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三、行文关系 ? 1 、上行文 ? 指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、 报告。 （ 1 ）逐级行文 （ 2 ）多级行文 （ 3 ）越级行文 向具有隶属关系的上一级机关行文 向具有隶属关系的上一级机关和更 高一级的上级机关行文 越过有隶属关系的上一级机关，仅 向更高级的上级机关行文 由于发生特殊紧急情况，逐级上报会延 误时机，造成更大损失的问题； 向具有隶属关系的上一级机关请示多次， 长期未能得到解决的问题； 隶属下级机关与上级机关之间有争议而 无法解决的问题； 上级机关交办的，并指定越级上报的事 项； 对上一级机关进行检举、揭发的问题； 询问与请示极个别的、必要的具体问题 等。 ? 2 、平行文。 ? ? 3 、下行文。 ? 指平行机关或不相隶属的机关 之间的发文，如通知、函。 指上级机关对所属下级机关的 发文，如命令、指令、决定、决 议、布告、公告、通告、通知、 通报、批复等。 四、收文处理程序 ? 收文： 是指机关文书部门收进行外文单位发来 的文件材料。 ? 收文办理： 是指文书部门收到文件材料后，在 机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组 成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收 文办理程序。 ? 过程包括： 签收、拆封与登记；分发与传阅； 拟办、批办与承办；催办、查办与注办。 （一）签收、拆封和登记 ? 1 、签收。 ? ? 是指收到文件材料后，收件人在对方的公 文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的 责任，保证公文运转的安全可靠。 做到四查清： ? （ 1 ）查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属 本机关的收文； ? （ 2 ）查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号 码是否一致； ? （ 3 ）查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发 现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及 时追查 原因； ? （ 4 ）查清文件的登记件数与实有件数是否相符。 ? 2 、拆封。 ? ? 秘书人员只是对写明由本单位或本部门收 启的封件进行拆分，对于写明某某领导“亲 收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封 或由其委托的人代拆。密件则应交机要文书或 机要室拆封。 注意： ? 不要拆毁封内文件，取净封内的文件，检查文 件是否齐全，有无错发、缺页、缺乏份数的现象。 ? 错发的文件应及时退回或转出，缺页、缺少份 数的也要及时查询。 ? 手续不完整的文件，应拒收退回； ? 封内文件的发文单位、发文日期不详的应根据 皮上的发文单位名称和邮戳日期予以注明，或将 封皮一并保存，以备日后查考。 ? 3 、登记 ? 便于管理和保护文件，防止积压和丢失； ? 便于检查和检索文件； ? 便于文件的统计和催办工作； ? 作为核对与交接文件的凭据。 ? 公文登记的具体范围： ? 上下级机关文件。 ? 下级机关文件。 ? 重要的带有密级的刊物、资料； ? 其他机关商洽问题和需要答复的文件； ? 上级机关召开会议印发的会议文件材料。 ? 不必登记的材料和文件： ? 各种公开的和内部不保密的出版物； ? 一般的公开信和不应拆的私人信件； ? 行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等； ? 领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件 人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查 或 处理的，再行登记，并交有关部门处理。 ? 收文登记是一项很细致的工作，要注意一下几点： ? （ 1 ）字迹清晰工整，不要潦草，不要滥用简称； ? （ 2 ）平件与密件要分别登记，便于管理； ? （ 3 ）要分清缓急，急件要随到登记并及时分发； ? （ 4 ）收文薄上的序号应该按年度编排； ? （ 5 ）收文登记的同时，应在文件的右上角加盖收文 专用章。 ( 二 ) 分发和传阅 ? 1 、分发。 ? 亦称分办， 是指文书人员在文件拆封登记 以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及 时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关 部门和承办人员阅办。 ? 原则： ? 主要的、重要的、紧急的、需要直接办理 的收文应该优先处理。 分办环节的具体要求： ? a.“亲启件”径送负责人本人； ? b. 责任分工明确的业务性公文径送各业务部门； ? c. 综合性公文径送综合办公部门； ? d. 回复性公文径送原承办部门或主办人员； ? e. 已注明具体阅知对象和要求的阅件直接组织传阅； ? f. 不能或不便直接确定分送对象的、重要的、非常规 性的以及综合性强、内容涉及多部门的业务公文，应 直接呈上司或综合办公部门负责人批办或拟办，再据 此分送。 2 、传阅。 ? 是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文 件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文 书人员组织在他们中间传递和阅读。 ? 属于传阅件之列的主要包括： ? 上级机关的指导性文件或重要会议文件； ? 需要几位领导共同批办的文件； ? 机关领导