《《文件和资料控制程序》》.docxVIP

目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制， 统一文件格式，规范文件的制定、 修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标 准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 一级文件（A）:公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）:管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）:管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）:检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为 QEO1理的追踪和 检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）:包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文 件等。 3.1.6外来文件（F）:包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应 商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1受控文件：即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制 ， 保证文件始终反映现行要求，受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会 签。包括：管理手册、程序文件、作业指导书、 MSDSC件、职务说明书、经识别的 外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2非受控文件：若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文 件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 工作职责 4.1文件的审查、批准权限为： 文件类型 编写/识别 审核 批准 A类：红头文件 部门经理 部门分管领导 总经理 A类：管理手册 行政部经理 部门分管领导 总经理 B类：程序文件 部门主管 部门经理 部门分管领导 C类：规章制度、操作规程、作业 指导书、MSDS岗位职责书 技术人贝 主管/经理 部门经理 人力资源部经理 部门分管领导 D类：各类检验标准、广品规范 部门主管 部门经理 部门分管领导 E类：临时性文件 部门主管 部门经理 部门分管领导 F类：外来文件 文控中心 对应部口主管 对应部门经理 /分管领导 记录表单 部门主管 部门经理/分 管领导 4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制，由文控中心负责。 4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料， 确保文件 及记录的正确、完整及安全性。 工作程序图: 文件和资料制定及管理实施图 责任部门相关记录编写人审核人批准人文控中心文控中心文控中心各部门文控中心〈〈受控文件一览表》〈〈外来文件清单》〈〈记录一览表》 责任部门 相关记录 编写人 审核人 批准人 文控中心 文控中心 文控中心各部门 文控中心 〈〈受控文件一览表》 〈〈外来文件清单》 〈〈记录一览表》 〈〈文件领用记录表》 〈〈文件废止清单》 程序说明 体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编 号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。 6.1文件制定的要求: 6.1.1 A类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的 QE酥系标准要求制定。 6.1.2红头文件： ⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成； 编号举例：银农科技（2017） 001号 ■ 流水顺序号 年份 ⑵格式要求：（样式如附件1） 文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中； 文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中； 文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）； 文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方； B类程序文件： ⑴部门编号说明： 序号 部门 编号 1 董事会 01 2 总经办 02 3 人力资源部 03 4 财务部 04 5 生产供应链部 05 6 行政部 06 7 研发部 07 8 冏务运营部 08 9 作物与广品支持部 09 10 信息管理部 10 ⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成 编号举例：06 B 001 流水顺序号 文件类别 部门编号 ⑶格式要求：（样式参照本程序文件） 文件须含审批、会签及修订记录； 正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用 范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录 表单）；正文格式为：仿宋、四号字体； 序列号设置为： a ~级：如 1、2、3、 ； b 二级：如 1.1、1.2、??…2.1、2.2、??…； c 三级：如 1.1.1、1.1.2、??…2.1.1、2.1.2 ??…； d四级:如⑴、⑵、⑶、⑷……； e五级：如①、②、③、④……； f 六级：如 a、b、c、d ; C、D类文