房地产公司物资采购制度.doc

PAGE PAGE 1 制度名称 房地产公司物资采购制度 制度编号 一、供应商资格审察： 1、公司简介、营业执照、税务登记、法人委托书、质量管理体系认证书、信用等级等； 2、供应商授权书；安装维修（资质）证书； 3、近期承接的工程项目或供货成交的最大的合同文本（参考）。 二、采购原则： 1、询价、比价、议价为原则； 2、采购以“货比三家”为原则；（利用竞争竞价，谋求低成本购入）； 3、零星采购，二家以上同价的，以名牌或殷实供应商为原则；（依据相关部门的物资采购计划；任何零星、分散、紧急、无计划的采购都会增加采购成本，并且不能确保所需物资适时性价比）； 4、特殊材料、器材、工具，由专业人士确定为原则； 5、材料采购以一物一单，以现货为原则； 6、评标议价：对采购当中的厂商报价及投标组织,相关议价评标人员组成议价评标小组，其成员应为：本次采购经办人，物资部部长，分管领导，财务部，相关部门，必要时可需邀请公司领导一起加入本小组； （1）、零星采购：1元-5000元，1000元以下，物资部根据相关部门提供的信息并对采购价格向分管领导汇报，在得到同意后可以向财务借支现金， 1000-5000元，尽量使用银行转帐，如确实不能转帐的，应与总经理和财务主管沟通并得到认可后才可借支现金或转帐支票后自行安排采购人员完成工作，待工作完成后应及时报销、核帐； （2）、紧急采购： 10000元以下尽量使用银行转帐，如确实有困难，应与部门负责人、分管领导、财务主管、总经理沟通并得到认可后才可以临时借支现金或转帐支票，在完成工作后尽快报销、核帐；但紧急采购的工作比例不得超过整个采购工作的10%； （3）、常规采购：5000-100000元，对各个厂商的报价进行综合整理，做到有可比性，将相关信息资料整理完成后召集采购议价小组成员进行议价工作，并做好小组工作记录，相关部门应根据相关进度合理安排材料进场时间，提前向物资部门提交有效的书面采购计划； （4）、大宗采购：100000元以上，除要遵守（3）条款外，应要求各个厂商对最终报价进行统一格式的封闭式投标，在议价小组会议上公开拆封，并约请公司权限领导参加；相关部门应根据所需采购物品的具体情况提前10-60个工作日向物资部门提交有效的书面申购计划。 三、采购工作流程： 1、资格审查（避免合同纠纷）；品牌选定（附：行业标准）； 2、采购清单：由相关部门（专业人员）提供预算（进口、国产品等），品牌、技术参数、规格型号、品质要求、采购到位的时间、数量；采购询价中由相关部门提供技术支持，采购签约时的技术小签； 3、物资部对采购的物资询价，按申购部门需求时间，按时完成采购任务；询价过程中对材质、品牌、技术要求等信息及时反馈于相关部门，以获得专业人员的技术支持； 4、采购制度应过程检查，过程监督，及时纠错； 5、采购人员常对供应商与生产企业，以及市场状况进行调查研究，并把各种调研结果记录下来，汇编成册；并由一线人员及时记录产品市场的价格变动情况，使采购与谈判更富有计划性； 6、部门设立订购台账；并依靠台账，对整个采购过程，包括申购、预算、采购、入库等过程进行（电子档）管理；提高成本意识，杜绝一切浪费与不当消耗； 7、合同文本的制作与流转：草拟的合同（用款申请），以流转形式请相关部门对技术参数要求予以修正（相关部门审核），公司主管领导签字确认； 8、合同文本相关部门流转会审程序；合同经总经理批准，盖章生效后，申请支付款项报财务审核； 9、相关部门与物资部的工作基本流程如下： （1）任务接收；物资申请人→物资申请人部门主管→开发公司经理→物资部部长→采购经办人； （2）采购工作处理：采购经办人→物资部部长→开发公司经理→总经理； （3）合同审核流程：合同起草人（采购经办人）→物资部部长→开发公司经理→总经理→财务→合同起草人（根据各部门意见修改后交由权限领导签字）→印章管理员（盖章）→档案室（存档）； （4）采购资金申请流程：采购经办人→物资部部长→开发公司经理→总经理→财务； （5）一般费用报销流程（需与公司财务制度相融合）：费用报销人→物资部部长→开发公司经理→财务→总经理→财务。 材料采购流程图 申请部门 申请部门 填写请购单 部门主管 初 审 开发公司经理复 核 总经理 核 准 物资部 采 购 可 可 可 否 否 否 询价并确定供应商 总经理 核 准 物资部 实施采购 验 收 入库入账 材料领用填写领用单 财务部查询相关账目 审计部 审计核实 验收合格填给付单 财务部部长初审 总经理 核准 财务部部长签字 会 计 编制传票 出 纳 开具支票 付 款 领 款 支付客户 四、付款方式： 1、按照合同的约定预付货款； 2、按合同约定、并结合实际情况的进度付款、验收合格付款、尾款（银行履约保函