现代秘书行为课件：第六章 秘书宏观辅助管理行为规范.pptVIP

（五）秘书跟进督办行为 1、基本内涵 跟进，就是追踪、跟上之意。秘书跟进督办就是职业秘书奉命对上司决策等有关事项的执行过程、执行结果进行追踪、检查的过程，它是代表领导、主管对各部门、对全体员工进行监督的辅助管理行为。 2、主要类型 按内容来分，可将职业秘书跟进督办职业行为分为两类： （1）决策跟进督办 就是秘书对领导、上司制定的决策进行追踪、督办，使之落到实处的职业行为。 这一类跟进督办是围绕组织系统的中心工作而展开，服从、服务于中心工作，具有宏观性、综合性的特点。 （2）专题跟进督办 这是对某项具体工作或某个专门问题进行追踪，督促相关工作的落实和问题的解决。 此类跟进督办”有批（示）即督”、”一事一督”，具有单一性的特点。 多数情况下，专题跟进督办具有微观性、事务性特点。但专题跟进督办事项办结后经领导批示可以形成覆盖面广的决策，又可能转化为决策式跟进督办。 按秘书接受任务的形式来分，职业秘书跟进督办职业行为可分为两类： 一是被动式，就是秘书对上司交办事项进行的跟进督办，这时往往有领导的批示、指示； 二是秘书主动提出并经领导批复、同意进行的跟进督办。 三 秘书宏观辅助管理行为原则 （一）内部外部条件成熟 1．内功扎实，具体包括： （1）行为主体具备管理者的宏观思维习惯与眼光 （2）职业行为主体能具备良好的心理素质 （3）行为主体应能掌握科学的行为规律与娴熟的行为技巧 ①程序性行为规律与行为技术 ②内容性行为规律与行为技术 2．外因：环境相宜，具体包括： （1）领导者的决策需求 （2）领导者的决策风格 ①经验判断法 ②逻辑推理法 ③数学分析法 ④实验与模拟方法 ⑤智囊技术 （3）领导者对职业秘书的信任度 （二）方法与内容相适应 秘书在从事各种不同的宏观性辅助管理活动时，既要看到不同宏观性辅助业务的共同点，也要做到因时因事因地制宜，即根据不同的宏观辅助管理内容采取不同的原则与方法。 1．秘书参谋咨询的原则与方法 （1）提高素质，认清形势 （2）讲究策略，”曲”、”直”结合 （3）宏观的参谋咨询职业行为渗透于微观的办公室实务之中 2．秘书调研的基本原则与方法 职业秘书与秘书部门的调研工作不同于其它员工与其他部门的调研工作，它紧紧围绕领导决策需要、根据领导授意与指示而展开调研。这种调查研究，着眼于解决实际问题，具有”短、平、快”的特点。具体原则与方法是： （1）秘书调研选题同领导决策需求相一致 （2）实事求是，尊重规律 （3）调研成果同解决实际问题相统一 3．信息处理的基本原则与方法 （1）全面 （2）准确、客观 （3）及时 在信息工作过程中要注意正确处理好以下关系： 第一，处理好大和小的关系。即秘书既要从大局着眼，又要从小处入手；既要关注大事，又不能忽略细节，既要有做成大事的志向，又要有甘做小事的心态，战略上大，战术上小，大中有小，小中见大，实现大和小的有机统一。 第二，处理好高和低的关系。秘书既要学会换位思考，站在领导中心工作和领导需求的高度反映情况、分析问题、提出对策，又要回归角色，脚踏实地，捕捉来自基层的动态和声音，夯实信息工作基础。有高有低、有上有下、有里有外，实现领导需求和基层真实情况的有效对接。 第三，处理好近和远的关系。职业秘书既要着眼当前，客观、准确地反映正在发生的事、正在发展的事、已经发现的事，又要超前思维，科学预测可能发生的事、即将发生的事、尚未发现的事；既要立足本地，从现实的角度全面、迅速反映本地情况，又要放眼大局，从战略的高度思考问题、分析形势、把握未来，实现远和近的统一、长和短的结合。 第四，处理好前和后的关系。即秘书既要善于关注决策前的动态，为领导决策提供真实情况、相关资料和科学依据，又要善于捕捉决策后的情况，迅速跟踪反馈决策推进情况、社会各界反响、落实中遇到的新问题等等，把信息服务贯穿于领导决策全过程，全方位、多角度、宽领域当好参谋，实现前后连贯一致。 其五，处理好零和整的关系。秘书既要快速适时地捕捉零散动态信息，化整为零，细水长流，做好短、平、快的信息服务，又要从整体上进行全面分析、系统研究，集零为整，重点突出，拓展信息的深度、广度，实现散和整、快和准、动 和静、质和量的统一。 信息收集的具体方法有观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、交换法、购置法等。 4．秘书沟通协调行为基本原则 （1）全面性 就是要求职业秘书注意从大局出发，紧紧围绕中心工作进行综合平衡，抓宏观放微观，抓关键促一般，实行统筹安排，综合协调。 （2）原则性 一方面是要求秘书坚持实事求是原则，向上司提供信息、反映情况，力求及时准确、客观、公正，使领导和主管了解真实情况，这样才能促进问题的解决。另一方面是要求秘书坚持平等协商的原则，要求秘书从事任何一项协调工作，都应该在既不违背政策法规，又能体现领导意图的前提下，坚持公平、公正、民