现代秘书行为课件：第七章 秘书微观辅助管理行为规范.pptVIP

（2）基本程序 一般应经过申请、审批、登记、用印（或开具介绍信、证明信）等环节。但不同性质的组织机构可能设立内容不尽相同的用印程序，即使是”审批”一项，也可根据不同组织系统的现实需要设置成不同的程序，如：申请人所在部门审批、办公部门负责人审批、主管领导审批等项目视需要而定，可多可少。 （3）基本形式 ①文字式； ②图版式。 4．电话（电传）处理 （1）基本内涵与要求 就是秘书负责通过电话（电传）传送信息、接收信息并及时传达或处理的职业行为。 接、打电话应做到态度谦和、头脑敏捷、动作迅速、态度认真、语言简洁、声音适中、准备充分。 （2）基本形式 ①拨打电话； ②接听电话。 （3）基本程序 ①拨打电话程序： 自报家门； 转入正题； 准确核查（记录）对方电话号码、联系地址； 拨号前按找何人、何时、何事、为何、如何做的程式操作。 此外，拨打内容重要、数据复杂、时间约定严格的电话，必须先拟草稿，核对无误后方可拨号。 ②接听电话程序 及时摘机； 随时记录； 重要、紧急电话立即处理，有时限要求的电话按要求时限限时处理，一般电话当天处理完毕； 对电话内容落实情况及时反馈。 对电话后续处理情况，在《电话通知簿》或《电话记录本》上如实记载，并归档备查。 三 秘书微观辅助管理行为原则 （一）整体上：追求细节完美原则 （二）程序上：原则性与灵活性相结合原则 1．程序上的原则性 2．特殊情境中的灵活性 3．原则性与灵活性相结合 （三）科学优化原则 第七章 秘书微观辅助管理行为规范 第七章 秘书微观辅助管理行为规范 项目任务 知识点 技能点 培养良好的从事微观辅助管理活动的职业行为能力 秘书微观辅助管理的内涵、特征、范畴 具有精细化管理的理念与把握细节工作的能力 办公环境管理的内涵、程序、形式 掌握从事办公环境管理的技能，避免常见行为错误 办公室日常事务管理的内涵、程序、形式 掌握从事日常事务管理活动的技能，避免常见行为错误 5S管理的内涵、程序、形式 掌握5S管理活动策划、推进、管理的能力 案例分享 1 领导出门一般没有带伞的习惯，因此秘书就要考虑到下雨时怎样接送领导？ 秘书一般早上提前半小时到办公室，估算好各位领导到达办公楼的习惯性时间——领导已经形成了比较固定的习惯，秘书按各位领导的习惯顺序将其从车上迎下来，再送到各自办公室，这中间不能出差错。如果几位领导到达的时间差不多，就多出去几位秘书。 为领导撑什么样的伞呢？务必考虑到领导心理，不能是日常家用的折叠伞，也不能是花伞，而应该是带长柄弯钩的青伞，平时办公室就要预备好这种青伞。 2 副省长儿子今年考上清华大学，刘先生有一次和他谈完了工作，随口问了一句：“您儿子一个人独自在北京上学，生活习惯不习惯？” 没想到领导长长地叹出一口气，省长说北京办事处的同志非常细心，对他儿子照顾得很好，免去了他许多后顾之忧。只是有一件事实在遗憾，就是儿子从小就特别喜欢吃热干面，现在几个月没有吃到了，打电话回来时还说到这事呢。可惜北京是没有办法买到这种面的。 后来办公厅一位同志去北京，临上飞机前，刘先生特别交代他带上几碗热干面交给北京办事处的同志，其他事就不用管了。 结果几天后，副省长亲自跑到刘先生办公室亲自向他道谢。 副省长说，他儿子打电话回来，说办公厅的同志真是太细心了，二十来岁的大小伙子在电话里都哭鼻子了。 案例分析 1．分析一下，领导为什么不喜欢用折叠式花雨伞 ？ 明确： 大气 庄重 吉利 2．有人说，让某一位领导称道的秘书并不算真正的好秘书，真正的好秘书应该是不同风格的领导都喜欢的秘书，即好秘书应该是“三朝元老”为什么？ 明确: 秘书有无才能需要领导认可，领导不认可秘书的才能就等于零。只能得到某一位领导认可的话，这位秘书不一定具有真才实学，可能仅仅是因为领导偏爱或与领导关系特殊所致。前后几任领导都认可同一位秘书的才能，既说明这位秘书具有处理实际问题的能力，也证明他在处理与领导关系方面颇有心得。 3、试分析政务秘书这种追求细节完美的职业精神具有的普遍性指导意义。 明确： 不管是什么行业，其秘书工作都是一项服务性工作，既是服务于领导个人，也是服务于所在组织管理系统，是通过服务于领导个人间接服务于组织管理系统，而服务必须关注细节，政务秘书在长期服务实践活动中精益求精，积累了非常丰富而宝贵的服务经验，值得其他行业学习、借鉴。 相关知识 秘书职业道德 秘书微观辅助行为概述 秘书微观辅助管理行为范畴 秘书微观辅助管理行为原则 秘书微观辅助瑕疵行为矫正与办公现场5S管理 （一）秘书微观辅助行为的内涵 所谓秘书微观辅助行为，是指职业秘书本着精益求精的理念辅助主管处理日常行政事务的职业行为。 职业秘书从事微观辅助性事务类工作，其目标是使组织系统管理行为、团队管理行为更趋精细化、完美化。 处理好宏观辅助管理行为需要行为主体具