行政前台岗位职责岗位及工作流程大纲纲要.docVIP

行政前台岗位职责及工作流程 职务：行政前台 上级主管：行政经理 工作对象：全司人员 主要职责： 日常到访客人的接待，协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。 公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。 对设备遥控板、个人办公区域的管理。 8. 公司办公用品、日用品的日常管理工作（采购、发放、管理） 。 日常的打印、复印以及相关设备的检查。 （日后涉及“使用管理” ） 公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排； 负责员工外出登记； 公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等；与对应单位，如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通； 库存管理。每季度末，与行政人事专员共同盘点库存。 档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处。 负责员工保险每日及时登记入网； 负责员工宿舍的安排协调等 17.公司负责人及部门经理交办的其他工作。 工作流程和工作要求： 一 . 接待日常到访客人，协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。 1、工作流程： 1）客户进门起身迎接并询问来访事由， 登记《客户来访登记簿》 ，了解来访者身份和意图。 若来访者未预约或是初次拜访， 不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人； 若 有事宜，尽量选用转告方式。 2） 如有必要，安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻； 3） 准备招待茶水饮料； 4） 通知相关工作人员有人来访； 5） 每隔 15 分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别； 6） 客人离开后 2 分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁； 7）若来访者要找的人不在， 记录下来访者的联系方式、 需转告事宜并在 《客户来访登记簿》 上登记，及时通知相关人员做回复；若来访 者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明； 8） 及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复； 9） 及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政专员归档。 2、 注意事项： 接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室； 《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录归档； 及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复； 不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。 . 公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。 1、工作流程： 1） 电话响铃一声后，立即接听， “您好，嘉年华信息科技” ，同时注意礼貌和商务用语； 2）接听电话时应控制音量， 不应影响其他人的正常工作； 但同时体现公司良好的精神面貌，语言简练、态度温和； 3）对方所要找的人不在时， 应询问对方是否希望留言或留下回电号码， 切忌立即挂断电话； 4） 通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒； 5） 没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的； 6） 将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上； 7） 记录后 5 分钟内及时通知被传达人 ,通知传达的程序见口头通知流程 ,并确认对方接收信 息正确无误。 8） 及时将用完的《来电记录表》归档。 2、 注意事项： 1） 来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和； 2） 了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员； 3）如遇信息接收人不在， 应采取通知的方式及时转达信息， （通知方法详见 “通知流程” ）； 3、 严禁事项： 来电接听不主动、不及时，接听电话用语粗鲁； 未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误； 《来电记录表》按年度不及时归档。 三、公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 1、工作流程（邮件签发及费用结算） ： 1） 公司各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好，在《邮件发送登记表》上登记后，交行政前台统一寄出。 2）合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按 《邮件发送登记表》 的备注相关规定， 填写详细的信息，以备日后跟踪核查。 3） 需要通过长途汽车托运邮件、物品的，寄件人应先按要求填写《邮件发送登记表》 ，再 自行寄出，并在表格“备注”中注明“托 运，自行寄出” 。 4） 根据邮件发送清单和快递 / 邮政底单，按月度与快递 / 邮政公司清算费用，不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。 5） 对未按期收到邮件的情况做以记