目标是这样达成的——高效会议与问题追踪.pdfVIP

目标是这样达成的 ——高效会议与问题追踪 广东韦邦集团 李静 2003-01-06 作为企业管理人员，特别是中高层 管理者，每个人都会有开不完的会议。 如何开好会议，如何使会议开得有 成效，如何让每个人都能各抒己见、各 得其所？如何落实会议决议，追踪会上 提出的问题？ 让我们看看那些管理比较健全的公 司是如何做的： 1．以积极的心态看待会议 在参加会议以前，一定要以积 极正面的心态参加，要明白开会是 一种最直接表现你自己能力的机 会，你的业务能力、人际能力、应 变能力、表达能力等都会在开会中 表现得淋漓尽致。 2．会议要有明确的目的 开会通常为了三个目的：沟通、 管理和决策。不管哪一个目的，不 管是主持者还是参会者，会前一定 要明白会议的主题，围绕主题有的 放矢做充分准备。 3．精选参加会议的人员 参加会议的人员数量要适度， 不能太多，在公司中的层次、级别 不能相差太远，否则不可能做到畅 所欲言、各抒己见。 4．会前要明确议程 如果你是会议主持人，在会议 之前，一定要确定会议议程，并在 会前知会或将相关文件发给各位参 加会议的人员，使他们能了解会议 的目的、本质与架构，让他们有充 分的时间准备相关的资料。 5．参会前要充分准备 如果你是会议参与者，参加会 议前要根据得到的会议议程作充分 的准备，包括收集信息、准备资 料，如要在会上发言，不但要准备 发言内容，还要设想别人可能会提 的问题并作准备。 6．公开表态、私下批评 会上要做到就事论事，争论时 不可恶意批评别人，对他人的意见 如赞同，不要忘了公开表态，对不 同意见也要注意措词，不能伤害别 人的自尊，特别是有上级人员参加 时更要注意，千万不能为了体现自 己而贬低他人。 7．开放心胸，容纳意见 会议主持人要采取民主模式， 要开放自己的心胸去倾听别人的意 见，不要被自己固有的立场所左 右，不要将你的结论强加于人，如 果你要公布既定的政策、决定，要 在公布前说明不容讨论，需要与会 人员讨论的绝对不能是既定的决议。 8．设定时间，准时开会 要尊重别人的时间，开会一定要 准时开始，准时结束，并对每个议程 定出大致的时间限制，一个议题不能 讨论过久，如不能得出结论可暂放一 下避免影响其它议题。如一个议题一 定要有结论的话，要事先通知与会人 员，使他们有思想准备。 9．认真做好会议记录 一定要有一个准确完整的会议 记录，会议的各项决议均要有具体 执行人员及完成期限，假如此项决 议的完成需要多方配合，一定要在 决议记录中明确各自的任务，避免 会后互相推诿，影响决议的完成。 10．事后追踪 要建立会议事后追踪程序，会议 的每项决议都要有跟踪，如有意 外，可及时发现，适时调整，确保 各项会议决议的按期完成。 决议的追踪最直接的方式是采用 表单式，下面是一份特别实用的会 议追踪表单： 广东韦邦集团有限公司 会议记录及问题追踪表 会议时间 会议地点 主持人 会议主题 记录人 参加人 序号 工作任务 责任人 完成日期 完成结果责任人签名 第0次跟进：检查时间： 年 月 日 时 分 检查人签名：