办公软件高级应用 打印数据表 打印数据表.docxVIP

5.2.5 打印数据表 当建立了一张工作表，并对其进行相应的修饰后，常常需要把它打印出来。为了使打印的表格更美观，一般会做下列设置：页面设置、页边距设置、页眉/页脚设置、工作表设置、手工插入分页符等。如果一个工作簿的几个工作表需要相同的设置，应先选择这些工作表。 实现方法 1．设置页面 设置“助学贷款”工作表的页面方向为“横向”，缩放比例为150%，设置上下页边距为1.9、左右页边距为2.5，水平、垂直方向都居中显示，在页眉右上角显示“2009年度清单”字样、华文隶书、12号，在页眉第4行居中显示“助学贷款清单”字样、仿宋、24号，在页脚中间显示当前日期，页脚右边显示页码，设置工作表的打印区域为“B2:G14”、顶端标题行为第2行，将不同院系的学生贷款信息分页显示。操作过程如下： ①打开“助学贷款”工作表。 ②单击“页面布局”选项卡“页面设置”组的“对话框启动器”，打开“页面设置”对话框，如图5-49所示。 ③单击“页面”标签，选择“方向”下的“横向”单选按钮，在“缩放比例”框中键入“150”。 图5-49 设置页面 ④单击“页边距”标签，分别设置上下页边距为1.9、左右页边距为2.5，在“居中方式”下勾选“水平”和“垂直”复选框。如图5-50所示。 图5-50 设置页边距 ⑤单击“页眉/页脚”标签，单击“自定义页眉”按钮，打开“页眉”对话框，如图5-51所示。在“中”列表框的第4行键入“助学贷款清单”，并单击“A”按钮设置文本格式为“仿宋”、“24号”；在“右”列表框中键入“2009年度清单”，并单击“A”按钮设置文本格式为华文隶书、12号。用同样的方法设置页脚中间显示当前日期，右边显示页码。“页眉/页脚”标签的设置如图5-52所示。 图5-51 “页眉”对话框 图5-52 “页眉/页脚”的设置 ⑥单击“工作表”标签，单击“打印区域”右侧按钮，选择打印区域为“B3:G14”，单击“顶端标题行”右侧按钮，选择顶端标题行为第2行。如图5-53所示。 图5-53 设置打印区域 ⑦先对“院系”列升序排序，然后选择“机械工程学院”的第一条记录，即第7行或者A7单元格。单击“页面布局”选项卡“页面设置”组的“分隔符”，在弹出的下拉菜单中选择“插入分页符”；选择“信息工程系”的第一条记录，即第11行或者A11单元格。单击“页面布局”选项卡“页面设置”组的“分隔符”，在弹出的下拉菜单中选择“插入分页符”。插入分页符后的数据清单如图5-54所示。 图5-54 插入分页符 相关知识点： ①若要打印工作表的局部内容，可在对话框的“打印区域”中输入或选择表格区域。 ②当打印的页数超过一页时，若要想标题出现在每一页上，可以在“打印标题”组的“顶端标题行”、“左端标题行”中分别输入或选择标题区域。 ③一般情况下打印表格不止一页时，Excel 2007会根据纸张的大小、页边距设置和打印比例自动分页。但也可通过手工插入分页符来改变页面上的行、列数量。在分页预览中还可用鼠标拖动分页符来改变其在工作表上的位置。 手动插入分页符时，必须先选择新起页的左上角单元格，然后再插入分页符。 插入分页符后。单击“视图”选项卡“工作簿视图”组的“分页预览”，工作表中将出现页分割线，可根据需要将分页线拖到新的位置，如图5-55所示。 图5-55 分页预览 小技巧： 打印工作表时，可以包括工作表的名称。操作过程为：单击“插入”选项卡“文本”组的“页眉和页脚”。在页眉或页脚中，单击要出现工作表名称的位置。单击“设计”选项卡“页眉和页脚元素”组的“工作表名称”。 2．打印预览与打印 预览“助学贷款”工作表并打印输出。操作过程如下： ①打开“助学贷款”工作表。 ②单击“Office”按钮，指向“打印”，然后单击“打印预览”，打开打印预览窗口预览电子表格。预览效果如图5-56所示。 图5-56 预览效果 ③如果预览效果不符合要求，则单击“关闭预览”按钮；如果预览效果符合要求，则单击“打印”按钮，在打开的“打印内容”对话框中做相应的设置即可打印输出。 相关知识点： 打印电子表格的方法还有： ①单击“Office”按钮，指向“打印”，然后单击“打印”。 ②单击“Office”按钮，指向“打印”，单击“快速打印”，文档将直接被打印。 任务小结 本任务通过分析“助学贷款清单”中的数据来展示Excel 2007中如何使用记录单查看、更改、添加以及删除记录，对数据清单中的数据进行排序、筛选出满足条件的数据、进行分类汇总、合并计算多张表格中的数据及设置并打印数据表。通过本任务的学习，读者还可以对日常学习生活中的数据清单进行数据分析和打印。