行政办公室部门职责说明书.pdfVIP

办公室部门职责说明书 1.基本资料 部门名称 办公室 直接上级 行政副总、公司领导 主 任、副主任、副科长、档案管理员、网络管理员、二级科员、副 主要岗位 主办科员、前台接待、驾驶班长、驾驶员。 管理权限 协调各部门工作，行使公司日常行政管理 负责寻甸公司综合管理、参与公司政务及管理事务，按照“服务于生 产的原则”，做好为领导、为各分厂（部门）、为员工服务的各项工作， 部门职能 正确处理三个服务的关系，努力做到让员工满意、分厂（部门）满意、 领导满意。 2.主要职能 1、负责公司的宣传报道工作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报； 2、负责公司来往信件、文电的收发处理工作； 3、负责公司各文件、工作计划、各类总结、报告、等文字材料的起草及发送工作； 4、负责公司会议室的管理及各类会议的会前准备，做好会议记录并形成会议纪要 整理和下发，对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实； 5、负责公司的印章的管理工作 6、负责公司的营业证照等相关证照、各类文书档案的接收管理和归档工作； 7、负责公司车辆管理工作； 8、负责公司办公用品的管理与发放； 9、负责外来人员参观管理、接待及对宣传工作； 10、负责公司商业保险的申报、办理及理赔工作。 11、负责协助领导完成公司对外协调及来访咨询服务工作。 3、主要工作及要求 1 1、宣传报道工作 1.1、 负责公司简报、公司简介及其他宣传资料的制作整理工作，简报要按时制 作发放，有外来人员参观时要及时准备好宣传资料，做好公司的宣传工作； 1.2、 配合公司领导搞好各项工作，及时传达上级指示，做到上情下达和下情上 报。 2、来往信件、文电处理 2.1、负责接收公司订阅的报刊杂志及各种来往信件，并及时分类发放； 2.2、接受省、市（县）及相关部门来的各种信、函、电、公文、材料；接受集团 公司（各子公司）来的公文、材料、刊物；接受寻甸公司各分厂部门（科室）报 送的各类公文、材料； 2.3、进行公司外部的来电转接。 3、文字材料的起草及发送工作 3.1、 发文类别：发文主要指以集团公司、寻甸公司及寻甸公司办公室名义所发 的文件，包括集团公司的上行文，寻甸公司的下行文，以及其他个别需要发出的 文件、资料； 3.2、公文制发包括草拟、审核、签发、打印、校对、装订、用印、签发、存盘等 程序。由文书根据领导指示意见拟稿，公文起草后经办公室主任修改，再送分管 领导审核； 3.3、签发的公文进行打印、校对、装订、用印、分发和存档工作，印制文件要保 证质量，做到准确、规范清晰、美观。 3.4、撰写文字材料语言畅通，言简意赅，确保及时下发或上报； 3.5、高质完成制文工作；文件内容、格式符合规定要求；校对、装订准确无误； 4、会议室管理及会议纪要整理下发 4.1、会议室使用范围：公司会议室主要用于承办各种会议和培训等；接待各级领 导和重要来宾； 4.2、办公室负责公司会议室的管理、使用审批工作。会议室卫生由宾馆、后勤管 理科共同负责，每间会议室必须做好会议的会前工作，使会议室随时处于待会状 态，确保正常使用；会议室会场布置及茶水等服务由大厅接待员、宾馆共同负责； 大厅接待员负责会议室接待的登记工作；后勤管理科随时进行会议室各类设施（如 2 音响设备等）的维护、保养，随时保持良好的会议接待环境； 4.3、做好会议记录并整理成会议纪要，确保会议纪要准确无误，对会议精神传达 清楚并及时下发各个部门。 5、印章管理工作 5.1、印章保管及使用必须合量，不能乱用、误用，给公司造成各种名誉或经济损 失； 5.2、监督好印章使用人员，要求进行使用登记。 6、文件管理和归档工作 6.1、对集团公司来文，办公室要按照有关规定，及时准确地做好签收、登记、分 发、传阅、立卷、归档、移交工作，确保公司机密安全； 6.2、上级来文一律贴公文处理签，呈送公司领导做出处理意见批示后，严格按照 批示范围由专人分送公司相关领导，对有时限的公文要及时分送，不得误压，对 呈送领导批阅的公文，要随时掌握运转情况，并及时催办，避