购量超出请购量，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确定后上报。 (三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间缓急，并参考市场行情及过去采购统计或厂商提供资料，需精选三家以上供给商进行产品书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。 (四)采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按通常采购程序优先办理。 第五条审核及同意 附注：通常列入固定资产管理采购项目应该以“财产支出”同意权限进行上报。 第六条订购 (一)采购经办人员接到经同意“材料采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供给商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方法”，材料需按款号标明分包包装。 (二)若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。 (三)采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署名“暂借款采购”，以供识别。 第七条整理付款 1．材料仓库应根据已办妥收料入库单单，经和供给商送货查对无误后，于第二日将原始单送会计部门。 2．缺交应补足者，请购部门应依据实收数量，进行整理付款。 3．超交应经主管同意后，才能依据实收数量进行整理付款，不然仅依订货数付款。 价格及质量复核 第八条价格复核和市场行情资料提供 1．采购部门应调查关键材料市场和行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核参考。 2．采购部门应就企业内所需要材料，提供市场行情资料，作为材料同意价格参考。 第九条质量复核 采购部应就企业内所使用材料质量给予复核(如材料选择、质量检验等)。 第十条异常处理 审查作业中，若发觉异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况汇报资料，通知相关部门处理。 附则 第十一条本措施经总经理同意后实施，增设修订亦同。 采购主、辅料管理制度补充 1，依据计划单采购主、辅、料。 2，现款采购：采购员必需凭有经理签字借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货物、购货发票或收据到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单，（入库单必需注名：供货方名称，货物名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必需经过采购员、保管员、会计签字后。随同购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。 3，订单采购：供给商货到后，由采购员到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单（入库单必需注名：供货方名称，货物名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必需经过采购员、保管员签字。并将第二联传输会计作往来帐。供给商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由经理签字，然后到财务部办理结算手续。 采购员岗位职责 岗位名称：采购员 直接上级：采购经理 负责对象：物资采购、供给（关键指采购材料） 工作目标：要求将企业生产所需保质、保量安全立即满足 权力